Нещодавно ми докладно розглядали питання звільнення і заміни директора ТОВ (див. статтю), процедури звільнення працівника за власним бажанням та за угодою сторін (статті про це дивіться тут та за посиланням) а також як провести заміну керівника ТОВ у разі його смерті без ризиків та проблем (ось ця стаття).
Тепер розглянемо послідовність з 11 дій при зміні головного бухгалтера, які документи при цьому слід оформляти (і наведемо цілих шість зразків!), особливості матеріальної відповідальності головбуха та коли вона взагалі можлива, а також три правила при звільненні головного бухгалтера з договором про повну матеріальну відповідальність.
Якими внутрішніми документами підприємства слід екруватись при зміні головного бухгалтера?
Оскільки закон не дає чіткого алгоритму дій при зміні головбуха, тому підприємство може прописати свій порядок у таких документах:
- Положення про бухгалтерську службу;
- Положення (регламент) про приймання-передачу бухгалтерських справ (обов’язково для бюджетних установ – ч. 3 ст. 56 Бюджетного кодексу України, Постанова КМУ від 26.01.2011 №59);
- Внутрішні інструкції / регламенти доступу до програм систем;
- Облікова політика підприємства.
Яка послідовність дій при зміні головного бухгалтера?
Послідовність дій при зміні головного бухгалтера складається з таких кроків:
- Наказ керівника про звільнення головного бухгалтера та (якщо це можливо) про прийняття на роботу нового головного бухгалтера
- Формування комісії з передачі справ
- Перевірка стану обліку, звітності
- Повернення активів
- Акт приймання-передачі справ
- Скасування / блокування КЕП / доступів
- Повідомлення податкового органу (форма 1-ОПП)
- Повідомлення банку / контрагентів
- Реєстрація нового КЕП, оновлення даних
- Додаткові повідомлення / дії
- Контроль після зміни (бажано)
Опишемо їх усі у таблиці нижче
Таблиця 1
Послідовність дій при зміні головного бухгалтера
| Крок | Дії / що врахувати | Юридичні / практичні аспекти |
| Наказ керівника про звільнення головного бухгалтера та (якщо це можливо) про прийняття на роботу нового головного бухгалтера | Передусім керівник видає наказ про звільнення головного бухгалтера. Якщо на цей момент вже знайдено іншу особу, яка працюватиме на посаді головного бухгалтера, то керівник має видати наказ про прийняття на роботу цієї іншої особи. Можливий варіант, коли на посаду головного бухгалтера переводиться інший працівник – у такому випадку керівник має видати наказ про призначення на посаду головного бухгалтера такого іншого працівника. Якщо ж остаточної кандидатури немає, то в наказі про звільнення головного бухгалтера обов’язково слід зазначити, хто тимчасово виконуватиме обов’язки головного бухгалтера – наприклад, заступник головного бухгалтера або, можливо, і сам керівник підприємства. Також керівник видає наказ, у якому вказує: дату передачі справ, склад комісії, яка контролюватиме передачу справ, строк передачі, перелік документів, які мають бути складені |
Наказ формує офіційну основу для зміни головного бухгалтера. Докладніше про те, як оформлюється звільнення працівника, ми розповідали у статті «Звільнення працівника у 2025 році від А до Я: які підстави та як документально оформити?» А зразок наказу про передачу справ ми наводимо нижче (Зразок 1) |
| Формування комісії з передачі справ | До складу бажано включити нового головного бухгалтера (або працівника, який тимчасово виконуватиме його обов’язки), юриста, представника аудиту або іншу незалежну особу | Комісія забезпечує об’єктивність перевірки стану обліку та приймання документів |
| Перевірка стану обліку, звітності | Перевірка відображення в бухгалтерському обліку усіх наявних первинних документів, факту реєстрації складених податкових накладних до дати звільнення, а також перевірка своєчасності складання та правильності оформлення документів | Особливо важливо перевірити незавершені операції та недооформлені документи, у яких головний бухгалтер має право підпису – оскільки після його звільнення це може ускладнити роботу підприємства |
| Повернення активів | Якщо звільнюваний головний бухгалтер відповідав за якісь матеріальні цінності (зокрема, і ті, які видавалися йому для виконання трудових обов’язків), він має їх повернути роботодавцю. В деяких випадках (наприклад, якщо головний бухгалтер виконував ще й обов’язки касира/старшого касира) – треба провести інвентаризацію | Інвентаризація покаже остаточний стан залишків і зменшить ризик претензій у майбутньому |
