- Два варіанти оформлення: акт чи відомість
- Закупівельний акт
- Закупівельна відомість
- Обовʼязкові реквізити документа
- Що зазначається додатково
- Довідка за формою №3-ДФ: коли ПДФО можна не утримувати
- Навіщо це потрібно: захист бізнесу на перевірці
- Висновок
- Поширені запитання (FAQ)
«YANKIV. Юридична компанія» розбирає, які саме документи потрібні ФОП-єдиннику при закупівлі сільськогосподарської продукції у фізосіб, що в них має бути зазначено, і чому довідка за формою №3-ДФ заслуговує на окрему увагу.
Два варіанти оформлення: акт чи відомість
У ФОП-єдинника є два рівнозначних способи задокументувати закупівлю сільгосппродукції у населення. Жоден з них не має переваги з юридичної точки зору – обидва є належними первинними документами. Різниця – у зручності залежно від конкретної ситуації.
Закупівельний акт
Закупівельний акт складається окремо з кожним продавцем. Якщо за один день ви купували продукцію у трьох різних осіб – потрібно три окремих акти. Форму закупівельного акту наведено у додатку 5 до Методичних рекомендацій щодо впровадження національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку у сфері громадського харчування і побутових послуг, затверджених наказом Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції України від 17.06.2003 №157.
Коли це зручно? Якщо продавців небагато або кожна окрема закупівля має свої особливості – різні види продукції, різні умови, різні суми. Акт дозволяє зафіксувати деталі кожної угоди максимально точно.
Закупівельна відомість
Закупівельна відомість працює інакше: одним документом можна оформити розрахунки одразу з кількома продавцями (здавальниками) сільськогосподарської продукції. Про можливість такого оформлення зазначено у п. 26 розділу III Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.
Є важливий нюанс. У додатку 1 до Положення №148 наведено стандартну форму відомості на виплату готівки, проте використовувати її для оформлення закупівлі сільгосппродукції «як є» – не можна. Форму потрібно допрацювати, доповнивши додатковими графами, які відображають специфіку саме закупівлі сільськогосподарської продукції. У відомості зазначаються прізвища здавальників, їхні адреси, обсяги зданої продукції та сума виплаченої готівки. Кожен здавальник підписує відомість особисто.
Цей варіант особливо зручний, якщо ви працюєте з багатьма продавцями одночасно – наприклад, закуповуєте продукцію на ринку або безпосередньо у сільській місцевості.
Обовʼязкові реквізити документа
Незалежно від того, який варіант ви обрали – акт чи відомість – документ повинен містити визначений набір даних. Відсутність будь-якого з них може поставити під сумнів юридичну силу документа. Ось що має бути зазначено обовʼязково:
- місце укладання угоди;
- прізвище, імʼя та по батькові продавця;
- адреса проживання продавця;
- найменування продукції;
- ціна за одиницю продукції;
- кількість (обсяг) проданої продукції;
- загальна сума виплачених коштів;
- підпис продавця про отримання коштів.
Цей перелік – не рекомендація, а вимога. Кожен пункт виконує свою функцію: ідентифікує продавця, описує предмет угоди та підтверджує факт оплати.
Що зазначається додатково
Крім обовʼязкових реквізитів, у закупівельному акті або відомості слід також зазначити додаткову інформацію, яка може мати значення для податкових цілей:
- реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) продавця – або серію та номер паспорта, якщо особа через релігійні переконання офіційно відмовилась від прийняття РНОКПП та повідомила про це контролюючий орган і має відповідну відмітку в паспорті;
- реквізити довідки про наявність у фізичної особи земельних ділянок (форма №3-ДФ, затверджена наказом Міністерства доходів і зборів України від 17.01.2014 №32) – за наявності такої довідки у продавця;
- загальну суму нарахованого доходу;
- суму утриманого податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) – якщо він утримувався.
Довідка за формою №3-ДФ: коли ПДФО можна не утримувати
Це питання заслуговує окремої уваги, адже воно безпосередньо впливає на суму, яку ФОП виплачує продавцю.
Суть така: якщо продавець надає довідку за формою №3-ДФ, яка підтверджує, що продукцію вирощено на його власній земельній ділянці, – і розмір цієї ділянки не перевищує норм, встановлених Податковим кодексом України, – ФОП має підстави не утримувати ПДФО з виплаченої суми. Це передбачено нормами ПКУ.
Якщо ж такої довідки немає – податок на доходи фізичних осіб утримується на загальних підставах. Тому перед здійсненням закупівлі має сенс зʼясувати у продавця, чи має він цю довідку. Це не лише спрощує розрахунки, а й впливає на загальну вартість закупівлі для вашого бізнесу.
Навіщо це потрібно: захист бізнесу на перевірці
Правильно оформлені первинні документи при закупівлі сільгосппродукції у населення – це не бюрократичне навантаження, а реальний захисний інструмент. І ось чому.
Під час податкової перевірки інспектори мають право перевіряти первинні документи відповідно до пп. 20.1.6 ПКУ. Якщо документів немає або вони оформлені з порушеннями – витрати не визнаються, а показники звітності ставляться під сумнів. Фактично, без документа ваша закупівля «не існує» для контролюючих органів.
При фінансовому моніторингу банк може поставити запитання про походження коштів і характер операцій. Закупівельні акти або відомості – це пряме підтвердження того, що ваша діяльність легальна, а кошти витрачено на господарські потреби.
При виникненні спорів з контрагентами або контролюючими органами – документи фіксують умови угоди, суму та факт виплати коштів. Це ваш аргумент, підкріплений підписом другої сторони.
Висновок
Закупівля сільгосппродукції у населення – операція, з якою стикається значна частина ФОП-єдинників. Але буденність цього процесу не скасовує вимог до його оформлення. Закупівельний акт або закупівельна відомість, складені з дотриманням усіх необхідних реквізитів, – це не просто «папірець», а документ, який захищає ваш бізнес під час перевірки, підтверджує витрати та доводить легальне походження товару.
Не відкладайте наведення порядку в документообігу – це інвестиція, яка окупається спокоєм.
Поширені запитання (FAQ)
Чи можна використовувати закупівельну відомість замість окремих актів?
Так. Закупівельна відомість і закупівельний акт – це два рівнозначних варіанти оформлення закупівлі сільгосппродукції у населення. Відомість зручніша, коли потрібно оформити розрахунки одразу з кількома продавцями. Проте стандартну форму відомості з додатку 1 до Положення НБУ №148 потрібно допрацювати, додавши необхідні графи.
Коли при закупівлі сільгосппродукції у населення не утримується ПДФО?
Якщо продавець надає довідку за формою №3-ДФ, яка підтверджує, що продукцію вирощено на власній земельній ділянці в межах норм, встановлених Податковим кодексом України, – ФОП має підстави не утримувати ПДФО з виплаченої суми. Без такої довідки податок утримується на загальних підставах.
Що буде, якщо первинні документи на закупівлю оформлені неправильно або відсутні?
Під час податкової перевірки інспектори перевіряють первинні документи згідно з пп. 20.1.6 ПКУ. Якщо документів немає або вони оформлені з порушеннями, витрати не визнаються, а показники звітності можуть бути поставлені під сумнів. Крім того, банк при фінансовому моніторингу може запитати підтвердження походження коштів.
Де знайти форму закупівельного акту?
Форму закупівельного акту наведено у додатку 5 до Методичних рекомендацій, затверджених наказом Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції України від 17.06.2003 №157.
