Товарний облік за видами діяльності: межа обов’язку щодо ведення ФОПами у 2026 році

1. Три категорії ФОП, у яких обов’язок є завжди
2. Один ризиковий товар — облік на весь асортимент точки
3. Де ховається ризиковий товар, якого ви не помічаєте
4. Товарний облік за видами діяльності
5. Як виглядає форма обліку і що в ній фіксувати
6. Коли обов’язок вести облік зникає
7. Скільки коштує помилка
8. Що зробити вже цього тижня

Уявіть продуктовий магазин на другій групі єдиного податку. Хліб, молоко, вода, овочі — нічого складного. Але біля каси лежать градусники, бинти й аптечки, бо люди їх питають.

Саме через ці кілька позицій у підприємця виникає товарний облік — причому не на градусники, а на весь асортимент разом із хлібом і петрушкою. Товарний облік за видами діяльності влаштований саме так: він не питає, чим ви себе вважаєте, він дивиться на те, що фізично продається у вашій точці.

«Юридична компанія YANKIV» розбирала, кого обов’язок стосується завжди, де ховається товар, який його вмикає, як усе виглядає в послугах, виробництві та закладах харчування — і коли облік можна законно припинити.

Три категорії ФОП, у яких обов’язок є завжди

Обов’язок вести облік товарних запасів встановлює пункт 12 статті 3 Закону про РРО. Він виникає з поєднання двох ознак: ви приймаєте оплату готівкою чи платіжною карткою — і потрапляєте в одну з категорій, для яких закон не зробив винятку.

Таких категорій рівно три:

1. ФОП на загальній системі оподаткування — незалежно від того, чим торгують.
2. ФОП третьої групи єдиного податку, зареєстровані платниками ПДВ (ставка 3%).
3. Єдинники без ПДВ — друга, четверта та третя група за ставкою 5%, — які реалізують товари з ризикових груп.

Інших варіантів немає. Якщо ви на єдиному податку, платником ПДВ не зареєстровані й ризиковими товарами не торгуєте, обов’язку вести облік у вас не виникає взагалі: одяг, взуття, іграшки, продукти чи косметика на другій групі форми обліку не потребують — це підтверджує й податкова у ЗІР, категорія 109.02. Тому спершу з’ясовуєте, яку групу товарів фактично продаєте, і лише потім вирішуєте питання обліку.

Один ризиковий товар — облік на весь асортимент точки

Це найважливіше правило теми, і саме воно породжує найбільші штрафи. Якщо хоча б одна позиція з ризикової групи є у вашому асортименті, облік ведеться не на неї одну, а на всі товари за місцем її реалізації.

Поверніться до продуктового магазину зі вступу. Градусники й аптечки — це вироби медичного призначення, тобто ризикова група. Через них у ФОПа виникає обов’язок обліковувати весь товар у точці: хліб, молоко, воду, зелень, усе. Половинчастого обліку закон не знає, і ДПС у ЗІР, категорія 109.02, формулює це прямо: якщо обов’язок виник хоча б за одним товаром, вести облік потрібно щодо всіх товарних запасів.

Легальний вихід тут один — ризикову групу виводять на одного підприємця, а звичайний асортимент на іншого. Але тверезо оцініть ціну маневру: два ФОП в одному приміщенні, з одним обладнанням і спільними працівниками — це класичний набір ознак дроблення бізнесу. Схема працює лише тоді, коли підприємці справді самостійні, а не намальовані на папері заради економії на обліку.

Де ховається ризиковий товар, якого ви не помічаєте

Ризикова група — не оціночна категорія і не «те, що виглядає дорого». Закон про РРО називає рівно три категорії: технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту; лікарські засоби та вироби медичного призначення; ювелірні й побутові вироби з дорогоцінних металів і каміння. Перелік вичерпний — але саме в деталях його читання підприємці помиляються найчастіше.

Гарантія — не критерій. Критерій — Перелік №231

Повна назва урядового документа звучить як перелік товарів, що підлягають гарантійному ремонту. Через це багато хто читає норму приблизно так: є гарантійний талон — отже, товар технічно складний.

Це неправильно: слово «гарантія» тут частина назви документа, а не самостійний критерій. Товар має бути прямо названий у Переліку №231, затвердженому постановою Кабінету Міністрів, і йому має відповідати код УКТЗЕД. Немає позиції в переліку — немає й обліку, скільки б гарантій ви не давали.

