Види заборгованостей і зобов’язань
Дебіторська заборгованість
Простіше кажучи, дебіторська заборгованість (або «дебіторка», як її часто називають) — це сума коштів чи іншого майна, яку нам заборгували сторонні особи.
Приклад 1. Підприємство відвантажило товар покупцеві і покупець ще не розрахувався. У бухобліку підприємства буде відображено борг покупця, який і є заборгованістю.
Особливості бухгалтерського обліку дебіторської заборгованості прописані нормами НП(С)БО 10.
Довгострокову дебіторську заборгованість відображають на субрахунках:
- 181 «Заборгованість за майно, передане у фінансову оренду»;
- 183 «Інша дебіторська заборгованість».
Поточну дебіторську заборгованість відображають на рахунках:
- 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками» (субрахунки з 361 до 364);
- 37 «Розрахунки з різними дебіторами» (субрахунки з 371 до 379).
Таким чином, за всіма рахунками (субрахунками) заборгованостей, які підприємство використовувало протягом звітного періоду і які мають залишки на момент інвентаризації, потрібно провести інвентаризацію.
Зобов’язання
А, коротко кажучи, зобов’язання — це сума коштів чи іншого майна, яку підприємство заборгувало стороннім особам.
Приклад 2. Підприємство придбало товари, але ще не розрахувалося за них. У бухобліку підприємства відображатиметься борг перед постачальником, який і є зобов’язанням. Такий борг називають кредиторською заборгованістю (або іноді «кредиторкою»).
Бухгалтерський облік зобов’язань здійснюють згідно з нормами НП(С)БО 11.
Довгострокові зобов’язання обліковують на рахунках:
- 50 «Довгострокові позики»;
- 53 «Довгострокові зобов’язання з оренди»;
- 55 «Інші довгострокові зобов’язання».
Поточні зобов’язання обліковують на рахунках:
- 60 «Короткострокові позики»;
- 61 «Поточна заборгованість за довгостроковими зобов’язаннями»;
- 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»;
- 64 «Розрахунки за податками й платежами»;
- 65 «Розрахунки за страхуванням»;
- 66 «Розрахунки за виплатами працівникам;
- 67 «Розрахунки з учасниками та кошти клієнтів»;
- 68 «Розрахунки за іншими операціями».
Таким чином, за всіма рахунками (субрахунками) зобов’язань, які підприємство використовувало протягом звітного періоду і які мають залишки на момент інвентаризації, потрібно провести інвентаризацію.
Особливості інвентаризації
Інвентаризацію дебіторської та кредиторської заборгованості перед складанням річної фінзвітності проводять у строк три місяці до дати балансу (п. 10 розд. І Положення №879).
Загальні особливості інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованостей наведені у п. 7 розд. ІІІ Положення №879.
Суть інвентаризації розрахунків — з’ясувати, чи обґрунтовано відображено залишки на відповідних рахунках обліку розрахунків?
Під час такої перевірки встановлюють, зокрема, дотримання строку позовної давності.
Усі наявні на дату інвентаризації залишки за рахунками розрахунків записують до акта інвентаризації.
Підприємства можуть користуватися формами інвентаризаційних документів, установлених Наказом №572:
- Акт інвентаризації розрахунків із дебіторами і кредиторами;
- Довідка до наведеного вище акта про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув;
- Акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання;
- Акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків.
Зразок. Акт інвентаризації розрахунків із дебіторами і кредиторами >>>
Підприємства можуть розробити власні форми, взявши за зразок затверджені Наказом №572, чи форми, затверджені Постановою №241:
- Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (№Инв-17);
- Довідка до акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (додаток до форми №Инв-17).
Акт інвентаризації потрібно складати на кожен окремий рахунок (субрахунок) чи один акт на всю дебіторську та кредиторську заборгованість?
Із форм актів випливає, що інформація наводиться у них разом. Хоча, на наш погляд, не буде помилкою, якщо складати акти окремо на кожен рахунок (субрахунок).
Про інформацію, яку має містити акт інвентаризації, сказано у п. 7.5 розд. ІІІ Положення №879:
— в акті інвентаризації зазначають субрахунки та суми неузгодженої заборгованості, безнадійних боргів і заборгованостей із простроченим строком позовної давності;
— до акта додають довідку з інформацією про дебіторів і кредиторів із простроченою заборгованістю, включно з їхніми назвами, адресами, сумами та причинами виникнення боргу;
— в акті щодо відшкодування матеріальних збитків наводять дані про боржника, причини боргу, рішення суду або добровільну згоду на відшкодування чи дату подання позову і суму заборгованості;
— окремо складають акт на кредиторську заборгованість із простроченою позовною давністю для списання, який затверджується керівником бюджетної установи.
