- Бланк Довідки про використані розрахункові книжки (далі – Довідка), терміни її подання, а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.
- Форму Довідки затверджено наказом Мінфіну від 21.01.2016 №13 «Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, Порядку подання звітності, пов’язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), форми №ЗВР-1 Звіту про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок)».
- Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.
Хто та в яких ситуаціях має подавати Довідку
Насамперед нагадаємо термінологію.
Розрахункова книжка (далі – РК) – це належним чином зброшурована та прошнурована книжка, зареєстрована в контролюючих органах, що містить номерні розрахункові квитанції, які видаються покупцям у визначених законом випадках, коли не застосовуються РРО або ПРРО.
Розрахункова квитанція – це розрахунковий документ, бланк якого виготовлений друкарським способом, а окремі реквізити заповнюються від руки або шляхом проштамповування при реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги) або при видачі коштів покупцеві у разі повернення товару, рекомпенсації послуги, приймання цінностей під заставу та в інших випадках.
Звісно, що звітувати потрібно не щодо кожної використаної розрахункової квитанції окремо, а вже щодо використаної розрахункової книжки (РК)!
Довідку про використані розрахункові книжки подають суб’єкти господарювання (далі – СГ), які використовують розрахункові книжки (далі – РК). Це стосується двох основних категорій СГ:
- СГ, які працюють без РРО, але з КОРО та РК. Це можливо у випадках, визначених Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі – Закон про РРО) та підзаконними актами, зокрема Постановою КМУ від 23.08.2000 №1336.
- СГ, які використовують РРО, але тимчасово застосовували РК. Це відбувається у разі виходу з ладу РРО або тимчасового відключення електроенергії. У таких випадках записи за обліком розрахункових квитанцій здійснюються в КОРО, зареєстрованих на РРО. Використання РК у разі несправності РРО або відсутності електроенергії можливе не більше 7 днів, і це має бути підтверджено документально (довідками, актами).
Звітність, пов’язана з використанням РК, подається у складі Звіту про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок) за формою №ЗВР-1. Про нього ми розповідали в окремій статті за посиланням.
Довідка є частиною цього Звіту.
Довідка подається тільки у разі наявності використаних РК. Довідка повинна містити інформацію про РК, за якими дата кінця використання припадає на звітний місяць.
Якщо використання РК розпочато, але не закінчено у звітному місяці, Довідка за цей місяць щодо такої РК не подається.
Строки та місце подання
Звітність, пов’язана із використанням КОРО (РК), подається до контролюючого органу не пізніше 15 числа місяця, наступного за звітним (див. п. 7 ст. 3 Закону про РРО).
Подання здійснюється до територіального органу Державної податкової служби (ДПС) за місцем реєстрації РК.
Спосіб подання
СГ, які подають податкову звітність в електронному вигляді, надсилають Довідку в електронній формі. Подання здійснюється засобами електронного зв’язку з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронну ідентифікацію.
Інші СГ можуть подавати Звіт за ф. №ЗВР-1 та Довідку у паперовій формі, тобто особисто, через уповноважену особу або поштою (рекомендованим листом з описом вкладення).
Порядок заповнення Довідки
Довідка складається із заголовної та табличної частин.
Заголовна частина
Вона містить загальну інформацію про суб’єкта господарювання та звітний період:
- період, за який подається Довідка (місяць, рік);
- найменування СГ;
- місцезнаходження СГ;
- податковий номер (код за ЄДРПОУ - для юросіб чи РНОКПП - для фізосіб) або серія (за наявності) та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку в паспорті);
- кількість штук повністю використаних у звітному місяці РК.
Таблична частина
Вона передбачає заповнення інформації щодо кожної повністю використаної у звітному місяці РК:
- графа «№з/п»: Порядковий номер запису;
- графа «Номер розрахункової книжки»: Зазначається номер використаної РК. Цей номер складається із 10 цифр (фіскальний номер першої КОРО), проставленого через дріб порядкового номера РК та літери «к». При реєстрації РК, що складається зі спрощених розрахункових квитанцій, до номера додається літера «с». Номер береться з реєстраційної сторінки РК. Фіскальний номер першої КОРО складається з 10 цифр;
- графа «Період використання»: Розділена на дві колонки:
- «початок»: Зазначається дата початку використання РК. Ця дата вказана в корінці першої розрахункової квитанції РК. При використанні КОРО на РРО під час відключення електроенергії чи ремонту можна використовувати дані розділу 3 КОРО на РРО, де обліковуються РК. Рекомендується зазначати дату і час початку використання;
- «кінець»: Зазначається дата закінчення використання РК. Ця дата вказана в корінці останньої розрахункової квитанції РК. Рекомендується зазначати дату і час закінчення використання, аналогічно заповненню розділу 3 КОРО на РРО. Дата закінчення використання РК має припадати на звітний місяць;
- графа «Кількість анульованих квитанцій»: Зазначається кількість анульованих розрахункових квитанцій. Розрахункова квитанція анулюється у разі її пошкодження чи здійснення помилкового запису, при цьому на корінці та відривній частині робиться позначка «Анульовано», що засвідчується підписом особи, яка здійснює розрахунки.
Довідка засвідчується підписом керівника суб’єкта господарювання (для юридичних осіб) або особистим підписом фізичної особи - підприємця. А також головним бухгалтером (для юросіб).
Відповідальність за неподання або несвоєчасне подання
Неподання або несвоєчасне подання звітності, пов’язаної із використанням РК, тягне за собою відповідальність.
Згідно з пунктом 10 статті 17 Закону про РРО, за неподання до контролюючих органів звітності, пов’язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій, або подання її із порушенням встановлених строків, передбачено фінансовий штраф у розмірі 510 грн.
Крім того, неподання звіту може розглядатися як порушення порядку проведення розрахунків, за що передбачено адміністративну відповідальність згідно зі статтею 155¹ КУпАП:
- для осіб, які здійснюють розрахункові операції: від 34 до 85 грн (за перше порушення) та від 85 до 170 грн (за повторне порушення протягом року);
- для посадових осіб: від 85 до 170 грн (за перше порушення) та від 170 до 340 грн (за повторне порушення протягом року).
Штрафи необхідно сплатити до бюджету у 10-денний строк з дня прийняття фіскальною службою рішення про їх застосування.
Неподання обов’язкової звітності про використання РРО, РК та КОРО або подання її з нульовими показниками також є підставою для проведення фактичної перевірки платника податків без попередження (див. пп. 80.2.4 ПКУ).
Таким чином, своєчасне та правильне подання Довідки про використані розрахункові книжки є обов'язковим для СГ, які використовували РК, і допомагає уникнути штрафів та перевірок.