Загальне зауваження
Жодним нормативним документом не встановлено переліку документів, форм документів, що їх мають складати благодійні організації, провадячи власну діяльність. Водночас, провадячи благодійну діяльність, потрібно дотримуватися норм Закону про благодійництво, Закону про бухоблік, ЦКУ. Підтвердження дотримання вимог доречно фіксувати документально.
Розгляньмо, що це за вимоги.
Благодійні програми
Благодійна програма – комплекс благодійних заходів у сферах, визначених Законом про благодійництво (п. 4 ч. 1 ст. 1 цього Закону).
Сфери благодійної діяльності наведено у ч. 2 ст. 3 Закону про благодійництво.
Благодійні організації самостійно визначають сфери, види, місце (територію), строки та бенефіціарів благодійної діяльності в установчих документах, благодійних програмах або інших рішеннях органів управління (ч. 3 ст. 11 Закону про благодійництво).
Наглядова рада затверджує благодійні програми благодійної організації і контролює відповідність діяльності та використання активів благодійної організації її установчим документам (ч. 3 ст. 22 Закону про благодійництво).
За відсутності наглядової ради її повноваження здійснюються загальними зборами учасників (ч. 2 ст. 19 Закону про благодійництво).
З наведеного випливає, що у благодійної організації може бути окремий документ, затверджений наглядовою радою чи загальними зборами, який називається «благодійна програма».
Хоча це й не обов’язково. Адже всі особливості благодійності можуть установлюватися установчими документами та іншими внутрішніми документами благодійної організації.
Договори (угоди)
Договори з бенефіціарами
Якщо благодійна організація збиратиме благодійні пожертви на користь бенефіціарів (набувачів благодійної допомоги), згідно з ч. 4 ст. 7 Закону про благодійництво вона має провадити таку діяльність на підставі контракту (договору) про благодійну діяльність із таким бенефіціаром або одним із його законних представників. Контракт (договір) має визначати, зокрема, мету, місце і строк збору коштів або іншого майна, порядок їх цільового використання, обліку та звітності, а також відповідальність особи, яка здійснює публічний збір благодійних пожертв, перед бенефіціаром і благодійниками у разі порушення контракту (договору) або порядку використання таких пожертв.
Договір про благодійну пожертву валютних цінностей не підлягає обов’язковому нотаріальному посвідченню (ч. 1 ст. 6 Закону про благодійництво).
Договори з благодійниками
З погляду ЦКУ благодійники надають пожертву. Пожертва регулюється ст. 729 і 730 ЦКУ.
До договору про пожертву застосовуються положення про договір дарування, якщо інше не встановлено законом (ч. 3 ст. 729 ЦКУ).
Форми договору для різних видів майна визначаються згідно зі ст. 719 ЦКУ.
Водночас відповідно до ч. 1 ст. 207 ЦКУ правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксовано в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони або надсилалися ними до інформаційно-телекомунікаційної системи, що використовується сторонами. У разі якщо зміст правочину зафіксовано у кількох документах, його також може бути зафіксовано шляхом посилання в одному з цих документів на інші документи, якщо інше не передбачено законом.
Таким чином, договір пожертви може укладатися не обов’язково у формі письмового документа з назвою «договір». Договір може бути у формі листів, що їх сторони надсилають одна одній.
Відповідно до ст. 730 ЦКУ:
- пожертвувач має право здійснювати контроль за використанням пожертви відповідно до мети, встановленої договором про пожертву;
- якщо використання пожертви за призначенням виявилося неможливим, використання її за іншим призначенням можливе лише за згодою пожертвувача, а в разі його смерті чи ліквідації юрособи – за рішенням суду;
- пожертвувач або його правонаступники мають право вимагати розірвання договору про пожертву, якщо пожертва використовується не за призначенням.
Це означає, що у благодійної організації мають бути документальні підтвердження використання отриманої від благодійників благодійної допомоги. Щоб ці документи (їх копії) можна було надати благодійникам як підтвердження використання пожертви за призначенням.
Первинні документи
Усі юрособи, створені відповідно до законодавства України, мають дотримуватися норм Закону про бухоблік (див. ч. 1 ст. 2 цього Закону).
Благодійні організації є юрособами, а тому мають дотримуватися норм Закону про бухоблік – вести бухгалтерський облік діяльності, оформлювати здійснені господарські операції первинними документами.
Згідно зі ст. 1 Закону про бухоблік:
- господарська операція – дія або подія, яка зумовлює зміни у структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства;
- первинний документ – документ, що містить відомості про господарську операцію.