| Акт приймання-передачі справ | Складається акт, у якому зазначається перелік документів з описом (рік складання, кількість сторінок тощо), зазначаються зауваження, що є не передані документи й пояснення. Акт підписують звільнений бухгалтер, члени комісії, погоджує керівник | Три примірники: для кожної сторони з обов’язковим зберіганням в архіві. Якщо виявлені відсутні документи – обов’язково вказати причини |
| Скасування / блокування КЕП / доступів | Подати заяву до акредитованого центру сертифікації ключів на скасування підпису звільненого головного бухгалтера, заблокувати доступи до систем (електронний кабінет, бухпрограми, клієнт-банк, інші сервіси обміну документами – як внутрішні (CRM тощо), так і зовнішні) | Закон про електронну ідентифікацію зобов’язує це робити негайно, тобто на дату звільнення (ст. 25 Закону №2155) |
| Повідомлення податкового органу (форма 1-ОПП) | Подати до органу ДПС за місцем обліку заяву за формою №1-ОПП протягом 10 календарних днів з відміткою про зміну особи, відповідальної за бухгалтерський / податковий облік | За п. 66.4 ПКУ, якщо новий головбух – директор, у заяві зазначити його дані (ч. 3 ст. 8 Закону №996) |
| Повідомлення банку / контрагентів | Якщо головбух був підписантом за рахунками або в зразках підписів у банку, – повідомити банк про зміну та/або внести зміни до ЄДР, якщо бухгалтер є представником з правом підпису правочинів | Інакше можуть залишитися застарілі підписи в картотеках банку та право підпису первинних документів за ЄДР |
| Реєстрація нового КЕП, оновлення даних | Після присвоєння КЕП новому головному бухгалтеру (або особі, яка тимчасово виконує його обов’язки), оновити в усіх системах/сервісах | Не забути своєчасно змінити відповідальну особу у всіх програмах та сервісах |
| Додаткові повідомлення / дії | – Якщо звільнений бухгалтер був військовозобов’язаним, – треба подати повідомлення до ТЦК протягом 7 календарних днів з дати видання наказу про звільнення за формою додатка 4 до Порядку №1487. Якщо новоприйнятий головний бухгалтер є військовозобов'язаним - треба подати аналогічне повідомлення в ті самі строки про прийняття на роботу. В разі призначення на посаду головного бухгалтера іншого працівника, який є військовозобов'язаним - повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4) подається в ТЦК до 5 числа наступного місяця (п. 34 Порядку №1487). – Якщо головний бухгалтер одночасно був особою, відповідальною за ведення військового обліку на підприємстві, то після призначення нового відповідального потрібно протягом 7 днів з дати видання відповідного наказу подати до ТЦК та СП повідомлення (за формою з додатка 1 до Порядку №1487). – Якщо підприємство належить до критично важливих, – подати повідомлення про звільнення до ПФУ (пп. 4 п. 2 Постанови КМУ №1332) |
Про те, як скласти повідомлення про звільнення військовозобов’язаного працівника (додаток 4), ми розповідали у статті «Повідомлення ТЦК про прийняття на роботу військовозобов’язаного працівника і його звільнення: як заповнити?» А про те, як скласти повідомлення до ПФУ про звільнення працівника, – у статті «Як роботодавцю подати відомості про трудові відносини онлайн: роз’яснення від ПФУ» |
| Контроль після зміни (бажано) | Періодичні перевірки: чи новий бухгалтер має доступ до всіх документів за актом приймання-передачі, чи не виникли проблеми з даними, чи правильно оновлені доступи, чи немає претензій від контрагентів, чи вчасно подані звіти за перехідний період | Це допоможе вчасно виявити помилки чи порушення у перехідний період |
Які документти слід оформити при звільненні головного бухгалтера?
- Наказ про створення комісії та передачу справ
- Акт приймання-передачі справ
- Заява на анулювання КЕП
- Форма №1-ОПП
- Наказ про проведення службового розслідування (у разі виявлення матеріальної шкоду, завданої підприємству)
- Акт службового розслідування (зазвичай є додатком до наказу про проведення службового розслідування)
Зразок 1. Наказ про створення комісії та передачу справ (Завантажити >>)
Чи треба залучати до комісії незалежного експерта?
