На кого поширюються нові правила?
Нові правила містяться у Порядку визначення діапазону, видачі, резервування, використання фіскальних номерів, що присвоюються електронним розрахунковим документам під час роботи програмного РРО в режимі офлайн.
За проектом Порядку (про який ми писали тут) його дія поширюється на суб’єктів господарювання, їхні господарські одиниці та представників (уповноважених осіб) суб’єктів господарювання, які із застосуванням програмних реєстраторів розрахункових операцій (далі – ПРРО) здійснюють розрахункові операції у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг у готівковій та/або безготівковій формі, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу.
Нагадаємо, що старт для застосування програмного РРО запланований на 19 квітня 2020 р. Про те, що це таке і як із ним працювати у запитаннях та відповідях від податківців, ми писали тут. Там же (наприкінці новини) наведено перелік матеріалів, які варто прочитати, щоб бути «в темі» цієї новації.
А зараз ми зауважимо, що програмний РРО – це програмний, програмно-апаратний або програмно-технічний комплекс у вигляді технологічного та/або програмного рішення, що використовується на будь-якому пристрої та в якому фіскальні функції реалізовані через фіскальний сервер контролюючого органу і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), операцій з торгівлі валютними цінностями в готівковій формі та/або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг), операцій з приймання готівки для подальшого переказу.
Тобто, на відміну від вже звичного, апаратного РРО, за яким продавець лише повідомляє податківців про проведені розрахункові операції, у роботі програмного РРО (далі – ПРРО) податківці виконують значні функції.
По-перше, контролюючий орган забезпечує безкоштовне програмне рішення для використання суб’єктом господарювання для роботи ПРРО.
По-друге, сервер ДПС буде виконувати фіскальні функції, тобто не лише збирати і зберігати інформацію про проведені через ПРРО розрахункові операції, а й забезпечувати їх проведення.
Що це означає?
Формування розрахункових документів (електронних чеків) буде здійснювати пристрій, на якому встановлено відповідне програмне забезпечення, розроблене податківцями. Це може бути ваш смартфон, планшет, ноутбук або інший пристрій.
Що як пристрій вийшов з ладу?
За оновленим змістом ст. 16 Закону №265, у разі виявлення несправностей ПРРО протягом дня, в якому виявлено несправність, засобами телекомунікацій треба повідомити про це контролюючий орган, виробника програмного реєстратора розрахункових операцій та/або центр сервісного обслуговування (за наявності) за відповідною формою.
А за оновленою нормою ст. 5 Закону №265 на період виходу з ладу ПРРО проведення розрахункових операцій не здійснюється до моменту усунення несправностей.
Якщо фіскальний сервер не відповідає – працюємо в режимі офлайн
Якщо ПРРО працює нормально, сформовані розрахункові документи слід буде зареєструвати на податковому сервері. Це обов'язкова вимога і покупцям слід надавати вже зареєстровані чеки.
А що як цей сервер тимчасово вийде з ладу або обірветься зв'язок із ним? Альтернатива у вигляді розрахункової книжки з квитанціями або апаратним РРО законодавством не передбачена. Натомість існуватиме процедура попереднього бронювання номерів «запасних» електронних фіскальних чеків.
У разі проведення розрахункових операцій у період відсутності зв’язку між програмним реєстратором розрахункових операцій та фіскальним сервером контролюючого органу потрібно:
- протягом години після відновлення такого зв’язку повідомити контролюючий орган засобами телекомунікацій про час і дату початку та завершення проведення розрахункових операцій у цей період;
- зазначати у розрахунковому документі про проведення розрахункової операції у режимі офлайн. Але такий режим може тривати не більше 36 годин зі створенням електронних розрахункових документів, яким присвоюються фіскальні номери з діапазону фіскальних номерів, сформованих фіскальним сервером ДПС;
- суб’єкт господарювання може використовувати фіскальні номери із діапазону фіскальних номерів, сформованих фіскальним сервером контролюючого органу, не більше 168 годин протягом календарного місяця.
