У ЗІР (категорія 135.05) встановлено вимоги щодо оформлення письмових звернень платників (юросіб, фізосіб-підприємців) або громадян, які здійснюються відповідно до вимог Закону №393 та Порядку розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Державній фіскальній службі України та її територіальних органах, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2015 р. №271.
Письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення) (ч. 6 ст. 5 Закону №393).
Звернення громадян мають бути оформлені відповідно до вимог ст. 5 Закону №393 (абз. 1 п. 5 р. ІІ Порядку №271).
У зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається (частина сьома ст. 5 Закону №393).
Електронне звернення, надіслане без використання електронного підпису, повинно мати вигляд скан-копії або фотокопії звернення з підписом заявника із зазначенням дати.
Інформація про електронні поштові адреси розміщується на відповідних веб-сторінках офіційного веб-порталу ДФС у мережі Інтернет.
Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення (п. 6 розд. І Порядку №271).
Звернення, оформлене без дотримання вимог ст. 5 Закону №393, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через 10 днів від дня надходження, крім випадків, передбачених частиною першою ст. 7 Закону №393 (п. 12 розд. ІІ Порядку №271).
Не підлягають розгляду наступні звернення:
- анонімні звернення, крім анонімних повідомлень про порушення вимог Закону «Про запобігання корупції»;
- повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, подані з порушенням строків, передбачених ст. 17 Закону №393, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.
Якщо питання, порушені у зверненні, не належать до компетенції органів ДФС, то таке звернення в строк не більше 5 днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявникові. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом ДФС, воно в той самий строк повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями.