С целью создания условий для обеспечения защиты персональных данных, обрабатываемых в базе персональных данных «Электронный журнал учета запросов на публичную информацию», МВД приказом от 21.08.2013 г. №805 утвердило соответствующий Порядок их обработки.
Согласно документу, к персональным данным запрашивающих принадлежат любые сведения или совокупность сведений о запрашивающем лице, по которым оно идентифицируется или может быть конкретно идентифицировано. При этом персональные данные запрашивающих лиц являются информацией с ограниченным доступом.
БПД «Электронный журнал учета запросов на публичную информацию» регистрируется в Госреестре баз персональных данных. МВД уведомляет Госслужбу по вопросам защиты персональных данных о каждом изменении соответствующих сведений не позже чем в течение 10 рабочих дней со дня наступления такого изменения путем представления заявления о внесении изменений по форме, утвержденной приказом Минюстиции от 08.07.2011 г. №1824/5.
Обработка персональных данных запрашивающих лиц необходима для ведения учета запросов на публичную информацию; подготовки установленной законодательством отчетности.
В соответствии с определенной целью обработки нормативно-правовых актов, потребностей управленческой деятельности МВД в журнале обрабатываются персональные данные, необходимость обработки которых предусмотрена законами Украины:
- фамилия, имя, отчество;
- сведения о месте проживания,
- адрес электронной почты.
При этом указано, что не обрабатываются сведения о расовом или этническом происхождении запрашивающих лиц, их политические, религиозные или мировоззренческие убеждения, членство в политических партиях, сведения, касающиеся половой жизни.
Кроме того, документом определены права и обязанности запрашивающего лица как субъекта персональных данных, условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам, а также их защита и др.