Згідно з пп. 5.2.7 ст. 5 Закону України від 28 грудня 1994 року №334/94-ВР «Про оподаткування прибутку підприємств» (у редакції Закону України від 22 травня 1997 року №283/97-ВР, зі змінами та доповненнями, далі — Закон №334/94-ВР, втратив чинність частково з 1 квітня 2011 року) до складу валових витрат включаються суми витрат, не враховані у минулих податкових періодах у зв’язку з допущенням помилок та виявлені у звітному податковому періоді у розрахунку податкового зобов’язання.
Крім того, вартість виконаних робіт для платника податку на прибуток підприємств у ІІІ кварталі 2010 року могла бути включена до складу валових витрат за умови наявності первинних облікових документів, які підтверджують надання послуг чи/та оплату отриманих послуг.
Відповідно до пп. 5.3.9 ст. 5 Закону №334/94-ВР до складу валових витрат не належать будь-які витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими документами, обов’язковість ведення та зберігання яких передбачено правилами ведення податкового обліку.
У разі втрати, знищення або зіпсуття зазначених документів платник податку має право письмово сповістити про це податковий орган та вжити заходів, необхідних для поновлення таких документів. Письмову заяву слід надсилати до/або разом із поданням розрахунку податкових зобов’язань звітного періоду. Якщо платник податку не подасть у такий строк письмової заяви та не поновить зазначених документів до закінчення податкового періоду, наступного за звітним, не підтверджені відповідними документами витрати не визнаються валовими витратами i на суму недосплаченого податку нараховується пеня у розмірі облікової ставки НБУ, збільшеної в 1,2 разу.
Якщо платник податку поновить зазначені документи у наступних періодах, підтверджені витрати (з урахуванням сплаченої пені) включаються до валових витрат податкового періоду, на який припадає таке поновлення.
Слід також враховувати, що прибуток за звітний квартал розраховується наростаючим підсумком з початку звітного фінансового року (п. 16.4 ст. 16 Закону №334/94-ВР). Отже, до валових витрат звітного (податкового) кварталу включаються лише ті суми витрат із витрат, зазначених у пп. 5.2.7 ст. 5 вищезгаданого Закону, які відбулися з початку звітного фінансового року та зафіксовані у відповідних первинних документах. При цьому такі витрати повинні бути зафіксовані у первинних документах, що підтверджують відповідні господарські операції, складених у момент проведення такої операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення.