Мін'юст повідомляє, що відповідно до частини першої статті 11 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» (далі – Закон) Державний реєстр актів цивільного стану громадян (далі – Реєстр) – це державна електронна інформаційна система, яка містить відомості про акти цивільного стану, зміни, що вносяться до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання та відомості про видачу свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану і про видачу витягів з нього. Реєстр ведеться відділами державної реєстрації актів цивільного стану.
Частинами другою, третьою статті 9 Закону встановлено, що державна реєстрація актів цивільного стану проводиться шляхом складення актових записів цивільного стану.
Інформація про персональні дані фізичної особи, що містяться в актовому записі цивільного стану, є конфіденційною і не підлягає розголошенню.
Відповідно до Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.2007 №1064 (далі – Порядок), інформація про державну реєстрацію актів цивільного стану надається відділами державної реєстрації актів цивільного стану у вигляді витягів з Реєстру.
Витяг з Реєстру – це документ, що видається фізичній чи юридичній особі реєстратором або посадовій особі органу державної влади, органу місцевого самоврядування, нотаріусу шляхом безпосереднього доступу до Реєстру у випадках, передбачених законом, за затвердженими Міністерством юстиції України формами (пункт 2 Порядку).
Згідно з Інструкцією з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 24.07.2008 №1269/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25.07.2008 за №691/15382, на запити фізичних осіб та державних органів, органів місцевого самоврядування (їх посадових осіб), а також шляхом безпосереднього доступу посадових осіб державних органів, нотаріусів до Реєстру, видаються (отримуються) з Реєстру такі форми витягів:
а) витяг з Реєстру, що містить окремі відомості певного актового запису цивільного стану, зміни та іншу інформацію, унесену до нього, або відомості про відсутність такого запису;
б) повний витяг з Реєстру, що містить усі відомості певного актового запису цивільного стану, зміни та іншу інформацію, унесену до нього, або відомості про відсутність такого запису.
Хто має право отримати витяг з Реєстру?
Відповідно до пункту 13 Порядку фізична особа по досягненні 16-річного віку має право на отримання витягу з Реєстру стосовно відомостей про себе та про своїх родичів за умови пред’явлення паспорта або паспортного документа і документів, що підтверджують родинні стосунки.
Витяг з Реєстру про державну реєстрацію народження дитини може видаватися її батькам та усиновлювачам (незалежно від віку дитини), а також опікунам, піклувальникам, адміністрації закладу охорони здоров'я, навчального або іншого дитячого закладу, де постійно перебуває дитина. У цьому разі зазначений витяг представникові відповідного закладу видається за умови пред’явлення ним довіреності, паспорта або паспортного документа.
Батькові, матері, усиновлювачеві дитини, які позбавлені батьківських прав, витяг про державну реєстрацію народження дитини не видається.
Право на отримання витягу з Реєстру мають представники фізичної особи.
Банку або іншій фінансовій установі, яка має ліцензію на надання коштів у позику, зокрема на умовах фінансового кредиту відповідно до Закону України «Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг», на їх запит надається витяг з Реєстру в порядку та обсязі, встановленому Мін’юстом, за наявності письмової згоди фізичної особи, якої стосуються відомості, зазначені в актових записах.
Згідно з пунктом 14 Порядку витяг з Реєстру про державну реєстрацію смерті видається:
- другому з подружжя, а також батькам, дітям, братам, сестрам, онукам, дідові, бабі та іншим родичам померлої особи за умови пред’явлення ними паспорта або паспортного документа і документів, що підтверджують родинні чи сімейні стосунки;
- спадкоємцям померлої особи, якщо родинні стосунки та/або право на спадкування підтверджуються документально, за умови пред’явлення паспорта або паспортного документа;
- особі, що згідно з договором особистого страхування життя, укладеним у фінансовій установі, утвореній відповідно до Закону України «Про страхування», є вигодонабувачем, за умови пред’явлення договору, паспорта або паспортного документа;
- особі, що згідно із спадковим договором є вигодонабувачем, за умови пред’явлення договору, паспорта або паспортного документа;
- банку або іншій фінансовій установі, яка має ліцензію на надання коштів у позику, зокрема на умовах фінансового кредиту, за умови пред’явлення відповідного договору або іншого документа, що згідно із законодавством підтверджує наявність заборгованості померлої особи, а також документів, які підтверджують особу та повноваження керівника чи представника банку або іншої фінансової установи;
- особі, що є власником або користувачем земельної ділянки, суміжної із земельною ділянкою сільськогосподарського призначення спадкодавця, за умови пред’явлення відомостей про кадастрові номери земельної ділянки спадкодавця та суміжної земельної ділянки, паспорта або паспортного документа.