Вимоги до первинних документів наведено у ст. 9 Закону про бухоблік. Особливості документування також визначено Положенням №88.
Наприклад, благодійна організація отримала від благодійника кошти на рахунок. Отримання коштів – це господарська операція, яка підтверджується випискою банку (первинним документом).
Отримані кошти організація перерахувала постачальникові для придбання продуктових наборів. Перерахування коштів – також господарська операція, яка підтверджується платіжним дорученням і випискою банку (первинні документи).
Продуктові набори отримано від постачальника, що оформлено накладною (первинний документ).
Продуктові набори передано фізособам-бенефіціарам, що оформлено видатковою відомістю (первинний документ).
Виписка банку, платіжні доручення, накладна, видаткова відомість – це все первинні документи, якими оформлено господарські операції.
А от договір, рахунок на оплату первинними документами не є, адже вони не підтверджують здійснення господарської операції.
Кошторис благодійної організації
У жодному нормативному документі не встановлено обов’язку для благодійних організацій складати кошторис. Хоча подеколи про такий обов’язок пишуть у статуті чи в інших внутрішніх документах організації.
Тож кошторис складають, якщо це передбачено внутрішніми документами організації.
Докладніше про кошторис ми написали в «ДК» №37/2020.
Кошторис неприбуткової організації
Кошторис традиційно є одним з основних фінансових документів неприбуткових організацій. Щоправда, в законах, якими регламентується діяльність різних неприбуткових організацій, поняття кошторису, калькуляції не вживається. Там пишуть про доходи і витрати організації, інформацію про які неприбуткова організація має розкривати (див., наприклад, ч. 3 ст. 17 Закону про благодійність). Але в статутах прямо пишуть про складання кошторису.
Для неприбуткової організації кошторис виконує роль звітного документа, в якому підбивають підсумки фактично отриманих доходів і понесених витрат. Такий документ може затверджуватися зборами членів організації. Затвердження свідчить про те, що члени організації погоджуються з видами отриманих доходів та видами понесених витрат і їх сумами.
Хоча кошторис є похідним документом, складають його на підставі первинних документів.
Кошторис можуть складати на підставі однієї чи кількох калькуляцій. Причому кошторис (калькуляцію) можуть складати як на всю діяльність організації, так і на окремі проєкти, програми.
Знову-таки, кошториси (калькуляції) неприбуткових організацій можуть бути як планові, так і фактичні.
О. Золотухін «Калькуляція, кошторис: чи потрібні і як складати», «ДК» №37/2020
Орієнтовний перелік документів
Наведений у листі нашого читача перелік документів, на наш погляд, загалом вписується у вимоги Закону про благодійництво, Закону про бухоблік і ЦКУ. Ми проаналізували це вище.
Орієнтовний перелік документів
1. Положення про реалізацію благодійного проєкту.
2. Кошторис витрат на реалізацію благодійного проєкту.
3. Наказ про затвердження положення та кошторису, призначення відповідальної особи.
4. Лист-запит від кінцевих бенефіціарів, якщо це допустимо (якщо кінцевий бенефіціар – юрособа, наприклад лікарня).
5. Лист-запит від організації благодійникові.
6. Угода з благодійником.
7. Роздруковане платіжне доручення отриманого фінансування (якщо пожертва у валюті, то ще й підтвердження конвертації валюти).
8. Наказ про розподіл фінансування (дофінансування) проєкту (якщо отриманих коштів забракло, організація дофінансовує проєкт із залучених пожертв, які не прив’язані до конкретного проєкту, – так звані нецільові кошти.
9. Первинні документи: рахунки від контрагентів, договори з контрагентами, платіжні доручення, видаткові накладні або акти наданих послуг.
10. Договір із кінцевим бенефіціаром та акт приймання-передачі (коли кінцевий бенефіціар – юрособа).
11. Персоніфікована відомість видачі ТМЦ (або неперсоніфікована для видачі ТМЦ у гарячих точках), якщо кінцеві бенефіціари – фізособи.
12. Акт списання ТМЦ, якщо кінцеві бенефіціари – фізособи.
13. Звіт відповідальної особи про виконання проєкту (з графою «Затверджено»).
14. Фінансовий звіт використання коштів (з графою «Затверджено»).
15. Роздруковані фотографії підтвердження надання допомоги за цим проєктом.
Але чи є він достатнім, можна сказати тільки на підставі безпосереднього аналізу та перевірки конкретних договорів, внутрішніх документів благодійної організації. Як правило, це можливо зробити під час аудиторської перевірки організації.