Південне міжрегіональне управління ДПС по роботі з великими платниками податків розповідає, що згідно з ч. 1 ст. 205 ЦКУ правочин може вчинятися усно або в письмовій (електронній) формі. Сторони мають право обирати форму правочину, якщо інше не встановлено в законі.
У ст. 207 ЦКУ зазначено, що правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони або які надсилали до інформаційно-комунікаційної системи, яку використовують сторони.
Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв’язку.
Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо він підписаний його стороною (сторонами).
Правочин, який вчиняє юридична особа, підписують особи, уповноважені на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.
Використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених у законі, інших актах цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами.
Також у ч. 2 ст. 639 ЦКУ визначено, що якщо сторони домовилися укласти договір у певній формі, він вважається укладеним з моменту надання йому цієї форми, навіть якщо в законі ця форма для цього виду договорів не вимагалася. Якщо сторони домовилися укласти договір за допомогою інформаційно-комунікаційних систем, він вважається укладеним у письмовій формі.
Разом з тим у ст. 6 Закону України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон №851) визначено, зокрема, що для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Для підтвердження достовірності походження та цілісності електронного документа може використовуватися електронна печатка. Накладанням електронного підпису та/або печатки завершується створення електронного документа. Суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених у законодавстві, або за домовленістю між відповідними суб’єктами.
Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу (ч. 1 ст. 14 Закону №851).
З урахуванням положень законодавства у сфері електронного документообігу належним способом підписання електронних документів є використання кваліфікованого електронного підпису.
З огляду на викладене з питання укладення зовнішньоекономічного договору шляхом обміну сканованими копіями підписаного договору із використанням електронних засобів зв’язку та вимог щодо оформлення такого договору доцільно звернутися до Міністерства юстиції України як центрального органу виконавчої влади, що здійснює загальне управління у сфері надання безоплатної юридичної допомоги та/або Міністерства економіки, довкілля та сільського господарства України як головного органу у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику економічного та соціального розвитку.
