Працюєте в таксі як фізична особа - підприємець (ФОП) і приймаєте платежі від пасажирів? Тоді питання використання реєстратора розрахункових операцій (РРО) або його програмного аналога (ПРРО) для вас є критично важливим.
У 2025 році вимоги податкового законодавства України залишаються чіткими: більшість розрахункових операцій у сфері пасажирських перевезень мають фіскалізуватися згідно із Законом України № 265/95-ВР.
Тож чому РРО для ФОПів-таксі є обов’язковим, як обрати між класичним касовим апаратом та програмним РРО, та які фінансові наслідки чекають на порушників? Розуміння цих аспектів допоможе вам уникнути штрафів до 150 % від вартості послуг та вести бізнес прозоро й законно.
Чому РРО/ПРРО для ФОПів-таксі — це обов’язково?
Поширена думка, що ФОПи на спрощеній системі оподаткування звільнені від використання РРО, є хибною, особливо коли йдеться про специфіку діяльності таксі. Розглянемо конкретні законодавчі підстави цього питання.
Законодавче підґрунтя: Закон № 265/95-ВР та Постанова КМУ № 1336
Основним нормативним актом, що регулює сферу застосування РРО, є Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» № 265/95-ВР.
Стаття 3 цього закону чітко встановлює, що суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при наданні послуг, зобов’язані проводити такі операції через зареєстровані РРО або через зареєстровані фіскальним сервером ПРРО.
Деякі підприємці помилково сподіваються на винятки, передбачені Постановою Кабінету Міністрів України № 1336 від 23 серпня 2000 року. Ця постанова затверджує перелік окремих форм діяльності, яким дозволено проводити розрахункові операції без застосування РРО з використанням розрахункових книжок.
Однак послуги таксі (КВЕД 49.32) не входять до цього переліку. Отже, обов’язок використовувати касовий апарат для таксі або ПРРО зберігається незалежно від групи спрощеної системи оподаткування.
Які групи ФОПів- таксистів підпадають під дію закону?
Фізичні особи - підприємці, що надають послуги таксі, найчастіше обирають другу або третю групу спрощеної системи оподаткування.
Питання, «чи потрібен РРО ФОПу-таксисту на 2 групі» має однозначну відповідь: так, потрібен. Група єдиного податку сама по собі не звільняє від обов’язку застосування РРО/ПРРО при прийманні готівки чи платіжних карток.
ФОПи 1 групи не можуть надавати послуги таксі, оскільки згідно з пунктами 291.4 та 291.7 Податкового кодексу України такі послуги не належать до побутових послуг населенню.
Таким чином, питання застосування РРО для послуг таксі ФОПами 1 групи не є актуальним, оскільки сама діяльність для них заборонена.
Як працює РРО/ПРРО в таксі на практиці?
Розуміння практичного аспекту застосування фіскальної техніки є ключовим для дотримання законодавства. Процес фіскалізації нескладний, але потребує чіткого розуміння різних типів платежів.
Приймання готівки та безготівкових платежів: обов’язок фіскалізації
Коли водій таксі, зареєстрований як ФОП, завершує поїздку та отримує оплату від пасажира, ця операція може підлягати обов’язковій фіскалізації. Застосування РРО в таксі необхідне в таких випадках:
- Готівкова оплата: будь-які розрахунки паперовими грошима чи монетами безпосередньо з водієм потребують обов’язкової фіскалізації.
- Безготівкова оплата через платіжні картки: використання банківських карток через POS-термінал, мобільні платіжні додатки (Apple Pay, Google Pay) або будь-які еквайрингові сервіси є розрахунковими операціями, що потребують РРО/ПРРО.
Важливе уточнення щодо банківських переказів: якщо оплата надходить виключно шляхом прямого банківського переказу з рахунку клієнта на поточний рахунок ФОПа за реквізитами IBAN (наприклад, через інтернет-банкінг клієнта без участі водія), така операція не вважається розрахунковою в розумінні Закону про РРО.
Однак якщо для приймання оплати використовуються QR-коди, що ведуть на платіжні сервіси, послуги небанківських фінансових установ - посередників або будь-які карткові технології через термінал водія, то це вже розрахункова операція, що потребує фіскалізації.
Видача фіскального чека пасажиру
Після проведення розрахункової операції через РРО/ПРРО водій таксі зобов’язаний надати пасажиру фіскальний чек таксі встановленої форми згідно зі статтею 3 Закону про РРО. Цей чек може бути в паперовій формі (класичний РРО) або в електронній (ПРРО — надісланий на e-mail, у месенджер або відображений як QR-код).
Важливо: з 1 березня 2025 року набули чинності оновлені вимоги до форми та змісту фіскальних касових чеків згідно з наказами Міністерства фінансів України. Використання старого формату чеків після цієї дати є порушенням, що тягне штрафні санкції в розмірі 100 % суми операції. Переконайтеся, що ваше обладнання підтримує актуальний формат документів.
Вибір РРО/ПРРО для таксі: класичний апарат чи програмне рішення?
Підприємці мають вибір між двома основними типами реєстраторів розрахункових операцій. Кожен із них має свої технічні та економічні особливості.
Переваги та недоліки класичних РРО
Класичний апаратний РРО — це фізичний касовий апарат із власним фіскальним модулем.
- Переваги: відносна простота використання для тих, хто звик до стаціонарних рішень, автономність роботи деяких моделей, стабільність роботи без залежності від інтернет-з’єднання.
- Недоліки: значні габарити та вага, що створює незручності в обмеженому просторі автомобіля, потреба в регулярному сервісному обслуговуванні та заміні чекової стрічки, обмежена гнучкість налаштувань, вища початкова вартість придбання та постійні експлуатаційні витрати. Для мобільної роботи в таксі ці недоліки можуть бути критичними.
Сучасні ПРРО: гнучкість та зручність
Програмний РРО (ПРРО) — це спеціалізоване програмне забезпечення, яке встановлюється на смартфон, планшет або комп’ютер. Саме цей варіант найчастіше обирають сучасні таксисти через очевидні переваги.
- Переваги: низька або нульова вартість самого програмного забезпечення (ДПС надає безкоштовні версії), максимальна мобільність (смартфон завжди під рукою), простота оновлення та налаштування, автоматична передача даних до податкової служби, можливість інтеграції з агрегаторами та програмами обліку.
- Недоліки: залежність від стабільного інтернет-з’єднання для фіскалізації в реальному часі та від справності мобільного пристрою.
Особливості офлайн-режиму: стандартно ПРРО може працювати в офлайн-режимі не більше 36 годин поспіль та сукупно не більше 168 годин протягом календарного місяця. Однак на період дії воєнного стану ці часові обмеження можуть не застосовуватися за умови наявності невикористаних фіскальних номерів.
Як ФОПу-таксі працювати з ПРРО? Більшість сучасних програм мають інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, що дозволяє швидко освоїти процес фіскалізації навіть без спеціальної підготовки.
Штрафи за відсутність РРО у водія таксі-2025: актуальні розміри
Ігнорування вимог законодавства щодо застосування РРО/ПРРО може призвести до серйозних фінансових наслідків, розмір яких у 2025 році має свої особливості та пільгові періоди.
Актуальні розміри штрафних санкцій
Штрафи за відсутність РРО у водія таксі у 2025 році диференційовані залежно від статусу підприємця та мають тимчасові пільги. Для ФОПів-єдинників 2–3 груп без ПДВ діють знижені розміри штрафів у період з 1 серпня 2023 року до припинення воєнного стану, але не пізніше 31 липня 2025 року: 25 % вартості послуг за перше порушення та 50 % за кожне наступне порушення.
Стандартні розміри штрафів (для платників ПДВ, ФОПів із підакцизними товарами та після закінчення пільгового періоду): 100 % вартості проданих із порушенням послуг за перше порушення та 150 % за кожне наступне порушення.
Важливо: дата 31 липня 2025 року є граничною для дії знижених штрафів. Після цієї дати, незалежно від статусу воєнного стану, штрафи повернуться до повних розмірів для всіх категорій підприємців. Штраф нараховується окремо з кожної операції, проведеної без використання РРО, тому декілька неофіційних поїздок можуть призвести до кумулятивних фінансових втрат.
Особливості застосування штрафів під час воєнного стану
Під час воєнного стану діють важливі територіальні та часові пом’якшення щодо застосування штрафів. Штрафи не застосовуються до ФОПів, що здійснюють діяльність на територіях, визначених у Переліку територій бойових дій та тимчасово окупованих, який затверджується наказами Міністерства розвитку територій. Цей перелік є динамічним та регулярно оновлюється, тому підприємцям необхідно самостійно відстежувати актуальний статус своєї території роботи.
Також повністю звільняються від штрафів порушення, здійснені в період з 1 січня 2022 року по 1 жовтня 2023 року, за винятком діяльності з продажу підакцизних товарів, купівлі/продажу іноземної валюти та азартних ігор.
Переваги легальної роботи з РРО/ПРРО
Дотримання вимог щодо застосування РРО в таксі має численні переваги, які виходять за межі простого уникнення штрафів та сприяють розвитку бізнесу.
- Фінансова безпека: легальна робота повністю захищає від непередбачених витрат на штрафи, які можуть становити до 150 % від вартості послуг та суттєво вплинути на прибутковість.
- Прозорість та контроль бізнесу: автоматизований фіскальний облік значно спрощує контроль доходів, планування бюджету та аналіз ефективності роботи в різні періоди.
- Довіра клієнтів та конкурентні переваги: видача фіскального чека підвищує рівень довіри пасажирів та формує імідж надійного, законослухняного перевізника.
- Юридичний захист: фіскальний чек є офіційним документом, що підтверджує факт надання послуги та може використовуватися для врегулювання спірних ситуацій.
- Спрощена взаємодія з ДПС: правильно організований фіскальний облік мінімізує ризики під час податкових перевірок та значно спрощує процедури звітування.
Висновки
Обов’язкове РРО для таксі України у 2025 році є незаперечною вимогою чинного законодавства для всіх ФОПів, які приймають готівкові та карткові платежі. Розуміння конкретних норм Закону № 265/95-ВР, усвідомлення відсутності пільг за Постановою КМУ № 1336 для сфери таксі та знання актуальних розмірів штрафів є критично важливими для успішного ведення бізнесу.
Вибір між класичним РРО та сучасним ПРРО залежить від індивідуальних потреб, проте ПРРО виявляється більш практичним та економічно вигідним варіантом для мобільної роботи.
Дотримання касової дисципліни не лише убезпечить від значних фінансових втрат, але і створить надійну основу для прозорого та успішного розвитку вашого бізнесу у сфері пасажирських перевезень.