Є ще механіка, про яку майже не говорять, хоча вона випливає з роз’яснення Мінекономіки. Якщо група в переліку має лише чотиризначний код і не розписана на десятизначні підкоди, ризиковою є вся група цілком — так працює, наприклад, позиція музичних інструментів.

Якщо ж усередині групи виписані десятизначні підкоди, ризиковими є тільки конкретно названі там товари. Простими словами: дивитися треба не на назву групи згори, а на те, наскільки глибоко вона деталізована всередині.

Годинник, окуляри й вживана техніка

Один і той самий товар може потрапити в ризикову групу з різних підстав. Наручний годинник у корпусі з дорогоцінного металу ризиковий не тому, що це техніка, а тому, що закон окремо відносить до ризикових побутові вироби з дорогоцінних металів. Дивіться на свій товар одразу з трьох боків: чи це техніка, чи ювелірка, чи медицина.

Магазин оптики — ще яскравіший приклад. Окуляри інтуїтивно не сприймаються ні як техніка, ні як прикраса, але коригувальні окуляри та лінзи є виробами медичного призначення, тож оптика веде повноцінний товарний облік — хоча багато власників таких магазинів про це навіть не здогадуються.

Окремо горять комісійні магазини й точки з вживаною технікою. Логіка «техніка стара, гарантія давно закінчилась, значить товар уже не ризиковий» не працює: за роз’ясненням ДПС у ЗІР, категорія 109.02, ФОП, який продає вживану техніку з простроченою гарантією, все одно зобов’язаний вести

Товарний облік за видами діяльності

Тут виникає найбільше плутанини, бо підприємці визначають свій обов’язок за назвою бізнесу, а не за тим, що проходить через касу. Розберемо три типові моделі.

Чисті послуги: коли обліку немає взагалі

Якщо ФОП тільки надає послуги й нічого не продає окремим товаром, товарний облік йому не потрібен. Це підтверджує консультація податкової від 9 травня 2025 року щодо стоматологів на третій групі: якщо ліки й матеріали витрачаються в межах самої послуги, а в чеку зазначено надання послуги, обліку немає.

Але межа тонка. Щойно той самий стоматолог почне продавати ліки чи медвироби окремо, у нього з’явиться не тільки послуга, а й товар — а разом із ним обов’язок обліку. Той самий принцип працює для перукарень, автосервісів і майстерень: сама послуга обліку не потребує, продаж товару з ризикової групи — потребує.

Виробництво: власна продукція проти чужого товару

Ви виготовляєте продукцію з власної сировини й продаєте готовий виріб — це не торгівля купленим товаром, і якщо сам виріб не належить до ризикової групи, облік не вмикається.

Ситуація змінюється, щойно поряд із власною продукцією з’являється перепродаж чужих товарів із ризикової групи. З цього моменту працює вже знайоме правило: облік ведеться на весь асортимент точки, включно з вашими власними виробами.

Кафе, ресторани та інші заклади харчування

Це найскладніший випадок, бо в одній точці поєднуються виробництво страв, роздрібна торгівля й послуга. Додайте алкоголь — і ви маєте справу ще й з підакцизними товарами, у яких власні суворі правила.

На практиці заклади харчування ведуть повноцінний товарний облік майже завжди. Шукати виняток для кафе чи ресторану — витрачений час: розумніше одразу будувати систему обліку так, ніби вона обов’язкова.

Як виглядає форма обліку і що в ній фіксувати

Правила ведення встановлює Порядок, затверджений наказом Мінфіну від 03.09.2021 №496. Форму ви обираєте самі — паперову або електронну. Записи вносяться постійно й у хронологічному порядку, кожен рух товару окремим рядком, а дані про надходження — до початку реалізації цих товарів.

Перший запис — це опис залишків на дату виникнення обов’язку: документ довільної форми з найменуванням, кількістю, ціною та загальною вартістю, який не потрібно підтверджувати первинкою.

Ключове правило для мереж: облік ведеться за місцем реалізації. Скільки у вас торгових точок і складів — стільки й окремих форм. Переміщення товару між власними об’єктами оформлюється окремим документом на внутрішнє переміщення, і саме на цьому найчастіше валяться магазини з кількома точками.