Передача справ – не завжди формальність. Є випадки, коли залучення аудитора чи незалежного експерта буде розумним рішенням:
- Підозри у зловживаннях: втрата документів, відсутність первинних накладних, помилки у звітності.
- Звільнення конфліктне: коли бухгалтер і керівництво перебувають у спорі.
- Велике підприємство чи холдинг: великий обсяг документів, кілька напрямів діяльності.
- Перехідний період (кінець року / кварталу): підвищений ризик неточностей у звітності.
- Попередні проблеми з податковою чи аудиторами: якщо з попереднім головним бухгалтером вже були проблеми, то є ризик виявлення помилок у майбутньому.
Увага! Прийняти рішення про аудит при зміні головного бухгалтера може не тільки керівник підприємства.
На вимогу учасника чи учасників, яким сукупно належить 10 і більше відсотків статутного капіталу ТОВ/ТДВ, проводиться аудит фінансової звітності товариства із залученням аудитора (аудиторської фірми), не пов’язаного (не пов’язаної) майновими інтересами з товариством, посадовими особами товариства чи з його учасниками (ст. 41 Закону про ТОВ/ТДВ).
Зразок 2. Акт приймання-передачі справ (Завантажити >>)
Зразок 3. Заява на анулювання КЕП (Завантажити >>)
Зразок 4. Форма №1-ОПП (Завантажити >>)
Збитки юрособі та відповідальність головбуха
А якщо аудит при звільненні головного бухгалтера провели, і при цьому виявили помилки або порушення. Що робити із цим?
Все залежить від того, чи завдали ці помилки або порушення матеріальну шкоду підприємству.
Якщо матеріальної шкоди немає, то їх треба усунути, або до звільнення, або вже новим головбухом, а «старий» вже і так звільняється.
Якщо матеріальна шкода є, то її треба відшкодувати. Якщо головний бухгалтер погодиться зробити це в тому розмірі, який встановила комісія й аудит, то сторонам колишніх трудових відносин залишиться лише домовитись, як це зробити.
Якщо ж головбух не погодиться, подивимось, які варіанти є в роботодавця та які можуть виникнути проблеми.
1. Які бувають види матеріальної відповідальності головного бухгалтера?
Обмежена (загальна) – відшкодування збитків у розмірі не більше середнього місячного заробітку (ст. 132 КЗпП) застосовується у звичайних випадках недбалості.
Повна матеріальна відповідальність – відшкодування у повному розмірі шкоди, якщо:
- шкода завдана умисними діями;
- є договір про повну матеріальну відповідальність (часто підписується з головним бухгалтером);
- шкода завдана внаслідок кримінального правопорушення;
- збитки спричинені діями головного бухгалтера, що виходили за межі його повноважень.
Правові підстави матеріальної відповідальності головного бухгалтера:
- КЗпП України (ст. 130–138) – регулює матеріальну відповідальність працівників.
- Цивільний кодекс України (ст. 1166, 1172) – загальні підстави відшкодування шкоди.
- Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» – покладає на бухгалтера обов’язок забезпечити достовірність обліку.
2. Який порядок дій керівника для стягнення збитків?
Виявлення шкоди
- За результатами перевірки / аудиту / податкової перевірки.
- Фіксація актами, довідками, інвентаризацією.
Службове розслідування
- Видати наказ про створення комісії з визначення розміру шкоди та винних осіб.
- Отримати письмові пояснення від бухгалтера (ст. 136 КЗпП).
Наказ про відшкодування (для діючих працівників)
- Якщо шкода не перевищує середньомісячного заробітку, керівник може видати наказ і утримати суму із зарплати (ст. 127 КЗпП).
- Строк – не пізніше 2 тижнів з моменту виявлення шкоди та не раніше 7 днів з дня повідомлення працівника (ст. 136 КЗпП).
Звернення до суду
- Якщо бухгалтер вже звільнений і з ним вже провели остаточний розрахунок (спору при цьому не було) або сума перевищує місячний заробіток, стягнення відшкодування матеріальної шкоди відбувається через суд.
- Позов подається до місцевого суду за місцем проживання бухгалтера (за ч. 1 ст. 25 ЦПКУ) або за місцем заподіяння шкоди (за ч. 6 ст. 28 ЦПКУ) протягом одного року з дня виявлення шкоди (ч. 3 ст. 233 КЗпП).
До позову додаються:
- докази завданої шкоди (акти, висновки аудиту, довідки ДПС про донарахування, фінансові документи);
- копію трудового договору/посадової інструкції бухгалтера;
- накази, що підтверджують його відповідальність;
- розрахунок збитків.
