Розрахунки через РРО авансом або з відстроченням платежу

Чи можна проводити через РРО передплату або післяплату за товари (послуги)?

Окремих правил щодо проведення через РРО авансу або пост оплати за товари чи послуги чинним законодавством не встановлено.

Наразі у підкатегорії 109.02 "ЗІР" є роз’яснення податківців з цього приводу.

Грунтуючись на нормах ст. 2 Закону про РРО щодо визначення розрахункових операцій, та вимог ст. 3 Закону про РРО щодо обов’язку проведення розрахункової операції через РРО на повну суму покупки (надання послуги) податківці зробили наступний висновок.

У разі проведення розрахунків на суму попередньої оплати за товар (послугу) через РРО слід у касовому чеку зазначати "передоплата товарів". Відповідно, проведення розрахунків за відстроченим платежем через РРО повинні проводитись з використанням режиму попереднього програмування "погашення кредиту". Також остаточний розрахунок готівкою за відстроченим платежем має бути проведений через РРО з використанням режиму попереднього програмування найменування, цін товарів (послуг) та обліку їх кількості. Ця позиція податкового органу не нова. Ще з 2009 року податківці вважають, що аванс підпадає під визначення розрахункової операції, яку слід проводити через РРО (лист ДПАУ від 25.12.09 р. №13499/5/23-7015/1470).

З огляду на ці особливості, радимо звернутися до ДФС кожному із суб’єктів господарювання за індивідуальною податковою консультацією за отриманням відповіді на це питання та вподальшому діяти на підставі цієї консультації. Адже саме вона зможе захистити Вас при перевірках.

Якщо суб’єкт господарювання не має відповідних налаштувань програмного забезпечення щодо роботи РРО, то краще за все не ризикувати та проводити такі розрахунки у безготівковій формі.

Далі розглянемо декілька різних практичних прикладів з цього приводу.

Оплата авансом (передплата)

Проведення авансу через РРО.  Цей варіант більш актуальний при наданні послуг, коли виконавцю потрібен аванс для забезпечення надання послуги. Остаточний розрахунок проходить після фактичного надання послуги. Для продажу товарів більш актуальний варіант продажу товару у кредит (див. нижче).

Наприклад, ресторан отримав замовлення на банкет. За умовами договору замовник має внести передплату в розмірі 40% вартості банкету, а решту 60% буде сплачено після проведення банкету, коли будуть відомий асортимент і кількість проданих страв та напоїв.  В цьому випадку аванс від покупця проводиться через РРО за номенклатурою «авансовий платіж» з видачею фіскального касового чека. Зазначити певну номенклатуру товару на цю суму поки неможливо, тому що такого товару ще немає в наявності. Крім цього, приймання через РРО оплати за товар, якого немає в наявності, спричиняє порушення п. 12 ст. 3 Закону про РРО. У день банкету через РРО проводиться остаточний розрахунок з таким формулюванням, наприклад: «Послуги з організації банкету». При цьому покупцю видається акт наданих послуг з детальним описом замовлення у 2 примірниках, який підписано замовником і виконавцем.

Продаж подарункового сертифіката є прийняттям передплати за товари (послуги) у заздалегідь визначеній сумі, але без визначення асортименту. Такий продаж передбачає попереднє програмування РРО найменуваннями сертифікатів. При цьому якщо вартість товару (послуги) вища від номінальної вартості сертифіката, сума якої не вистачає, доплачується покупцем, що і відображається в чеку із зазначенням виду оплати («Готівка» або «Картка»). Податківці висловилися щодо оподаткування ПДВ операцій з продажу подарункових сертифікатів у листі ДФС від 21.10.2016 р. №22779/6/99-99-15-03-02-15.

