Акт звірки взаєморозрахунків у 2026 році: оформлення, підписання, правові наслідки та зразок заповнення

1. Який правовий статус акта звірки взаєморозрахунків?
2. У яких випадках складається Акт звірки?
3. Хто підписує акт звірки взаєморозрахунків та як це впливає на його правовий статус?
4. За якою формою складати акт звірки взаєморозрахунків?
5. Який порядок складання акта звірки взаєморозрахунків та що робити у разі розбіжностей?
6. Висновки
7. Де почитати більше про звірку розрахунків з контрагентами?

Який правовий статус акта звірки взаєморозрахунків?

Чинне законодавство України не містить визначення поняття «акт звірки взаєморозрахунків».

Правовий статус акта звірки визначається на підставі системного аналізу положень Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон №996), Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879 (далі – Положення №879), а також практики Верховного Суду.

Відповідно до п. 7.1 розд. ІІІ Положення №879 інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості передбачає звірку документів і записів у регістрах бухгалтерського обліку та перевірку обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках бухгалтерського обліку.

Отже, звірення взаємних розрахунків є одним із заходів інвентаризації розрахунків.

Положення №879 не визначає документа, яким оформлюються результати такого звірення. На практиці результати звірення оформлюють актом звірки взаєморозрахунків. Його складають на підставі даних бухгалтерського обліку та первинних документів для відображення стану взаємних розрахунків між контрагентами на визначену дату або за певний період.

Зі змісту ст. 1 та ст. 9 Закону №996 випливає, що акт звірки не належить до первинних документів, оскільки не фіксує факт здійснення господарської операції. Його призначення полягає в узагальненні інформації про взаємні розрахунки, сформованої на підставі первинних документів та даних бухгалтерського обліку.

Увага!

Акт звірки не підтверджує факту поставки товарів, виконання робіт, надання послуг або здійснення оплати та не може замінювати первинні документи. Він відображає результати зіставлення даних бухгалтерського обліку сторін щодо наявності, розміру та періоду виникнення дебіторської або кредиторської заборгованості.

Аналогічний підхід застосовує Верховний Суд. У своїх рішеннях він зазначає, що акт звірки є технічним (фіксуючим) документом і не є самостійним доказом здійснення господарської операції. Разом із тим за наявності первинних документів та підписів уповноважених осіб акт може підтверджувати наявність і визнання заборгованості (постанови Верховного Суду від 10.02.2020 у справі №916/1730/18, від 05.03.2019 у справі №910/1389/18, від 04.12.2019 у справі №916/1727/17 тощо).

У яких випадках складається Акт звірки?

• під час інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості – для підтвердження обґрунтованості сум, відображених у бухгалтерському обліку, та звірення розрахунків із контрагентами (п. 7 розд. ІІІ Положення №879);
• якщо проведення звірки передбачене договором – для виконання сторонами договірного обов'язку у строки та порядку, визначені договором (ст. 6, 627, 628 ЦКУ);
• за ініціативою будь-якої зі сторін – для підтвердження стану взаєморозрахунків, уточнення залишків заборгованості або усунення розбіжностей у даних бухгалтерського обліку;
• під час претензійної чи судової роботи – для підтвердження погодженого сторонами стану взаєморозрахунків та використання як одного з доказів у спорі (ст. 73–79, 91 ГПКУ).

Хто підписує акт звірки взаєморозрахунків та як це впливає на його правовий статус?

Законодавство не визначає осіб, які повинні підписувати акт звірки взаєморозрахунків.

Зазвичай акт складають і підписують працівники бухгалтерської служби, які ведуть бухгалтерський облік розрахунків із контрагентами.

Із постанови Верховного Суду від 05.03.2019 у справі №910/1389/18 випливає, що підпис бухгалтера сам по собі не свідчить про визнання підприємством заборгованості. Правове значення має наявність у підписанта повноважень діяти від імені підприємства та визнавати його зобов'язання.

Такі повноваження можуть бути передбачені законом, установчими документами, посадовою інструкцією, наказом керівника або довіреністю.

Увага!

Акт звірки може бути підписаний не лише керівником підприємства, а й головним бухгалтером чи іншим працівником, якщо відповідні повноваження належним чином оформлені.

Якщо акт підписаний особою, яка не має відповідних повноважень, він підтверджує лише проведення звірки бухгалтерських даних і не свідчить про визнання підприємством заборгованості.

Підписання акта звірки уповноваженою особою може мати низку важливих правових наслідків:

• доказ наявності та визнання заборгованості. Акт звірки, підписаний уповноваженою особою та підтверджений первинними документами, може бути належним доказом наявності заборгованості, її розміру та факту її визнання боржником. Законодавство не вимагає включати до акта окреме формулювання про визнання боргу. Якщо документ містить інформацію про суму заборгованості, сформовану на підставі первинних документів, та підписаний уповноваженою особою боржника, це свідчить про визнання відповідного зобов'язання (постанова Верховного Суду від 05.03.2019 у справі №910/1389/18);
• переривання перебігу позовної давності. Відповідно до ч. 1 ст. 264 ЦКУ визнання боргу перериває перебіг позовної давності. Однією з дій, що свідчить про таке визнання, судова практика визнає підписання акта звірки уповноваженою особою боржника (пп. 4.4.1 постанови пленуму ВГСУ від 29.05.2013 №10, постанова Верховного Суду від 09.11.2018 у справі №911/3685/17, постанова ВГСУ від 05.06.2014 у справі №913/2988/13).