Рішення суду
- Якщо суд встановить вину бухгалтера, стягується сума відшкодування в межах КЗпП (повна чи обмежена відповідальність).
3. Чому стягнути відшкодування буває непросто?
Дуже складно довести прямий причинний зв’язок між діями головного бухгалтера і збитками (наприклад, штрафи ДПС можуть бути наслідком не лише його дій, а й бездіяльності директора, особливо якщо головний бухгалтер попереджав директора про можливі ризики).
Суд часто визнає, що директор як керівник підприємства несе повну матеріальну відповідальність, а головний бухгалтер – лише обмежену. Тому суду треба надати докази, що головний бухгалтер несе саме повну матеріальну відповідальність, незважаючи на відсутність відповідного договору (такі випадки наведені у ст. 134 КЗпП), і що це саме головний бухгалтер винен у матеріальній шкоді, яку було завдано підприємству (а директор не знав або не міг зупинити нанесення такої шкоди).
Зразок 5. Наказ про проведення службового розслідування (Завантажити >>)
Чому цей наказ важливий:
- він створює правову основу для збору доказів;
- він фіксує строк розслідування та повноваження комісії;
- він забезпечує законність подальшого звільнення чи подання позову про відшкодування збитків;
- у суді це один із головних документів, який підтверджує, що роботодавець діяв у правовому полі, а не «з емоцій».
Зразок 6. Акт службового розслідування (Завантажити >>)
Цей акт зазвичай є додатком до наказу про проведення службового розслідування. Його структура універсальна: підходить для випадків з головним бухгалтером та іншими відповідальними особами.
Чому важливо мати такий акт:
- це офіційний доказ у разі спору;
- він підтверджує факт перевірки, перелік виявлених порушень і розмір шкоди;
- він дозволяє керівнику прийняти рішення про звільнення, стягнення шкоди чи звернення до суду;
- у судовому процесі це один із ключових документів на користь роботодавця.
4. Чи можна укладати договір про повну матеріальну відповідальність з усіма головними бухгалтерами?
Така спокуса у роботодавців час від часу виникає. Особливо враховуючи те, що роботодавці вважають головного бухгалтера винним у всіх штрафах, які накладає на підприємство ДПС, а суми при цьому можуть бути чималенькі. Звісно, що середній заробіток головбуха такі штрафи може не покрити. Але чи є договір про повну матвідповідальність вирішенням всіх проблем?
Дуже важливий нюанс! Договір про повну матеріальну відповідальність можна укласти лише з особами, яких зазначено в Переліку №447/24. Його ви можете знайти на нашому сайті за посиланням. І головного бухгалтера в цьому переліку немає!
Звісно, цей Перелік було видано ще за радянських часів, але в Законі про дерадянізацію законодавства України він не згадується. Про проблему визначення тих працівників, з якими слід обов’язково укладати договори про повну матеріальну відповідальність, говорили ще Мінфін та Держказначейство у листі від 01.02.2006 №07-04/218-919, однак минуло майже 20 років, а заміни цьому Переліку так і не було створено.
Звісно, головний бухгалтер може добровільно погодитися укласти договір про повну матеріальну відповідальність... Але чи буде він дійсним?
Важливо! Договір про повну матеріальну відповідальність, укладений з особами, які не включені до Переліку категорій працівників, з якими можна такі договори укладати, є недійсним.
Сам по собі факт укладання з працівником договору про повну матеріальну відповідальність не є підставою для покладання матеріальної відповідальності у повному розмірі шкоди за п. 1 ч. 1 ст. 134 КЗпП. Такого висновку дійшов Верховний Суд у складі колегії суддів Третьої судової палати Касаційного цивільного суду у справі №686/12599/17.
Фактично укласти такий договір легально можна тільки в тому випадку, якщо головний бухгалтер виконував обов’язки, пов’язані зі зберіганням, отриманням та відвантаженням матеріальних цінностей. Наприклад, якщо він працює також на посаді касира (старшого касира), тоді договір про повну матеріальну відповідальність укладається з таким працівником саме як з касиром (або старшим касиром).