Отриманий аванс оформляється як застава (ст. 570 ЦКУ). У нашому випадку заставою у вигляді коштів забезпечуватиметься зобов'язання замовника оплатити послуги з проведення банкету в обумовлені строки. На відміну від авансу, застава не є платою за послуги (товари), а отже, ця операція не потрапляє під розрахункову в розумінні Закону про РРО. Отже, сума застави може бути прийнята в касу підприємства без РРО, але з видачею прибуткового касового ордера. При оформленні застави потрібно скласти письмовий договір із замовником банкету і включити до нього умову про заставу. Також щоб уникнути проблем при перевірці, рекомендуємо передбачити в договорі і порядок повернення суми застави.

Післяплата, або продаж у кредит

Підприємство може продавати товар покупцям на умовах споживчого кредиту, в тому числі  на умовах відстрочення оплати на кілька днів.

Варіант А. Сума для оплати товару в кредит повністю надходить від банку на поточний рахунок продавця. Тобто до каси підприємства торгівлі такі кошти взагалі не потрапляють, відповідно ця операція не є розрахунковою з метою застосування РРО, а це означає, що її не потрібно проводити через РРО.

Документом, який підтверджує факт продажу товару покупцеві, буде видаткова накладна. Проте, щоб уникнути зайвих суперечок з перевіряючими, операцію з продажу товару в кредит радимо провести через РРО. При цьому вид оплати в чеку програмується як «Кредит». У чеку РРО сума грошових коштів дорівнюватиме нулю.

Варіант В. Покупець при отриманні товару оплачує частину вартості товарів (наприклад, 40 %), а на решту (60 %) йому надається споживчий кредит. Оформляється один фіскальний чек на всю вартість, в якому зазначається дві форми оплати: «Готівка» на суму готівкових коштів, отриманих від покупця; «Кредит» – на суму коштів, які продавець отримає від банку на свій рахунок.

Погляд з боку юрособи-покупця

Якщо підзвітна особа підприємства, яка в даному випадку виступає покупцем, заплатила готівковий аванс контрагенту за послуги, або оплатила товари чи послуги на умовах післяплати, то у роботодавця виникає питання: як провести в бухобліку документи про отримання товару (послуги) – акти, накладні та про їх оплату – чеки РРО, які оформлені різними датами? Наприклад, працівник здійснює закупівлю великого асортименту будматеріалів, інструментів чи інших запасів у роздрібного торгівця. Одного дня формується замовлення, підбирається асортимент та складається видаткова накладна, а наступного дня працівник оплачує це замовлення готівкою. Відповідно, у підзвітної особи буде на руках видаткова накладна та чек РРО наступною датою.

На нашу думку, тут все досить просто. Підзвітна особа подає авансовий звіт до закінчення п’ятого банківського дня з дати, на яку оформлено чек РРО, тобто з дати витрачання коштів, як вказано у п. 170.9.2 ПКУ. Відповідно, оприбуткування товару, визнання витрат за отриманими послугами та оплата цього товару або послуг проводиться в бухобліку на дату затвердження авансового звіту керівником.  При цьому підставою для оприбуткування товарів чи визнання понесених витрат на послуг буде саме чек РРО. Документи про факт передання товару або надання послуг (видаткові накладні, акти) в даному випадку будуть зайвими та до уваги не приймаються.

Приклад. Підзвітна особа придбала у будівельному гіпермаркеті «Проектор» будматеріали на суму 3600 грн, в т.ч. ПДВ – 600 грн. Гіпермаркет склав видаткову накладну на дату 28.09.2017 р. та надав рахунок на оплату теж від 28.09.2017 р. Рахунок був оплачений готівкою 29.09.2017 р. через РРО гіпермаркету, про що підзвітній особі видано чек встановленої форми, у якому міститься перелік придбаного товару. 03.10.2017 р. підзвітна особа склала авансовий звіт, до якого включила цей чек та який був затверджений керівником 03.10.2017 р.

В бухобліку слід зробити такі записи:

Заповнення зворотного боку авансового звіту показано у зразку (наведено фрагменти звіту).

<…>

Фрагмент лицьового боку

Зворотний бік