Згідно з Порядком обліку платників податків і зборів, затвердженим наказом Мінфіну від 09.12.2011 р. №1588, платники податків у разі виникнення змін у даних або внесення змін до документів, що подаються для взяття на облік, зобов’язані протягом 10-ти календарних днів з дня внесення змін до зазначених документів подати до органу державної податкової служби уточнені документи в такому самому порядку, як і при взятті на облік. Додаткова реєстраційна заява за ф. №1-ОПП, ф. №5-ОПП подається з позначкою «Зміни» або за ф. №1-РПП — з позначкою «Перереєстрація, зміни».
Платники податків — юридичні особи та відокремлені підрозділи юридичних осіб зобов’язані подати реєстраційну заяву за ф. №1-ОПП з позначкою «Зміни» з відомостями стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, відокремлених підрозділів юридичної особи, до органу ДПС у 10-денний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін у облікових даних платників податків.
У разі внесення змін до даних, що зазначаються у довідці за ф. №4-ОПП (найменування (прізвище, ім’я, по батькові), місцезнаходження (місце проживання) платника податків, керівника, органу ДПС, в якому платник податків перебуває на обліку, тощо), довідка за ф. №4-ОПП підлягає заміні в органі ДПС.
Для отримання нової довідки платник податків подає до органу ДПС за основним місцем обліку звернення із зазначенням причин заміни та доданою до нього старою довідкою.
Орган ДПС протягом двох робочих днів після такого звернення видає (надсилає) платнику податків нову довідку за умови, що до Єдиного державного реєстру не внесено запису про відсутність підтвердження відомостей про юридичну особу або відсутність юридичної особи за її місцезнаходженням.
У такому самому порядку видається дублікат довідки замість зіпсованої чи втраченої або копія довідки. У разі втрати довідки нова довідка видається за заявою платника податків, у якій надано пояснення і викладено обставини втрати довідки або до якої додано документи, що підтверджують факт втрати довідки.