Податківці у підкатегорії 109.19 ЗІР зауважили, що звіт подається підзвітною особою за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» (у редакції наказу Мінфіну від 09.05.2023 №239). Разом із Звітом подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).
Строки подання Звіту встановлені у пп. 170.9.3 ПКУ. При цьому суми невитрачених коштів повертаються платником податку в касу або зараховуються на банківський рахунок підприємства до чи під час подання Звіту.
Пунктом 19 розділу III Інструкції №59 передбачено, що під час складання Звіту перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтверджено документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти – зважаючи на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження Звіту.
Враховуючи викладене, Звіт складається у національній валюті України за крос-курсом, розрахованим за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження Звіту. При цьому сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із Звітом) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на банківський рахунок підприємства, що їх надало, у грошових одиницях, в яких було надано аванс, у встановленому законодавством порядку.
