Мін'юст наказом від 02.03.2015 Р. №295/5 затвердив Порядок виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів).
Дія Порядку поширюється на центральні державні архіви, галузеві державні архіви, Державний архів в АРК, місцеві державні архівні установи, архівні установи органів місцевого самоврядування, архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек, архівні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій (далі - архіви).
Зокрема, визначено, що виконання запитів юридичних та фізичних осіб здійснюється у строки, встановлені законодавством, і контролюється керівництвом архіву.
Виконання запитів в архіві організовується за наявності в запиті найменування організації, її місцезнаходження (для юрособи), прізвища, імені, по батькові, місця проживання (для фізособи), теми (запитання), хронологічних рамок запитуваної інформації.
Надання документної інформації за запитами юридичних та фізичних осіб здійснюється шляхом складання і надсилання інформаційних документів, види яких визначено пп. 4.3 п. 4 розд. VI Правил роботи архівних установ України.
Усі види інформаційних документів надаються фізичним або юридичним особам із застереженням, що вони не можуть бути розмножені (повністю чи у витягах), в інший спосіб тиражовані або включені до інформаційних мереж, баз даних без дозволу архіву, який надав інформаційні документи, або Державної архівної служби.
Інформаційні документи надсилаються фізичним або юридичним особам разом із супровідним листом.