Суміжність земельних ділянок обов’язково встановлюється згідно з відомостями з Державного земельного кадастру, оприлюдненими на офіційному вебсайті Держгеокадастру, на підставі кадастрових номерів земельної ділянки спадкодавця та суміжної земельної ділянки.
Пунктом 141 Порядку встановлено, що витяг з Реєстру про державну реєстрацію шлюбу, розірвання шлюбу, зміну прізвища, власного імені та по батькові до зміни імені і після зміни імені фізичної особи видається банку або іншій фінансовій установі, яка має ліцензію на надання коштів у позику, зокрема на умовах фінансового кредиту, за умови наявності письмової згоди фізичної особи, щодо якої запитується інформація з Реєстру, а також документів, які підтверджують особу та повноваження керівника чи представника банку або іншої фінансової установи.
Куди звернутися?
Подати заяву на видачу витягу з Реєстру можливо до будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану на території, підконтрольній українській владі, Центру надання адміністративних послуг, а також на Порталі Дія.
Особа має право звернутися за витягом з Реєстру незалежно від місця її проживання та місця державної реєстрації акту цивільного стану (пункт 5 Порядку).
Згідно з пунктом 15 Порядку для отримання витягу з Реєстру реєстраторові подається заява, у якій зазначається одна з таких відомостей про фізичну особу, щодо відомостей про яку видається витяг з Реєстру:
- прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності), дата та місце народження особи, щодо відомостей про яку отримано запит;
- серія і номер свідоцтва про державну реєстрацію відповідного акта цивільного стану, дата його видачі;
- реєстраційний номер, за яким зареєстровано внесення відомостей про акт цивільного стану.
До заяви додається документ про внесення плати за видачу витягу з Реєстру.
Так, відповідно до пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 22.08.2007 №1064 «Про затвердження Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян», плата за видачу витягу з Реєстру становить 73 гривні.
Відповідно до пункту 16 Порядку на безоплатне отримання витягу з Реєстру мають право:
- суди (судді), органи досудового розслідування, нотаріуси та інші органи державної влади (посадові особи), органи місцевого самоврядування (посадові особи), якщо запит зроблено у зв’язку із здійсненням ними повноважень, визначених актами законодавства;
- реєстратори, дипломатичні представництва та консульські установи України у зв’язку з виконанням ними функцій, визначених актами законодавства;
- адміністрації закладів охорони здоров’я, навчальних або інших дитячих закладів щодо державної реєстрації народження дітей, які перебувають у зазначених закладах;
- особи, що проживають за кордоном, стосовно яких державна реєстрація актів цивільного стану проведена відповідними органами державної реєстрації, у разі надходження письмових запитів і надіслання витягу до компетентних органів іноземних держав для вручення його заявникові;
- особи, що звернулися за видачею витягу про те, що державна реєстрація народження проведена відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України;
- особи, що звернулися за видачею витягу для отримання допомоги у зв’язку з народженням дитини, а також для отримання допомоги на поховання;
- кредитори спадкодавця, власники або користувачі земельних ділянок, суміжних із земельною ділянкою сільськогосподарського призначення спадкодавця, у зв’язку з поданням заяви про визнання спадщини відумерлою.
Рішення реєстратора про відмову у видачі витягу з Реєстру може бути оскаржено в судовому порядку (пункт 19 Порядку).