Наш читач запитав: як бути з добовими з 1 квітня? Працівники, які скеровуються у відрядження, можуть повертатися або зупинятися на ніч у знайомих, рахунку з готелю не буде, але є ВН з АЗС про заправлення авто. А якщо немає рахунку з готелю, то немає права виплачувати добові. Який вихід? Чи можна застосувати роз’їзний характер роботи, якщо поїздки не щодня? Чи не буде проблемою списання палива?
З 1 квітня 2023 року набирає чинності Закон від 12.01.2023 №2888, який викладає в новій редакції п. 170.9 ПКУ, що визначає порядок оподаткування суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк.
Так, фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (позначок прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні). Тобто, заборони платити добові та обмежень у їх сумі, як і раніше, немає. А от правила доведення того, що працівник був у відрядженні, з метою оподаткування ПДФО та ВЗ – змінилися.
Раніше таких доказів вимагало лише відрядження за кордон (відрядження по Україні підтверджували наказ та невизначені «первинні документи»). Тепер одного наказу про відрядження для цього недостатньо. Не допоможе вже в такому разі і звіт про відрядження по Україні в довільній формі. Можливо, стане у пригоді посвідчення про відрядження із позначками про вибуття та прибуття. Воно тепер не є обов’язковим, але ним можна підтвердити факт перебування працівника за місцем відрядження, якщо немає проїзних документів та документів про проживання.
Отже, якщо менеджери, які відряджаються по Україні, зупиняються на ніч у знайомих, а не в готелі, можна застосувати посвідчення про відрядження з позначками про вибуття та прибуття і на його підставі нараховувати та виплачувати добові працівникам. Звісно, що такі позначки має поставити підприємство або ФОП, до якого відряджено працівників.
Про отримані працівниками добові, навіть якщо і не буде інших понесених витрат, потрібно буде скласти авансовий звіт.
Раніше, аналізуючи зміни, ми зазначали, що з 1 квітня подавати авансові звіти зобов’язані будуть не всі!
Згідно з оновленим пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подаватимуть у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Тобто, наприклад, якщо ваш працівник повернувся з відрядження, надав усі документальні докази перебування у відрядженні та понесених витрат (за наявності) і повернув увесь невикористаний залишок коштів, оподаткованого доходу за таким відрядженням в нього немає. І подавати авансовий звіт він не зобов’язаний. Звісно, якщо він не використовував на ці витрати (крім добових) готівку.
Але працівник може подати авансовий звіт після кожного відрядження, і роботодавець може від нього його вимагати. Тому, до появи офіційного роз’яснення з боку ДПСУ щодо цього, радимо оформляти авансові звіти, як і раніше. Адже за «зайвий» авансовий звіт вас точно не оштрафують.
Щодо списання пального проблем не виникає: є накладна з АЗС, шляховий лист, є наказ на відрядження, де зазначено, що працівники скеровуються у відрядження на службовому автомобілі, та, звісно ж, посвідчення з позначками.
До речі, перебування у відрядженні можна буде підтвердити документами, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів, або іншими документами, що засвідчують вартість витрат. На нашу думку, це можуть бути в тому числі документи про придбання пального в дорозі, харчування у закладах громадського харчування тощо. Проте наразі зміни ще не набрали чинності, тож немає і практики їх застосування та роз’яснень податківців.