Більш детально дане питання ми розглядали в статті «Акт звірки і позовна давність»

• неможливість заперечувати підтверджені обставини. Якщо сторона підписала акт звірки, вона не може надалі безпідставно заперечувати підтверджений ним стан взаєморозрахунків або наявність заборгованості. Така поведінка суперечить принципу добросовісності, закріпленому у п. 6 ч. 1 ст. 3 ЦКУ, та не відповідає принципу естопелю, відповідно до якого особа не вправі діяти всупереч своїй попередній поведінці, на яку обґрунтовано покладалася інша сторона.

За якою формою складати акт звірки взаєморозрахунків?

Чинне законодавство не встановлює типової форми акта звірки взаєморозрахунків та не визначає його обов'язкових реквізитів. Тому підприємства складають його у довільній формі, виходячи з мети проведення звірки та особливостей взаєморозрахунків між сторонами.

Бланк Акта звірки взаєморозрахунків та зразок його заповнення дивіться на нашому сайті за посиланням.

Водночас для того, щоб акт виконував свою доказову функцію, доцільно передбачити в ньому такі відомості:

• найменування та реквізити сторін;
• дату складання документа;
• період, за який проводиться звірка;
• перелік господарських операцій із зазначенням дат, номерів первинних документів та сум;
• залишок заборгованості на початок і кінець періоду;
• підсумковий результат звірки;
• підписи уповноважених осіб із зазначенням їхніх посад, прізвищ, власних імен та за потреби реквізитів документів, що підтверджують повноваження.

Зразок заповнення Акту звірки взаєморозрахунків

(Завантажити)

Який порядок складання акта звірки взаєморозрахунків та що робити у разі розбіжностей?

Зазвичай акт звірки складає сторона, яка ініціює проведення звірки взаєморозрахунків. Найчастіше таким ініціатором є кредитор, однак законодавство не обмежує право будь-якої сторони запропонувати провести звірку.

Після оформлення акт передається контрагенту для перевірки та погодження. Законодавство не встановлює спеціального способу його направлення, тому сторони можуть використовувати будь-який спосіб обміну документами, який забезпечує підтвердження факту їх отримання. На практиці акт звірки передають поштовим відправленням, електронною поштою, через системи електронного документообігу або інші засоби електронного обміну документами.

Якщо акт оформлюється в електронній формі та підписується кваліфікованими електронними підписами уповноважених осіб обох сторін, він має таку саму юридичну силу, як і документ, складений на папері.

Після отримання акта контрагент перевіряє наведені в ньому дані. Якщо заперечення відсутні, він підписує акт і повертає один примірник іншій стороні.

Важливо!

У разі виявлення розбіжностей контрагент може зазначити свої зауваження, надати підтвердні первинні документи та ініціювати проведення повторної звірки. За результатами такої звірки сторони можуть оформити новий акт або зафіксувати наявність розбіжностей, що в подальшому може мати доказове значення під час вирішення спору.

Звертаємо увагу, якщо контрагент не повертає підписаний акт або не реагує на пропозицію провести звірку, доцільно направити документ рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про вручення або іншим способом, який дозволяє підтвердити факт його отримання. Такі докази можуть мати значення у разі виникнення судового спору.

Висновки

1. Акт звірки взаєморозрахунків не є первинним документом і не підтверджує здійснення господарської операції. Його призначення – відображення стану взаємних розрахунків між контрагентами на підставі даних бухгалтерського обліку та первинних документів.
2. Правове значення акта звірки залежить від повноважень особи, яка його підписала. За наявності підпису уповноваженої особи та підтвердних первинних документів акт може бути доказом визнання заборгованості, переривати перебіг позовної давності та використовуватися у суді.
3. Акт звірки складають під час інвентаризації, якщо це передбачено договором, за ініціативою сторін або під час претензійно-позовної роботи для підтвердження стану взаєморозрахунків.
4. Типова форма акта звірки законодавством не встановлена. Підприємства складають його у довільній формі та можуть передавати у паперовому або електронному вигляді. Електронний акт, підписаний КЕП уповноважених осіб, має таку саму юридичну силу, як і паперовий.
5. Розбіжності в акті звірки не свідчать про недійсність документа. Їх необхідно підтвердити або спростувати первинними документами, після чого сторони оформлюють новий акт або фіксують наявність розбіжностей.

Де почитати більше про звірку розрахунків з контрагентами?

• Обов'язковість дати складання в акті звірки розрахунків
• Інвентаризація дебіторської і кредиторської заборгованості – 2025: види, звіряння і списання, облік і податки
• Акт звірки і позовна давність