Важливі аспекти
Крім орендної плати, підприємство може виплачувати фізособі компенсацію за експлуатацію транспортного засобу для потреб підприємства.
Такий варіант підходить, якщо:
- власник авто – працівник зазначеного підприємства;
- авто використовують у межах робочого часу або нерегулярно.
Тобто решту часу працівник може використовувати авто на власний розсуд, чого не можна робити за договором оренди. За таких обставин підприємство витрати, пов’язані з експлуатацією автомобіля працівника, компенсує на власний розсуд.
Тут діють норми ст. 125 КЗпП, якою передбачено право працівників, що використовують свої інструменти для потреб підприємства, отримати компенсацію за їх знос. До таких інструментів можна віднести і власний автомобіль працівника.
Податківці не заперечують щодо виплати компенсації працівнику в разі використання його автомобіля для потреб підприємства ("ЗІР", категорія 103.02).
Сума компенсації за використання працівником власного автомобіля для виконання службових обов’язків є додатковим благом такого працівника та оподатковується ПДФО і військовим збором.
Розмір і порядок виплати компенсації, якщо їх не передбачено колективним договором, визначає керівник підприємства за погодженням із працівником. Щоб оформити компенсацію, працівникові досить подати заяву з проханням дозволити використовувати власний автомобіль під час виконання трудових обов’язків, а керівникові – видати відповідний наказ про компенсацію.
ПДФО
Обов’язковій компенсації за ст. 125 КЗпП підлягає лише знос автомобіля. Компенсувати вартість ремонту, техобслуговування та витрат на пально-мастильні матеріали обов’язку в підприємства-роботодавця немає. Якщо ж здійснюватимете такі витрати на користь працівника, бажано, щоб працівник їх повернув. Інакше податківці визнають такий дохід додатковим благом («ЗІР», категорія 103.02).
Щоб цього уникнути, заправляти авто можна через «підзвіт». Якщо ж оберете компенсацію, матимете додаткове благо. У формі № 1ДФ такі доходи відображайте з ознакою доходу «126». Також необхідно утримати військовий збір.
ЄСВ
Сума компенсації за використання автомобіля працівника в госпдіяльності підприємства не входить до фонду оплати праці, тобто ЄСВ із таких сум не утримують.
Вартість ремонту та техобслуговування за рахунок підприємства та компенсація вартості пального підпадають під пп. 2.3.4 Інструкції №5, як інші виплати, що мають індивідуальний характер.