Як створити та скільки зберігати Z-звіт: правила для всіх, хто застосовує РРО/ПРРО

1. Хто і коли має створювати Z-звіти?
2. Скільки часу і як саме треба зберігати Z-звіти?
3. Які обов’язкові реквізити повинен містити Z-звіт?
4. Чи потрібно щодня створювати Z-звіти на РРО, якщо він не використовувався?
5. Чи необхідно наприкінці робочого дня створювати Z-звіт, якщо протягом дня розрахункові операції не проводились, але були операції «службове внесення» та «службова видача»?
6. Чи передбачено обмеження щодо кількості створення Z-звітів протягом  дня?
7. Як створювати Z-звіт у разі цілодобової торгівлі?
8. В який термін слід створювати фіскальні звітні чеки (щоденні Z-звіти) у разі несвоєчасного закриття зміни через форс-мажорні обставини?
9. Що буде за нестворення або незберігання Z-звітів?

Хто і коли має створювати Z-звіти?

Відповідно до п. 9 ст. 3 Закону №265 суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (зі застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо), при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу зобов’язані щоденно створювати у паперовій та/або електронній формі РРО (за винятком автоматів з продажу товарів (послуг) або програмними РРО фіскальні звітні чеки у разі здійснення розрахункових операцій.

Фіскальний звітний чек – документ встановленої форми, створений у паперовій та/або електронній формі (електронний фіскальний звітний чек) РРО або програмним РРО, що містить дані денного звіту, під час створення якого інформація про обсяг виконаних розрахункових операцій заноситься відповідно до фіскальної пам’яті РРО або фіскального сервера контролюючого органу.

Ст. 2 Закону №265

За п. 4 розд. III Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), на СГ, який застосовує РРО, покладено обовʼязок створювати у паперовій та/або електронній формі X-звіти, Z-звіти та інші документи, що передбачені документацією на РРО, відповідно до законодавства.

Z-звіт – денний звіт з обнуленням інформації в оперативній пам’яті та внесенням її до фіскальної пам’яті реєстратора;

X-звіт – денний звіт без обнулення інформації в оперативній пам’яті реєстратора;

Зміна – період роботи реєстратора від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту.

П. 2 Вимог щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування. 

Скільки часу і як саме треба зберігати Z-звіти?

Пунктом 6 гл. 4 розд. II Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій передбачено, що суб’єкт господарювання має забезпечити збереження щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в паперовій та/або електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ (не менше 1095 к.дн.).

А податківці в «ЗІР» наголошують, що збереження суб’єктом господарювання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в паперовій та/або електронній формі здійснюється у будь-який зручний та не заборонений чинним законодавством спосіб.

При цьому спосіб збереження суб’єктом господарювання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в паперовій та/або електронній формі має забезпечити (у тому числі під час проведення перевірки) можливість візуального перегляду такого Z-звіту для підтвердження факту оприбуткування готівки та повноти обліку здійснених розрахункових операцій.

Це стосовно загальних правил формування та зберігання Z-звітів. А тепер наведемо практичні ситуації щодо їх формування.

Які обов’язкові реквізити повинен містити Z-звіт?

Відповідно до п. 14 Вимог щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування чеки всіх звітів повинні містити такі загальні реквізити:

• назву і адресу господарської одиниці;
• індивідуальний номер платника, перед яким друкуються великі літери «ПН». У разі коли суб’єкт підприємницької діяльності не зареєстрований як платник ПДВ, замість індивідуального номера платника повинен бути надрукований ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ (для юридичних осіб) або ідентифікаційний номер згідно з ДРФО (для фізичних осіб), а замість літер «ПН» – літери «ІД»;
• фіскальний номер реєстратора, перед яким друкуються великі літери «ФН»;
• заводський номер реєстратора;
• логотип виробника.

Згідно п. 17 Вимог, чек Z-звіту повинен додатково містити такі дані (всі підсумки та суми обчислюються за зміну):

• підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги) за кожною ставкою ПДВ окремо;
• літерні позначення та відповідні ставки ПДВ у відсотках, а також дати їх останнього занесення (якщо таке занесення проводилося у день друкування даного фіскального звітного чека);
• суми ПДВ за кожною ставкою;
• підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги), продаж яких не підлягає обкладенню ПДВ;
• загальний підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги) з розбивкою за формами оплати;
• підсумок розрахункових операцій та суми ПДВ відповідно до абзаців другого, четвертого, п'ятого, шостого цього пункту за сумами коштів, виданих покупцям (споживачам послуг), якщо такий підсумок не дорівнює нулю;
• суми готівки за операціями «службового внесення» та «службової видачі»;
• кількість касових чеків (квитанцій), виданих за зміну, окремо за реалізованими товарами (наданими послугами) та виданими коштами;
• номер, дату і час друкування фіскального звітного чека;
• повідомлення про обнулення регістрів денних підсумків оперативної пам'яті та дійсність фіскального звітного чека.

У разі призначення реєстратора для роботи з декількома валютами чек Z-звіту повинен додатково містити підсумки розрахункових операцій щодо кожної валюти окремо.

Чи потрібно щодня створювати Z-звіти на РРО, якщо він не використовувався?