Або якщо в посадовій інструкції головного бухгалтера зазначено трудові обов’язки, пов’язані зі зберіганням, отриманням та відвантаженням матеріальних цінностей (Зверніть увагу: в цьому випадку не йдеться про матеріальні цінності (ОЗ, МНМА, канцтовари тощо), які надаються головному бухгалтеру для виконання його безпосередніх трудових обов’язків). Якщо головний бухгалтер погодився на виконання таких обов’язків, то має погодитись і на укладання договору про повну матеріальну відповідальність.
Якщо ж головний бухгалтер НЕ ВИКОНУЄ трудові обов’язки, пов’язані зі зберіганням, отриманням та відвантаженням матеріальних цінностей, то укалсти з ним Договір про повну матеріальну відповідальність не вийде. А якщо такий договір буде уладено, то у суді його буде визнано недійсним!
5. Яка судова практика у справах про матеріальну відповідальність головного бухгалтера?
Судова практика свідчить, що навіть наявність такого договору про повну матеріальну відповідальність не дозволяє роботодавцю «автоматично» звільнити працівника. Має бути належно зафіксований конкретний факт порушення.
Верховний Суд, постанова від 26.06.2019 у справі №761/21037/16-ц. Суд розглядав спір про стягнення збитків з головного бухгалтера, з яким був укладений договір про повну матеріальну відповідальність. Суд відмовив, бо підприємство не довело прямого причинного зв’язку між діями бухгалтера та збитками.
Висновок: наявність договору про повну матеріальну відповідальність не є достатнім доказом вини.
Верховний Суд, постанова від 13.02.2025 у справі №757/26467/22-ц. Головного бухгалтера звільнили (п. 2 ч. 1 ст. 41 КЗпП) з підстав втрати довіри. Суд з’ясував, що до посадових обов’язків головного бухгалтера не входило безпосереднє обслуговування грошових та товарних цінностей.
Висновок: навіть якщо головний бухгалтер не оскаржує договір про повну матеріальну відповідальність, суд візьме до уваги той факт, що головних бухгалтерів у Переліку №447 немає. І це рішення вже свіже, 2025 року!
Наостанок – три правила при звільненні головного бухгалтера з договором про повну матеріальну відповідальність
Правило 1. Договір – це не підстава для звільнення!
- Сам факт підписаного договору або його порушення не дозволяє звільнити бухгалтера.
- Потрібна підстава, передбачена КЗпП.
- Якщо наказ про звільнення ґрунтується тільки на договорі, – суд поновить бухгалтера.
Правило 2. Фіксуйте факти, а не припущення!
- Перед звільненням оформляйте акти перевірки, висновки службового розслідування, пояснення бухгалтера.
- В акті приймання-передачі справ фіксуйте виявлені недоліки.
- Суд визнає законним звільнення лише тоді, коли є конкретні докази порушень і їх наслідків.
Правило 3. Відповідальність настає лише в разі наявності доказів матеріальної шкоди!
Договір про повну матеріальну відповідальність означає, що бухгалтер може відшкодувати повний розмір матеріальної шкоди, але тільки якщо:
- доведено факт шкоди;
- визначено точний розмір;
- підтверджено вину бухгалтера;
- є причинний зв’язок між його діями та збитками.
Інакше суд відмовить у стягненні навіть при підписаному договорі.
Зверніть увагу!
Інколи не сам бухгалтер хоче звільнитись з підприємства, а на цьому наполягає керівник (директор). І якщо сторонам не виходить домовитись про звільнення за власним бажанням або згодою сторін, то особливо принципові керівники можуть захотіти звільнити головного бухгалтера «за статтею». Наприклад, із посиланням на п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗпП – за систематичне невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку.
Однак пам’ятайте, що звільнення з цієї підстави можливе, тільки якщо до працівника раніше вже застосовувалися заходи дисциплінарного стягнення (були догани).
***
Читайте також:
- Головний бухгалтер на підприємстві після скасування ГКУ: чи змінилось щось у його правах і обов’язках?
- Якщо на підприємстві є бухгалтер, це не забороняє отримувати бухгалтерські послуги від ФОП: Верховний Суд
- Як бухгалтеру укласти договір з клієнтом, щоб не стати суб’єктом фінмоніторингу? (+ зразки договорів)
- Заміна директора ТОВ: підстави, нюанси, покроковий порядок дій – від А до Я
- Помер директор ТОВ: що робити? (Та як провести заміну керівника у разі його смерті без ризиків та проблем)
- Звільнення працівника у 2025 році від А до Я: які підстави та як документально оформити?
- Звільнення за власним бажанням чи за угодою сторін: що краще для працівника та роботодавця?
