Зміни до Положення №88 від Мінфіну: використання факсиміле, спрощені акти та первинні документи у 2026 році

1. Наказ №514: суть змін та дата набрання чинності
2. Що змінилось у використанні факсиміле у первинних документах?
3. Самостійно розроблені бланки актів на роботи та послуги: що змінилося?
4. Що бухгалтеру слід перевірити до набрання чинності змінами?
5. Висновки

Наказ №514: суть змін та дата набрання чинності

Мінфін Наказом від 02.10.2026 №514 «Про внесення змін до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» (зареєстрований в Мін'юсті 15.10.2026 за №1386/46780) вніс зміни до Положення №88. Коригувань зазнали дві норми Положення №88:

• із п. 2.4 виключено абзац другий, який регулював застосування факсиміле для підписання первинних документів;
• п. 2.6 доповнено уточненням, що самостійно виготовлені бланки первинних документів застосовуються з урахуванням особливостей документування окремих господарських операцій, визначених Законом про бухоблік.

Коли зміни наберуть чинності?

Наказ №514 набирає чинності з дня його офіційного опублікування (п. 3 Наказу №514). Станом на 21.10.2026 р. документ ще офіційно не опублікований. 

Водночас приписи щодо спрощеного оформлення первинних документів на послуги, роботи та оренду вже діють з 01.04.2026 р. на підставі ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік (зміни до якої були внесені Законом України від 24.02.2026 №4791-IX). Таким чином, Наказ №514 лише приводить підзаконне Положення №88 у відповідність до вже чинних норм Закону про бухоблік.

Що змінилось у використанні факсиміле у первинних документах?

Наказом №514 із п. 2.4 Положення №88 виключено один абзац. Раніше він встановлюв, що використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

Чи означає це заборону на застосування факсиміле?

Ні. Виключення зазначеної норми з Положення №88 не забороняє використовувати факсиміле у первинних документах. Мінфін лише прибрав норму, яка фактично дублювала приписи цивільного законодавства. 

Порядок застосування факсиміле, як і раніше, регулюється ч. 3 ст. 207 ЦКУ. Відповідно до цієї норми використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання.

Що слід знати бухгалтеру про застосування факсиміле?

Оскільки правила використання факсиміле визначаються ч. 3 ст. 207 ЦКУ, для законного оформлення первинних документів за допомогою факсиміле недостатньо лише загальної фрази у договорі про таку можливість.

Бухгалтеру варто перевірити наявність таких умов:

• між сторонами укладено письмову угоду (окремий документ або відповідний розділ у базовому договорі), яка прямо дозволяє використання факсиміле при оформленні первинних документів;
• у такій письмовій згоді наведено відбитки (зразки) аналогів власноручних підписів уповноважених осіб або чітко визначено інший порядок їх використання та ідентифікації.

Якщо в договорі лише зазначено, що сторони визнають документи, підписані за допомогою факсиміле, але немає зразків таких підписів або не прописано порядок їх застосування, податкові органи під час перевірки можуть поставити під сумнів дійсність первинного документа. У такому разі доцільно укласти додаткову угоду до договору і навести в ній відповідні зразки відбитків факсиміле.

Для яких документів не можна використовувати факсиміле?

• податкова та фінансова звітність
• податкові накладні
• банківські розрахункові документи
• касові документи підприємства.

Самостійно розроблені бланки актів на роботи та послуги: що змінилося?

Наказом №514 доповнено п. 2.6 Положення №88. Відтепер документування господарських операцій на самостійно виготовлених бланках (які містять обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм) здійснюється з урахуванням особливостей документального оформлення окремих господарських операцій, визначених Законом про бухоблік.

Умови складання актів без підпису замовника

Згадані особливості закріплені в абз. 8 ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік (норма діє з 01.04.2026 р. згідно із Законом №4791-IX). При оформленні первинних документів на надання послуг, виконання робіт або найм (оренду) дозволено не зазначати з боку замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря):

• посаду та прізвище особи, відповідальної за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Відсутність цих реквізитів замовника (орендаря) не є порушенням вимог до оформлення первинного документа, якщо одночасно виконуються три умови:

1. Такий спрощений порядок документування прямо передбачений договором, укладеним у письмовій формі. 
2. Первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди).
3. Господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення.

В яких випадках без підпису замовника не обійтися?

Спрощений порядок (оформлення документа лише з підписом виконавця чи орендодавця) не застосовується до документування:

• господарських операцій, оплата за які здійснюється за рахунок публічних коштів;
• операцій за договорами найму (оренди) державного або комунального майна;
• договорів будівельного підряду та проєктно-вишукувальних робіт;
• договорів про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу.

Як це працює на практиці?

Уточнення п. 2.6 Положення №88 означає, що при використанні власних шаблонів первинних документів недостатньо орієнтуватися лише на стандартний набір обов'язкових реквізитів.

Якщо підприємство планує складати або приймати до обліку односторонні акти (підписані лише виконавцем/орендодавцем), бухгалтеру слід перевірити текст письмового договору.

Якщо у чинному договорі зазначено стандартну умову про те, що надання послуг підтверджується двостороннім актом, підписаним обома сторонами, просто прибрати з шаблону акта реквізити замовника не можна. Спершу необхідно внести зміни до договору (укласти додаткову угоду), де прямо прописати застосування спрощеного порядку документування відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, і лише під ці договірні умови адаптувати власну форму первинного документа.

Що бухгалтеру слід перевірити до набрання чинності змінами?

Наказ №514 ще не набрав чинності, але чекати на офіційну публікацію не обов'язково. Бухгалтеру доцільно вже зараз провести невелику ревізію внутрішнього документообігу.

Для цього варто комплексно перевірити чотири ключові блоки:

1. Факсиміле: перегляньте договори з контрагентами, де використовується факсимільне відтворення підпису, та переконайтеся у наявності письмових домовленостей і належних зразків аналогів підписів відповідно до ч. 3 ст. 207 ЦКУ.
2. Акти без підпису замовника: визначте господарські операції (послуги, роботи, оренда), які потенційно підпадають під спрощений порядок документування.
3. Власні форми первинки: перевірте діючі на підприємстві шаблони актів та інших первинних документів на відповідність оновленим вимогам законодавства.
4. Договірні умови: перевірте, чи дозволяють поточні договори застосовувати спрощене оформлення первинки; у разі потреби укладіть відповідні додаткові угоди.

Висновки

• Мінфін Наказом №514 приводить застарілі норми Положення №88 у відповідність до норм Закону про бухоблік, які вже змінені на законодавчому рівні.
• Зміни не запроваджують нових заборон чи прав щодо факсиміле або односторонніх актів, а лише вимагають чіткого дотримання вимог Цивільного кодексу та Закону про бухоблік.
• Бухгалтеру варто заздалегідь переглянути договори з контрагентами та шаблони первинних документів, щоб уникнути претензій податківців під час перевірок.
• Спрощений порядок оформлення первинки не поширюється на окремі операції (зокрема, за рахунок публічних коштів, оренду державного чи комунального майна, будівельний підряд тощо).