В обов’язки СГ з 19 квітня 2020 буде додано новий: щодо створення контрольної стрічки у паперовій та/або електронній формі і забезпечення їх зберігання на ПРРО у разі здійснення розрахункових операцій у режимі офлайн – до моменту передачі електронних розрахункових документів, електронних фіскальних звітів, електронних фіскальних звітних чеків до фіскального сервера контролюючого органу.
Як працювати з ПРРО у режимі офлайн?
Для цього слід заздалегідь отримати в ДПС діапазон (тобто певну кількість зарезервованих) фіскальних номерів, сформованих фіскальним сервером ДПС. Тільки їх можна буде використовувати у ПРРО для нумерації розрахункових документів у період відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером в режимі офлайн.
Використання ПРРО у період відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером без отриманого в ДПС діапазону забороняється. Така ж заборона діятиме і у випадку, якщо раніше отриманий діапазон ви вже використали. Тобто для роботи в режимі офлайн вам потрібні зарезервовані і невикористані фіскальні номери для чеків.
Як буде вестись облік виданих фіскальних номерів?
Засобами фіскального сервера ДПС буде вестись облік усіх виданих діапазонів для ПРРО зі зазначенням статусу кожного номера:
- зарезервований – після видачі фіскального номера суб’єкту господарювання та до моменту прийняття електронного розрахункового документа зі зарезервованим фіскальним номером з Діапазону;
- використаний – після прийняття фіскальним сервером електронного розрахункового документа з зарезервованим фіскальними номером з Діапазону.
На підставі цієї інформації ДПС на запит покупця через Електронний кабінет для перевірки справжності та достовірності розрахункового документа, виданого в режимі офлайн, буде надавати:
- інформацію про суб’єкта господарювання, господарську одиницю та зарезервований фіскальний номер розрахункового документа, якщо фіскальний номер має статус зарезервованого;
- дані розрахункового документа, якщо фіскальний номер має статус використаного.
На скільки операцій резервується діапазон?
Для кожного ПРРО, що внесений до реєстру програмних РРО, фіскальним сервером формується окремий діапазон фіскальних номерів, що присвоюються електронним розрахунковим документам під час роботи ПРРО в режимі офлайн.
Перша порція Діапазону для ПРРО формується фіскальними сервером під час присвоєння ПРРО фіскального номера та внесення його до Реєстру.
Така порція зарезервованих фіскальних номерів містить дві тисячі номерів. У разі необхідності за заявою суб’єкта господарювання може бути збільшено таку кількість на максимальну кількість чеків сформованих ПРРО в режимі онлайн протягом 36 годин безперервно протягом календарного року.
Наступні порції зарезервованих фіскальних номерів для ПРРО формуються щоразу після приймання фіскальним сервером від ПРРО пакета створених таким ПРРО копій електронних розрахункових документів із присвоєними їм у режимі офлайн фіскальними номерами із діапазону. Такі порції містять зарезервовані фіскальні номери у кількості, що відповідає кількості отриманих від відповідного ПРРО копій розрахункових документів з використаними фіскальними номерами з Діапазону.
Як буде виглядати фіскальний номер діапазону ПРРО?
Зарезервований за ПРРО фіскальний номер складається з двох частин (закритої та відкритої) та має таку структуру:
Н…НК…К, де:
- Н…Н (набір цифр) – відкрита частина фіскального номера електронного розрахункового документа, яка вказується в електронних розрахункових документах, що формуються ПРРО;
- К…К (випадковий набір літер та цифр) – закрита частина фіскального номера електронного розрахункового документа, яка не вказується в електронних розрахункових документах, що формуються ПРРО та використовується для формування контрольної суми (значення) під час формування електронного розрахункового документа ПРРО.
Чи можна відмовитися від діапазону виданих фіскальних номерів?