Звіряння
Під час інвентаризації кредитори повинні надати виписки з аналітичних рахунків для підтвердження заборгованості дебіторів, які передаються інвентаризаційній комісії (п. 7.2 розд. ІІІ Положення №879). Дебітори мають підтвердити заборгованість або висловити заперечення. Якщо до кінця звітного періоду розбіжності не залагоджено, кожна сторона відображає розрахунки за власними бухгалтерськими даними.
Тобто всім своїм дебіторам підприємство передає виписки за їхньою заборгованістю. Якої форми мають бути ці виписки, кожне підприємство вирішує самостійно. Наприклад, можна скористатися актом звіряння розрахунків за формою додатка 1 до Наказу №148/234/383.
Надсилати виписки кредиторам Положення №879 не встановлює. Навпаки — кредитори мають надсилати виписки підприємству, а воно — підтвердити залишки чи зафіксувати розбіжності. Проте не буде помилкою, якщо підприємство виступить ініціатором і надасть виписки не тільки дебіторам, а й кредиторам.
Як правило, виписки передає контрагентам відповідальний працівник бухгалтерії. Підтверджені дебіторами та кредиторами виписки пред’являються інвентаризаційній комісії.
Виписки можна надіслати поштою, безпосередньо передати до рук відповідальній особі контрагента або надіслати в електронній формі, якщо такий спосіб передбачено договором чи якщо між сторонами налагоджено електронний обмін документами.
Строк, в який контрагент має узгодити, підписати і повернути виписку, можна встановити у договорі з контрагентом (лист Держаудитслужби від 20.02.2017 №25-16/104). Або такий строк можна зазначити безпосередньо у виписці.
Питання з виписками потрібно вирішити до початку інвентаризації інвентаризаційною комісією. Наприклад, якщо комісія починає інвентаризацію 01.11.2024, то на цю дату узгоджені з контрагентами та підписані ними виписки (акти звіряння тощо) вже мають бути і їх треба пред’явити комісії.
Як звірити стан розрахунків із бюджетом
Звірити розрахунки з бюджетом за податками і платежами, на наш погляд, доречно за допомогою запиту J1300207 « Запит про отримання витягу щодо стану розрахунків з бюджетом та сплати єдиного внеску за даними органів ДПС». Цей Запит надсилається через меню «Заяви, запити для отримання інформації» приватної частини електронного кабінету. У вікні «Заяви, запити для отримання інформації» можливо встановити відповідний період. Зі списку документів обирається Запит (J1300207) та відповідний територіальний орган ДПС (за замовчуванням установлено орган ДПС за місцем основної реєстрації). Збережений документ треба підписати й надіслати до органу ДПС. Відповідь на запит платник податків отримує через Електронний кабінет як «Витяг з інформаційно-комунікаційної системи ДПС щодо стану розрахунків платника з бюджетом та сплати єдиного внеску» (J1400207).
Протокол інвентаризаційної комісії
Завершується інвентаризація складанням інвентаризаційною комісією протоколу. Протокол можна скласти за формою, затвердженою Наказом №572, або за формою, самостійно встановленою підприємством.
У протоколі зазначають усі проінвентаризовані заборгованості, в тому числі ті, за якими минув строк позовної давності. І наводять рішення щодо заборгованостей зі строком позовної давності, що минув. За загальним правилом їх списують з балансу.
Після затвердження керівником підприємства інвентаризаційні документи (протокол, акти, довідки, виписки) передаються до бухгалтерії. Якщо ухвалено рішення про списання безнадійних заборгованостей, на підставі затверджених керівником підприємства інвентаризаційних документів їх списують з балансу.
Врегулювання інвентаризаційних різниць
Виправлення помилок
Як правило, різниці виникають унаслідок облікових помилок. Вони можуть бути різні. Тож і порядок їх виправлення залежить від суті кожної конкретної помилки.
Приклад 3. Підприємство минулого року отримало послуги від постачальника, які мали бути списані на рахунок 92, але відповідальний за отримання послуг працівник загубив акт від постачальника і не повідомив про це підприємство. Унаслідок чого отримані послуги не були відображені у бухгалтерському обліку, але були оплачені. У поточному році проведено інвентаризацію, і помилку виявили під час звіряння з постачальником, що підтверджується актом звіряння,узгодженим і підписаним сторонами.
Це облікова помилка, тому і має відображатися у порядку виправлення помилок. Цю помилку виправляють датою виявлення:
— Д-т 44 К-т 631.
