Відповідно до п. 44.1 ПКУ платники податків зобов’язані вести облік доходів і витрат виключно на підставі первинних документів. Без них – жодних показників у звітності. «YANKIV. Юридична компанія» розбирає обов’язкові документи для ФОПа!
Два варіанти оформлення: який обрати
У ФОПа-єдинника є два рівнозначних інструменти для документування закупівлі сільгосппродукції у населення.
Варіант 1. Закупівельний акт
Закупівельний акт складається окремо з кожним продавцем – тобто якщо ви того дня купували продукцію у трьох людей, потрібно три окремих акти. Форму акта визначено у додатку 5 до Методичних рекомендацій Мінекономіки (наказ від 17.06.2003 №157). Цей варіант підходить, коли продавців небагато або коли кожна закупівля суттєво відрізняється за умовами.
Варіант 2. Закупівельна відомість
Закупівельна відомість зручніша тим, що одним документом можна оформити розрахунки одразу з кількома продавцями. Вона передбачена п. 26 розділу III Положення НБУ №148. Важливий нюанс: стандартну форму з додатку 1 до цього Положення НБУ потрібно допрацювати – додати необхідні графи, передбачені для закупівлі саме сільськогосподарської продукції. Типова форма для цих цілей не підходить без доопрацювання.
Що обов’язково має бути в документі
Незалежно від того, який варіант ви обрали – акт чи відомість – документ повинен містити такі обов’язкові реквізити:
- місце укладання угоди
- прізвище, ім’я та по батькові продавця
- адреса проживання продавця
- найменування продукції
- ціна за одиницю продукції
- кількість або обсяг проданої продукції
- загальна сума виплачених коштів
- підпис продавця про отримання коштів
Що зазначається додатково
Крім обов’язкових реквізитів, у документі також потрібно вказати:
- РНОКПП продавця (реєстраційний номер облікової картки платника податків) – або серію та номер паспорта, якщо особа через релігійні переконання офіційно відмовилась від РНОКПП і має відповідну відмітку в паспорті
- Реквізити довідки про наявність земельних ділянок (форма №3-ДФ) – за наявності такої довідки у продавця
- Загальна сума нарахованого доходу
- Сума утриманого ПДФО – якщо він утримувався
Чому довідка №3-ДФ важлива
На цьому варто зупинитись окремо. Якщо продавець надає довідку №3-ДФ, яка підтверджує, що продукцію вирощено на його власній земельній ділянці – і розмір цієї ділянки відповідає нормам Податкового кодексу – ФОП не утримує ПДФО з виплаченої суми.
Без такої довідки – ПДФО утримується за загальними правилами. Тому перед закупівлею варто з’ясувати у продавця, чи має він цей документ.
Навіщо це все: захист на перевірці
Правильно оформлені первинні документи – це ваш захист у трьох ситуаціях:
Під час податкової перевірки – інспектори мають право вивчати та перевіряти первинні документи згідно з пп. 20.1.6 ПКУ. Якщо документів немає або вони оформлені з порушеннями – витрати не визнаються, а показники звітності ставляться під сумнів.
При фінансовому моніторингу – банк може поставити питання про походження коштів і характер операцій. Закупівельні акти або відомість – це пряме підтвердження легальності бізнесу.
При виникненні спорів з контрагентами або контролюючими органами – документи фіксують умови угоди, суму та факт виплати коштів.
Висновок
Закупівля сільгосппродукції у населення – звична операція для багатьох ФОПів-єдинників, але вона потребує правильного документального оформлення. Закупівельний акт або закупівельна відомість, складені з дотриманням усіх вимог – це не бюрократія, а реальний захист вашого бізнесу.