Суб’єкт господарювання може прийняти рішення про те, що у разі відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером проведення розрахункових операцій не здійснюється до моменту належного встановлення такого зв’язку, про що суб’єкт повідомляє під час реєстрації ПРРО або в період його експлуатації. У разі отримання такого повідомлення для ПРРО фіскальним сервером не формується діапазон або раніше виданий діапазон анулюється.
Як використовувати фіскальні номери?
Фіскальні номери, які видані для роботи ПРРО, суб’єкт господарювання має право використовувати:
- після переведення ПРРО в режим офлайн та до завершення такого режиму;
- виключно тим ПРРО, якому виданий діапазон!
- під час проведення будь-яких розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг у готівковій та/або безготівковій формі;
- у фіскальних чеках, створених відповідним ПРРО в режимі офлайн, з відміткою про роботу ПРРО в режимі офлайн;
- з урахуванням того, що один номер може бути використаний лише один раз та для одного електронного розрахункового документа, виданого відповідним ПРРО в режимі офлайн.
Під час роботи ПРРО в режимі офлайн кожному створеному електронному розрахунковому документу (у тому числі фіскальному чеку) присвоюються фіскальні номери відкритої частини із діапазону, що не були використані.
Після переведення ПРРО в режим офлайн перший невикористаний зарезервований фіскальний номер присвоюється електронному повідомленню про проведення розрахункових операцій у період відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером з поміткою «початок переведення ПРРО в режим офлайн».
Якщо ПРРО переведено в офлайн перед формуванням Z-звіту
Якщо в період роботи ПРРО в режимі офлайн настав термін формування фіскального звітного чеку за день або електронного фіскального звіту, то такому електронному документу присвоюється фіскальний номер, наступний за фіскальним номером фіскального чека, що виданий останнім у цей день. Фіскальний номер фіскального чека, що виданий першим у наступний день, повинен мати фіскальний номер, наступний у порядку зростання, за фіскальним номером електронного фіскального звіту або фіскального звітного чеку за попередній день.
Які дії з діапазоном після відновлення роботи ПРРО
Після відновлення зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером в момент виходу ПРРО із режиму офлайн перший невикористаний зарезервований фіскальний номер присвоюється електронному повідомленню про проведення розрахункових операцій у період відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером з поміткою «завершення режиму офлайн».
Закрита частина фіскального номера електронного розрахункового документа не вказується в електронних розрахункових документах, що формуються ПРРО, та використовується виключно для формування контрольної суми (значення) електронного розрахункового документа, в якому використано відповідну відкриту частину фіскального номера з Діапазона.
Контрольна сума (значення) формується за допомогою одностороннього алгоритму гешування даних:
- фіскального номера ПРРО;
- закритої частини фіскального номера;
- відкритої частини фіскального номера;
- локальний номер ПРРО;
- дати формування електронного документа, приведених до формату «дд.мм.рррр»;
- часу формування електронного документа, приведеного до формату «гг:хх», де «гг» – в діапазоні від 0 до 24, а «хх» – в діапазоні від 00 до 59;
- суми «всього» у форматі «гггггг.кк».
В один період часу для всіх ПРРО застосовується одна геш-функція, визначена ДПС. Інформація про те, яка геш-функція використовується для формування контрольної суми (значення), оприлюднюється в Електронному кабінеті із зазначенням періоду початку та завершення її використання.
Відкрита частина фіскального номера електронного розрахункового документа, контрольна сума (значення) та відмітка про роботу реєстратора в режимі офлайн в обов’язковому порядку вказується в електронних розрахункових документах (у тому числі фіскальному чеку), що формуються ПРРО, під час роботи ПРРО в режимі офлайн.
Протягом години після встановлення зв’язку із фіскальним сервером здійснюється передача до фіскального сервера пакету копій створених ПРРО розрахункових документів з присвоєними їм у режимі офлайн фіскальними номерами із Діапазону.
У разі надходження до фіскального сервера електронних розрахункових документів, сформованих у режимі офлайн, здійснюється перевірка щодо дотримання порядку використання Діапазону.