Питання ці не такі вже й прості. Тим більше, що податківці у підкатегорії 109.15 «ЗІР» за відповіддю на них спрямовували до НБУ. Про це ми зазначали тут.
Тому ми вирішили надіслати запит до НБУ з метою з’ясування питань щодо використання працівниками, в т.ч. директором, картки-ключа. А саме:
- чи може працівник підприємства (директор) здійснювати розрахунки за придбані товарно-матеріальні цінності для господарських потреб такого суб’єкта господарювання з використанням картки «ключ до рахунку»?
- чи слід оприбутковувати в касі підприємства суми витрачених коштів з картки «ключ до рахунку»?
- чи потірбно працівнику при використанні коштів з картки «ключ до рахунку» подавати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт?
І ось ми отримали від НБУ відповіді на всі питання (лист від 24.04.2019 р. №57-0007/22460). Розглянемо їх почергово.
Використання картки «ключ до рахунку» працівниками для виробничих потреб
Для зберігання грошей та здійснення розрахунково-касових операцій за допомогою платіжних інструментів (зокрема, корпоративних платіжних карток) суб’єктам господарювання відкриваються поточні рахунки. Це передбачено п. 1.31 Закону про платіжні системи та пп. 6 п. 2 розд. І Інструкції №56.
А вже п. 2 розд. ІІ та п. 1 розд. ІІІ Положення №705 передбачено, що суб’єкти господарювання мають право використовувати корпоративні платіжні картки для здійснення платіжних операцій відповідно до режимів рахунків, встановлених постановами НБУ та договором з емітентом.
Оскільки в законодавстві прямо нічого не зазначено про такий вид карти як «ключ до рахунку», НБУ звернувся для зясування її призначення до АТ «КБ «ПриватБанк». На підставі наведених норм та внутрішніх правил АТ «КБ «ПриватБанк» виходить, що картку «ключ до рахунку» можна використовувати, як корпоративну картку, оскільки її віднесено до корпоративного електронного платіжного засобу.
Отже, виходить, що картка «ключ до рахунку» розглядається наразі як різновид корпоративних платіжних карток і діяти з коштами, отриманими за допомогою картки-ключа можна так само, як і з коштами, отриманими за допомогою звичайної корпоративної картки.
Оприбуткування в касі коштів, використаних з картки «ключ до рахунку» та звітування працівника
На ці питання фахівці НБУ відповіли цітуванням норми п. 20 розд. ІІ Положення № 148. Зокрема, фізичні особи - довірені особи підприємств, які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі.
Але зазначені довірені особи подають до бухгалтерії установи/підприємства Звіт про використання готівки (тобто, авансовий звіт) разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала) разом з невитраченим залишком готівки.
Від себе додамо, за пп. 170.9.3 ПКУ при виконанні деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток слід звітувати за такими строками:
а) у разі якщо працівник отримав готівку з застосуванням платіжних карток, він подає звіт до закінчення третього банківського дня після виконання дії;
б) у разі якщо працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, то строк звіту про використання виданих на відрядження коштів має не перевищувати 10 банківських днів. Але за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Якщо ж кошти були зняті з рахунку, але не використані, їх слід повернути роботодавцю до або під час подання зазначеного авансового звіту (пп. 170.9.2 ПКУ).
Якщо працівник не відзвітує своєчасно, або не надасть разом із авансовим звітом документи, які підтверджують понесені витрати (крім добових під час відрядження), або не поверне залишок невикористаних підзвітних коштів, такі кошти стануть оподаткованим доходом працівника (пп. 164.2.11 ПКУ). Нагадаємо також, що з метою нарахування ПДФО база оподаткування в такому випадку визначатиметься за допомогою коефіцієнта 1,21951 (за п. 164.5 ПКУ).
Висновки
1. Картка «ключ до рахунку» вважається корпоративною і її використання відповідає чинному законодавству.
2. Коли працівник знімає готівку за допомогою картки-ключа і банкомату, оприбутковувати її не потрібно. Можна оплачувати ТМЦ такою карткою і напряму, зокрема, за допомогою РРО і платіжного терміналу. Використані таким чином кошти з поточного рахунку отримують статус підзвітних.
3. Про використання коштів за допомогою картки-ключа працівник має подати авансовий звіт і документи, що підтверджують понесені витрати. Невикористаний залишок знятих коштів працівник має повернути роботодавцю. Інакше ці кошти стануть оподаткованим доходом працівника.
***
Читайте також: Використання коштів з рахунку СГ: новації 2019 року
