ДФС у Дніпропетровській області наголошує, що товарно-транспортна накладна – єдиний для всіх учасників транспортного процесу юридичний документ, що призначений для списання ТМЦ, обліку на шляху їх переміщення, оприбуткування, складського, оперативного та бухобліку, а також для розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи.
Товарно-транспортна накладна може оформлюватись суб'єктом господарювання без дотримання форми, наведеної в додатку 7 до Правил перевезень вантажів, за умови наявності в ній інформації про:
- назву документа,
- дату і місце його складання,
- найменування (прізвище, ім'я, по батькові) перевізника та/або експедитора, замовника, вантажовідправника, вантажоодержувача,
- найменування та кількість вантажу,
- його основні характеристики та ознаки, які надають можливість однозначно ідентифікувати цей вантаж,
- автомобіль (марка, модель, тип, реєстраційний номер),
- причіп/напівпричіп (марка, модель, тип, реєстраційний номер),
- пункти навантаження та розвантаження із зазначенням повної адреси, посади, прізвища та підписів відповідальних осіб вантажовідправника, вантажоодержувача, водія та/або експедитора.
При цьому ДФС зауважує, що товарно-транспортна накладна відноситься до первинних документів, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік, розрахунки за перевезення вантажу та облік виконаної роботи перевізника, експедитора тощо.
Відповідно до пп. 11.4 Правил перевезень вантажів товарно-транспортну накладну на перевезення вантажів автомобільним транспортом замовник (вантажовідправник) повинен виписувати в кількості не менше чотирьох екземплярів. Всі екземпляри він повинен засвідчити підписом і за необхідності печаткою (штампом).
Перший екземпляр ТТН залишається у замовника (вантажовідправника), другий – передається водієм (експедитором) вантажоодержувачу, третій і четвертий екземпляри, засвідчені підписом вантажоодержувача (у разі потреби й печаткою або штампом), передаються перевізнику.
Оскільки нормами ПКУ та Закону про бухоблік не передбачено можливості складання (отримання) саме копій первинних документів для підтвердження здійснення господарської операції, в договорі між перевізником та замовником (вантажовідправником) може бути зазначено про складання додаткового екземпляру ТТН для експедитора.
Таким чином, для підтвердження факту здійснення господарської операції експедитору недостатньо копії товарно-транспортної накладної, завіреної перевізником. Адже копія не відповідає визначенню первинного документа у розумінні норм чинного законодавства.