У листі від 18.11.2015 р. №25603/10/28-10-06-11 податківці нагадують, що видача готівкових коштів під звіт або на відрядження дозволяється на строк:
- не більше 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, - на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту;
- на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт - на всі інші виробничі (господарські) потреби.
Якщо підзвітній особі одночасно видана готівка як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань, то строк, на який видана готівка під звіт на ці завдання, може бути продовжено до завершення терміну відрядження.
Авансовий звіт подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:
- завершує таке відрядження;
- завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного Звіту.
Якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку отримав готівку з застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.
Крім того, якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку авансового звіту не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Податковим агентом під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого терміну, є особа, що видала таку суму, - у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.
Cума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується особою, що видала такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу - за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.
Якщо платник податку припиняє трудові або цивільно-правові відносини з особою, що видала такі кошти, сума податку утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку, а у разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року.