ДПС у Житомирській області нагадує, що електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до норм Податкового кодексу України (із змінами), законів України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (із змінами, далі – Закон №851) та від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» (із змінами, далі – Закон №2155) без укладення відповідного договору (абзац перший п. 42.6 ПКУ).
Відповідно до ст. 1 розд. 1 Закону №851 автор електронного документа – це фізична або юридична особа, яка створила електронний документ. Суб’єкти електронного документообігу (далі – СЕД) – автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом прав і обов’язків у процесі електронного документообігу.
Платник податків стає СЕД після надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа у встановленому форматі з дотриманням вимог законів України №851 та №2155 (абзац третій п. 42.6 ПКУ).
Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 №557 зі змінами та доповненнями (далі – Порядок №557) визначає основні організаційно-правові засади обміну електронними документами між СЕД (п. 1 розд. І Порядку №557).
Автор (платник) створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронній та паперовій формі, із зазначенням усіх обов’язкових реквізитів та з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП) та печатки (за наявності), керуючись Порядком №557.
Кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг мають право, зокрема, надавати електронні довірчі послуги з дотриманням вимог Закону №2155 (ч. 1 ст. 13 Закону №2155).
Пунктом 23 ч. 1 ст. 1 Закону №2155 визначено, що КЕП – удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу КЕП і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.
Сертифікат відкритого ключа – електронний документ, який засвідчує належність відкритого ключа фізичній або юридичній особі, підтверджує її ідентифікаційні дані та/або надає можливість здійснити автентифікацію вебсайту (п. 38 ч. 1 ст. 1 Закону №2155).
Фізична особа, яка отримала КЕП у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, у визначеному законодавством порядку, може скористатися ним для подання звітності в електронному вигляді як самозайнята особа (фізична особа – підприємець, фізична особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність).