ДФС у ЗІР (категорія 135.05) нагадує, що кожен має право направляти індивідуальні чи колективні письмові звернення або особисто звертатися до органів держвлади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів, що зобов’язані розглянути звернення і дати обґрунтовану відповідь у встановлений законом строк.
Згідно із ч. 6 ст. 5 Закону України від 2 жовтня 1996 року №393/96-ВР письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення). У зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається (ч. 7 ст. 5 Закону №393/96-ВР).
Єлектронне звернення, надіслане без використання електронного підпису, повинно мати вигляд скан-копії або фотокопії звернення з підписом заявника із зазначенням дати (абз. 3 та 4 п. 5 р. ІІ Порядку від 02.03.2015 р. №271).
Інформація про електронні поштові адреси контролюючих органів розміщується на веб-порталі ДФС та на суб-сайтах територіальних органів ДФС у мережі Інтернет.
Строки розгляду звернень громадян обчислюються у календарних днях, починаючи з дня реєстрації цих звернень. Датою виконання звернення громадянина є дата реєстрації відповіді на нього (п. 1 р. ІV Порядку №271).
Звернення, оформлене без дотримання вимог ст. 5 Закону №393/96-ВР, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через 10 днів з дня надходження, крім випадків, передбачених ч. 1 ст. 7 Закону №393/96-ВР (п. 12 розділу ІІ Порядку №271).
Якщо питання, порушені у зверненні, не належать до компетенції органів ДФС, воно в строк не більше 5 днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявникові. Якщо ж звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом ДФС, воно в той самий строк повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями (п. 8 р. ІV Порядку №271).
Повідомлення про прийняття рішення про припинення розгляду звернення надсилається у строк, визначений ст. 20 Закону №393/96-ВР (п. 9 розділу ІV Порядку №271).
Згідно з ст. 20 Закону №393/96-ВР звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше 1 місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
Надсилання та опрацювання звернень юридичних, самозайнятих осіб тощо здійснюється відповідно до вимог постанови КМУ від 30.11.2011 р. №1242, за п. 148 якої доставка документів до установи здійснюється, зокрема з використанням засобів електрозв’язку. Каналами електрозв’язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).
Згідно з п. 152 постанови №1242 надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.
Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівника установи. Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня. Строки можуть бути типовими чи індивідуальними. Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 15 до постанови №1242. Індивідуальні строки встановлюються керівництвом установи (структурного підрозділу). Документи, у яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 к.д. з моменту реєстрації документа в установі, до якої надійшов документ.
Днем виконання, зокрема запитів, звернень вважається день реєстрації в установі вихідних документів про виконання завдань (п. 208 постанови №1242).
При цьому ДФС нагадує, що на офіційному веб-порталі ДФС є можливість направлення звернень платників з використанням ЕЦП через електронний сервіс «Електронний кабінет платника». В головному меню особистого кабінету ЕКП у розділі «Листування з ДФС» здійснюється формування, підписання та надсилання звернення шляхом заповнення відповідних реквізитів діалогового вікна. Алгоритм надсилання звернення з використанням ЕЦП викладений у розділі «Допомога» ЕКП.