Якщо підприємство є платником податку на прибуток, потрібно буде подати уточнюючу фінансову звітність за минулий рік і уточнюючу декларацію з податку на прибуток.
Списання безнадійної заборгованості
Під час інвентаризації може встановлюватися наявність безнадійної заборгованості.
Бухоблік
Безнадійну дебіторську заборгованість на підставі інвентаризаційних документів списують з балансу (п. 4, 11 НП(С)БО 10):
— Д-т 38 К-т 36 тощо — на суму резерву сумнівних боргів;
— Д-т 944 К-т 36 тощо — на суму перевищення суми заборгованості над величиною резерву чи на всю суму заборгованості, якщо резерв не створювався.
Одночасно списану заборгованість відображають на позабалансовому субрахунку 071 «Списана дебіторська заборгованість», де обліковують не менше ніж три роки з дати списання для спостереження за можливістю її стягнення у разі зміни майнового становища боржника.
Безнадійну кредиторську заборгованість включають до складу доходу (п. 5 НП(С)БО 11):
— Д-т 63 тощо К-т 717 — на всю суму заборгованості;
— Д-т 949 К-т 641 — донарахування ПДВ (див. нижче).
ПДВ
У разі списання платником ПДВ дебіторської заборгованості за передоплатою, якщо податковий кредит був за ПН до 01.07.2015, потрібно відкоригувати суму ПК на підставі бухгалтерської довідки (ІПК ДПСУ від 03.03.2023 №492/ІПК/99-00-21-03-02-06). Якщо ПН складена після 01.07.2015, нараховують компенсуюче ПЗ з ПДВ за п. 198.5 ПКУ (ІПК ДПСУ від 03.03.2023 №492/ІПК/99-00-21-03-02-06).
Списуючи безнадійну дебіторську заборгованість за постачені товари, ПДВ не коригують (ІПК ДПСУ від 06.07.2022 №991/ІПК/99-00-21-02-02-06, від 19.07.2022 №1090/ІПК/99-00-21-03-02-06).
Списання товарної кредиторської заборгованості потребує нарахування компенсуючого ПЗ з ПДВ за п. 198.5 ПКУ.
Списуючи безнадійну кредиторську заборгованість за передоплатою, ПДВ не коригують (ІПК ДПСУ від 21.06.2022 №825/ІПК/99-00-21-03-02-06).
ЄП групи 3
До доходу платника єдиного податку третьої групи, який є платником ПДВ, включається кредиторська заборгованість із простроченим строком позовної давності (п. 292.3 ПКУ). Проте згідно з позицією ДПС (ІПК ДПСУ від 14.07.2023 №1879/ІПК/99-00-04-03-03-06) безнадійна кредиторська заборгованість включається до доходу платника ЄП незалежно від того, чи є він платником ПДВ. Списання безнадійної дебіторської заборгованості на оподаткування платника ЄП не впливає.
Податок на прибуток
Списання безнадійної дебіторської заборгованості зменшує, а кредиторської — збільшує фінансовий результат до оподаткування, який є основою для визначення податку на прибуток (пп. 134.1.1 ПКУ). Податкові різниці для списання кредиторської заборгованості не застосовуються.
Якщо підприємство використовує податкові різниці, то при списанні безнадійної дебіторської заборгованості згідно з п. 139.2 ПКУ:
- фінрезультат збільшується на суму витрат списаної заборгованості, що перевищує резерв сумнівних боргів;
- фінрезультат зменшується на суму списаної дебіторської заборгованості, що відповідає критеріям безнадійної згідно з пп. 14.1.11 ПКУ (в тому числі та, за якою минув строк позовної давності).
Щодо строку позовної давності під час воєнного стану
Загальна позовна давність встановлюється тривалістю у три роки (ст. 257 ЦКУ).
Водночас для окремих видів зобов’язань встановлено спеціальну позовну давність (ст. 258 ЦКУ).
Крім того, позовна давність, установлена законом, може бути збільшена за домовленістю сторін (ч. 1 ст. 259 ЦКУ).
Перебіг позовної давності починається від дня, коли особа довідалася або могла довідатися про порушення свого права чи про особу, яка його порушила (ч. 1 ст. 261 ЦКУ).
Водночас строк давності може перериватися (ст. 264 ЦКУ).
Після переривання перебіг позовної давності починається заново. Час, що минув до переривання перебігу позовної давності, до нового строку не зараховується.