Окремої уваги заслуговує вибуття товару. Порядок №496 відносить до нього:

• продаж без застосування РРО чи ПРРО — за ціною продажу (продаж через РРО або ПРРО у формі не показують, а от надходження такого товару відображати потрібно);
• внутрішнє переміщення товару між магазинами й складами одного ФОП;
• знищення, втрату або повернення товару постачальнику — за ціною придбання;
• використання товару на власні потреби — за ціною придбання.

Тут є розбіжність: Порядок №496 прямо описує вибуття як складову обліку, тоді як у практиці податкових адвокатів звучить позиція, що окремої фінансової санкції саме за невідображення вибуття закон не встановлює.

Безпечна лінія очевидна — вести обидві частини форми, бо надходження й первинка перевіряються завжди. Первинні документи є обов’язковим додатком до форми й зберігаються в місці продажу до вибуття останньої одиниці відповідного товару.

Коли обов’язок вести облік зникає

Питання, яке ставлять чи не найчастіше: підприємець торгував технікою або ліками, вирішив із цим зав’язати й перейти на одяг — чи веде він облік далі? Позиція податкової тут чітка: обов’язок прив’язаний не до КВЕД, а до фактичної реалізації ризикових товарів.

Якщо ФОП-єдинник без ПДВ перестав торгувати ризиковою групою і такого товару більше немає на залишку в місці реалізації, зникає й сам обов’язок вести форму обліку. Це підтверджує ЗІР, категорія 109.02, та індивідуальні консультації ДПС. І навпаки: наявність у реєстрі КВЕД на торгівлю технікою чи годинниками сама собою нічого не породжує, якщо фактично ви цими товарами не торгуєте.

Є практична порада щодо самого моменту зупинки. Не обривайте облік посеред місяця. Переконайтеся, що ризикового товару на залишку вже немає, доведіть форму до кінця поточного місяця й припиніть її з першого числа наступного. Так у вас виходить рівний закритий період, до якого складно поставити питання на будь-якій перевірці.

Скільки коштує помилка

Санкцію встановлює стаття 20 Закону про РРО: за реалізацію товарів, не облікованих у встановленому порядку, штраф дорівнює вартості таких товарів за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів — 170 грн.

Простими словами: продали необлікованого товару на 200 тисяч — заплатите 200 тисяч штрафу. З 01.10.2023, коли штрафні санкції за Законом про РРО відновили, ця норма працює в повному обсязі.

Неприємна арифметика виникає, коли порушень два. Відсутність розрахункового документа теж карається стовідсотковим штрафом, тож якщо ви не видали чек і не вели облік — санкція нараховується двічі.

Додатково працівників торгівлі та посадових осіб притягують до адміністративної відповідальності за статтею 155-1 КУпАП: від 34 до 85 грн і від 85 до 170 грн відповідно, а за повторне порушення протягом року суми зростають.

Штраф застосовується під час будь-якої податкової перевірки — фактичної, документальної планової чи позапланової, — але тільки щодо товарів, які фізично знаходяться в місці продажу.

І ще один момент, що вирішує долю перевірки: документи надаються на її початок. Якщо оригіналів у точці немає, Порядок №496 дозволяє показати копії й донести оригінали до кінця перевірки — але показувати щось потрібно одразу.

Що зробити вже цього тижня

Весь матеріал зводиться до короткої послідовності дій, яку можна пройти за один вечір:

1. Визначте свій статус: загальна система, платник ПДВ або торгівля ризиковою групою — якщо жоден пункт не про вас, обліку немає.
2. Перевірте асортимент на «випадкові» ризикові позиції: градусники біля каси, коригувальні окуляри, годинник із дорогоцінного металу, вживану техніку з Переліку №231.
3. Якщо обов’язок є — заведіть форму за наказом №496 на кожну точку й склад, почніть з опису залишків і далі підтверджуйте кожен рух товару первинними документами.
4. Якщо ви припинили торгувати ризиковим товаром і розпродали залишки — зупиняйте облік з першого числа нового місяця.

Кожен крок коштує кілька годин, тоді як помилка в першому пункті коштує вартості всього товару на полицях. Найдорожчі штрафи виникають не в тих, хто вів облік погано, а в тих, хто був упевнений, що облік їх не стосується.

Ціна неправильної відповіді тут дорівнює вартості всього товару на полицях, а найризикованіша позиція — не «веду облік неідеально», а «я впевнений, що мене це не стосується».