Діючим законодавством встановлений обов’язок щодня створювати у паперовій та/або електронній формі РРО або ПРРО фіскальні звітні чеки у разі здійснення розрахункових операцій. Тому: немає використання – не потрібен і Z-звіт.

Яскравий приклад цьому – резервний РРО. Якщо резервний РРО протягом робочого дня не використовувався, то щоденне роздрукування Z-звіту чинним законодавством не передбачено.

Чи необхідно наприкінці робочого дня створювати Z-звіт, якщо протягом дня розрахункові операції не проводились, але були операції «службове внесення» та «службова видача»?

Якщо протягом дня розрахункові операції не проводились, було здійснено лише операції «службове внесення» та «службова видача», то створення Z-звіту наприкінці робочого дня не є обов’язковим.

Чи передбачено обмеження щодо кількості створення Z-звітів протягом  дня?

Чинним законодавством у сфері проведення розрахунків за товари (роботи, послуги) у готівковій та безготівковій формі не передбачено обмежень щодо кількості створення (друку) РРО або ПРРО щоденних фіскальних звітних чеків (Z-звітів).

Створення протягом дня кількох Z-звітів може мати різні причини. Але головне те, що закон не забороняє створення Z-звітів стільки разів, скільки це буде потрібно суб’єкту господарювання, який застосовує РРО або ПРРО.

Як створювати Z-звіт у разі цілодобової торгівлі?

Пунктом 2 Вимог щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування наведено визначення «зміна» – це період роботи РРО від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту.

У примітках, наведених у додатку «Формат і розрядність даних, що зберігаються у фіскальній пам’яті» до Вимог №199, доводиться важливе уточнення: максимальна тривалість зміни РРО не повинна перевищувати 24 години.

Оскільки в добі всього 24 години (тобто доба триває з 00:00 до 24:00), при щоденній роботі з РРО Z-звіт необхідно виконувати щодня.

Відповідно до п. 7 Вимог усі режими роботи РРО, крім тих, що забезпечують усунення причин блокування, повинні блокуватися, зокрема, у разі перевищення максимальної тривалості зміни.

Тож суб’єкт господарювання, який працює цілодобово, має створювати фіскальний звітний чек (щоденний Z-звіт) РРО щодня після закінчення робочої зміни, але не пізніше 24 години цього дня. Про це ми писали тут.

Зверніть увагу на те, що таку саму максимальну тривалість зміни 24 години податківці вимагають застосовувати і щодо ПРРО (хоча у Вимогах щодо забезпечення виконання фіскальних функцій програмними реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування такого обмеження не встановлено). Про це ми повідомляли тут.

В який термін слід створювати фіскальні звітні чеки (щоденні Z-звіти) у разі несвоєчасного закриття зміни через форс-мажорні обставини?

Податківці в «ЗІР» знову наголошують, що діючим законодавством встановлений обов’язок щодня створювати у паперовій та/або електронній формі РРО або ПРРО фіскальні звітні чеки у разі здійснення розрахункових операцій.

Водночас у разі виникнення форс-мажорних обставин (обставин непереборної сили) як надзвичайних та невідворотних подій, які об’єктивно унеможливлюють виконання обов’язків, передбачених умовами договору (контракту, угоди тощо), згідно із законодавчими та іншими нормативними актами, умови щодо настання відповідальності не виникають.

Зокрема, у разі оголошення повітряної тривоги працівники магазину зобов’язані припинити реалізацію товарів (послуг) та покинути магазин (торговий зал). У випадку якщо повітряна тривога тривала в проміжку часу, в якому господарський об’єкт припиняє свою роботу згідно з розкладом, такий чек має бути створений на РРО та/або ПРРО не пізніше наступного робочого дня, до початку проведення розрахункових операцій на такому РРО та/або ПРРО.

Аналогічними дії суб’єкта господарювання можуть бути і при аварійному відключенні світла та неможливості створення щоденного фіскального звітного чеку (щоденного Z-звіту).

Що буде за нестворення або незберігання Z-звітів?

Податківці наголошують, що у разі порушення суб’єктами господарювання вимог законодавства у сфері здійснення розрахункових операцій та неможливості підтвердження, що такі порушення вчинені внаслідок обставин непереборної сили (форс-мажору), посадові особи суб’єктів господарювання та особи, які здійснюють розрахункові операції, будуть нести адміністративну відповідальність, встановлену ст. 155-1 КУпАП.

Розмір адмінштрафу за нестворення Z-звіту зараз невеликий:

• на осіб, які здійснюють розрахункові операції, від 2 до 5 н.м.д.г. (34 – 85 грн);
• на посадових осіб – від 5 до 10 н.м.д.г. (85 – 170 грн).

Такі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за такі самі порушення, – тягнуть за собою накладення штрафу:

• на осіб, які здійснюють розрахункові операції, від 5 до 10 н.м.д.г. (85 – 170 грн);
• на посадових осіб – від 10 до 20 н.м.д.г. (170 – 340 грн).

Водночас податківці в «ЗІР» наголошують, що застосування відповідальності за незбереження фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів), створених РРО або ПРРО, не передбачено.