Зверніть увагу! На період карантину (COVID-19) строк позовної давності продовжувався. Карантин почався 12.03.2020, а закінчився 30.06.2023. Тоді ж закінчилася і дія відповідної норми - п. 12 «Прикінцевих та перехідних положень» ЦКУ.
Щодо дати початку періоду, коли діяло продовження строків позовної давності під час карантину, були спори, які вимагали позиції ВС. Адже карантин почався з 12.03.2020, а Закон №540-ІХ, яким було запроваджено продовження строків позовної давності на період карантину, набрав чинності з 02.04.2020 р.
На сьогодні судді вважають дату початку продовження 02.04.2020 р. (постанова ВС у складі колегії суддів Касаційного господарського суду від 06.05.2021 р. по справі №903/323/20, рішення Господарського суду Дніпропетровської області від 06.10.2021 р. по справі №904/4207/21 тощо).
Обґрунтованою вбачається позиція про неможливість продовження строків позовної давності, сплив яких відбувся з 12.03.2020 р. до 01.04.2020 р. включно, оскільки Закону №540-ІХ не надано ретроспективної дії в часі, а отже, його норми застосовуються лише до правовідносин, які виникли після набрання ним чинності
Ще до закінчення карантину в Україні було оголошено воєнний стан. Він почав діяти з 24.02.2022 і триває на момент написання цієї статті (вересень 2025 р.).
На строк дії воєнного стану перебіг позовної давності, визначений ЦКУ, зупинявся. Це було визначено п. 19 «Прикінцевих та перехідних положень» ЦКУ. Але Закон №4434, який набрав чинності 04.09.2025 року, поставив на цьому крапку – зазначений пункт був виключений з ЦКУ.
Таким чином, існував період з 02.04.2020 р. до 03.09.2025 р., протягом якого строк давності був «заморожений».
Заборгованість, яка залишалася дійсною станом на 01.04.2020 р., вважалася дійсною весь зазначений період – строк давності за нею не минав.
Обрахунок строку давності за такою заборгованістю продовжився з 04.09.2025 р.
Про це ми докладно розповідали у статті «Позовна давність у 2025 році (з урахуванням воєнного стану та карантину): з 4 вересня запрацювали зміни до ЦКУ».
Там же ми наводили рекомендації для бізнесу у зв’язку із відновленням спливу строків давності:
- Проаналізувати всі чинні договори та строки позовної давності, особливо ті, за якими можливе звернення до суду. Особливу увагу звернути на договори до 2018 року включно, де строки позовної давності майже закінчилися до 01.04.2020 р. включно та залишилось зовсім мало часу після 04.09.2025 р.
- Якщо до закінчення строку давності залишилось мало – звертайтеся до суду у максимально короткі строки! Навіть якщо в умовах воєнного стану контрагенти не виходять на зв'язок та/або перебувають/зареєстровані на тимчасово окупованих територіях.
- У зовнішньоекономічних договорах треба перевірити вибір права та арбітражні умови. Точніше, перевірити, які строки давності застосовувалися за такими договорами – визначені ЦКУ чи законодавством іншої країни (міжнародним законодавством). Якщо за такими договорами застосовуються строки давності, визначені ЦКУ – з 04.09.2025 р. маємо відновлення їх спливу.
- Для українських контрагентів (особливо дебіторів) – слід оформити акти звіряння розрахунків, як ми і зазначили вище. Крім іншого, вони переривають позовну давність як дії, які свідчать про визнання боргу – ст. 264 ЦКУ. Переривання строків позовної давності означає, що час, який минув до такого переривання, не враховується, а обчислення строків позовної давності починає минати заново. Тобто навіть якщо заборгованість давня (проте строк давності за нею ще не минув), можна буде розпочати обрахунок строку давності наново, з дати складання акта звіряння. Про це ми докладно розповідали тут.
Читайте усі статті від редакції про інвентаризацію у 2025 році:
- Інвентаризація-2025: правила, строки і нюанси проведення (та що треба зробити вже у вересні 2025 року)
- Інвентаризація запасів – 2025: строки, правила, особливості (а також бухгалтерський та податковий обік)
- Інвентаризація ОЗ, НМА та капітальних інвестицій – 2025: строки, правила, особливості та поради від редакції
- Інвентаризація за місцями відповідального зберігання – 2025: правила, особливості, облік
- Інвентаризація резерву сімнівних боргів і забезпечень – 2025: строки, правила, облік і податки
- Інвентаризація каси – 2025: строки, нюанси, облік, оподаткування, покрокова інструкція та поради від редакції
- Інвентаризація дебіторської і кредиторської заборгованості – 2025: види, звіряння і списання, облік і податки