ДФС у м. Києві у листі від 07.04.2016 р. №2849/К/26-15-13-02-15 зауважує, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.
Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.
Оригінал електронного документа повинен:
- давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавство;
- у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.
Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:
- ЕЦП підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
- під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;
- особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.
Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа.
Податківці наголошують, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.
Згідно з п. 85.4 ПКУ при проведенні перевірок посадові особи контролюючого органу мають право отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).
Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.
Таким чином податківці підсумовують: якщо первинний документ, зокрема акт приймання-передачі, оформлено відповідно до вимог чинного законодавства, то такий створений в електронному вигляді документ буде мати юридичну силу.
Невиконання платником податку вимог до первинних документів та інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, що ведуться в електронному вигляді, необхідних для їх визнання ДФС, є підставою для невизнання їх підтверджуючими документами такими органами.