Завідувач сектору адміністрування єдиного внеску управління доходів і зборів з фізичних осіб ГУ ДФС у Черкаській області Наталія Бойко нагадала, що заповнення та подання звітності з ЄСВ на сьогодні регламентується Порядком №435.
Відповідальним за правильність та достовірність заповнення Звіту є страхувальник.
Відповідно до Порядку №435 страхувальники – юридичні особи, фізичні особи – підприємці та особи, які провадять незалежну професійну діяльність, які використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, чи за цивільно-правовими договорами (крім цивільно-правового договору, укладеного з ФОП, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців), у частині подання звіту за таких осіб зобов'язані формувати та подавати до фіскальних органів Звіт протягом 20 календарних днів, що настають за останнім днем звітного періоду. Звітним періодом є календарний місяць. Наприклад, звіт за березень 2016 року роботодавці – страхувальники подають до 20 квітня 2016 року включно.
Якщо ж останній день строку подання Звіту припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, то останнім днем подання Звіту вважається перший після нього робочий день.
Звіт подається за основним місцем взяття на облік у фіскальних органах в один із таких способів:
- засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису відповідальних осіб;
- на паперових носіях, завірених підписом керівника страхувальника та скріплених печаткою (за наявності), разом з електронною формою на електронних носіях інформації;
- на паперових носіях, якщо у страхувальника кількість застрахованих осіб не перевищує п'яти. Звіт на паперовому носії заповнюється українською мовою в друкованому вигляді або кульковою ручкою із синім або чорним чорнилом друкованими літерами без помарок та виправлень. У разі незаповнення того чи іншого рядка Звіту через відсутність операції цей рядок прокреслюється;
- надсилання поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення за умови, що у страхувальника кількість застрахованих осіб не перевищує п'яти не пізніше ніж за десять днів до закінчення граничного строку подання Звіту.
Страхувальник повинен подавати Звіт у повному обсязі. Звіт, складений з порушенням вимог Порядку №435, у тому числі без обов'язкових реквізитів та поданий без всіх необхідних таблиць, не вважається звітом і вважається таким, що не подавався.
Водночас якщо юридичні особи або фізособи – підприємці не використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, Звіт за найманих працівників до фіскальних органів не подається.
Окремо податківці розяснили порядок заповнення Звіту з ЄСВ.
Заповнення титульного аркуша
Реквізит 01 На титульному аркуші додатка 4 вказується звітний місяць (дві цифри) та рік (чотири цифри), за який формується та подається звіт. Цей реквізит заповнюється однаково для всіх таблиць додатка 4.
Тип форми: поле обов’язкове для заповнення:
початковий документ - звіт страхувальника з позначкою «початкова» – це документ на підставі якого створюється відповідний електронний звіт у базі даних фіскального органу та за відомостями якого формуються дані в реєстрі застрахованих осіб у Пенсійному фонді.
скасовуючий документ - звіт страхувальника з позначкою «скасовуюча», який є підставою для повного скасування інформації, що попередньо була подана у формі «початкова» до фіскальних органів
додатковий документ – звіт страхувальника, який подається, якщо страхувальник не зазначив дані про застраховану особу у таблицях 5або 7 додатку 4.
Реквізит 02 Код ЄДРПОУ або податковий номер/серія та номер паспорта страхувальника для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта:
- для юридичних осіб вноситься восьмирозрядний номер згідно з Державним реєстром підприємств, організацій України.
- для фізичних осіб-підприємців вноситься десяти розрядний номер, під яким вони зареєстровані як платники податків за довідкою ДФСУ з Державного реєстру фізичних осіб
Реквізит 03 У разі, якщо звіт подається правонаступником, то заповнюється код ЄДРПОУ або податковий номер ліквідованого страхувальника. В інших випадках зазначене поле не заповнюється.
Реквізит 04 Найменування страхувальника або ПІБ для фізичної особи, місце знаходження та телефон є обов’язковими для заповнення реквізитами.
Реквізит 05 Вноситься код та назва територіального фіскального органу, до якого подається звіт, тобто у якому страхувальник зареєстрований як платник податків. Звіт з ЄСВ подається за основним місцем обліку платника.
Реквізит 06 В переліку таблиць звіту додатка 4 навпроти назви кожної із таблиць зазначається кількість аркушів та кількість рядків. Навпроти тих таблиць, що не подаються, проставляються прочерки. У графі «Кількість аркушів» зазначається кількість аркушів документів однієї таблиці. У графі «Кількість рядків» зазначається кількість заповнених рядків на аркушах документів однієї таблиці для таблиць 5-9 додатка 4. У графі «Усього» зазначається загальна кількість аркушів документів та загальний підсумок заповнених рядків на цих аркушах.
Реквізит 07 Зазначається код, прізвище та підпис керівника, для фізичних осіб-підприємців – код, прізвище та підпис фізичної особи-підприємця.
Реквізит 08 Зазначається код, прізвище та підпис бухгалтера, для фізичних осіб-підприємців дане поле не заповнюється.
Заповнення таблиці 1 звіту з ЄСВ
Саме на основі таблиці 6, заповнюється таблиця 1.
В основній частині відображаються такі реквізити:
Реквізит 01 Код ЄДРПОУ для юридичних осіб або податковий номер для фізичних осіб-підприємців.
Реквізит 02 У разі, якщо звіт подається правонаступником, то заповнюється код ЄДРПОУ або податковий номер ліквідованого страхувальника. Зазначений реквізит заповнюється лише у випадку, якщо відомості подаються правонаступником, за осіб, що перебували з страхувальником, який ліквідований та має правонаступника, в трудових відносинах чи відносинах цивільно-правового характеру.В інших випадках зазначений реквізит не заповнюється.
Реквізит 03 Вказується звітний місяць (дві цифри) та рік (чотири цифри), за який подаються дані щодо трудових відносин;
Реквізит 04 Зазначається код основного виду економічної діяльності, на підставі якого встановлено клас професійного ризику.
Реквізит 05 Клас професійного ризику виробництва згідно з повідомленням про взяття на облік платника єдиного внеску (враховуючи зміни дана графа не впливає на нарахування внеску).
Реквізити 06-09 Заповнюється шляхом проставляння позначки «Х» у відповідну клітинку, якщо платник:
- бюджетна установа;
- підприємство, організація громадської організації інвалідів, УТОГ, УТОС;
- підприємство, організація громадської організації інвалідів;
- підприємство суднобудівної промисловості;
Реквізити 10-15 Зазначається інформація такого характеру:
- підпорядкованість платника (міністерство або інший центральний орган);
- місцезнаходження або місце проживання платника, телефон;
- організаційно – правова форма господарювання;
- номер реєстрації страхувальника за даними повідомлення про взяття на облік платника єдиного внеску або повідомлення про реєстрацію платника страхових внесків в органі ПФУ;
- назва, МФО банку, номери поточних рахунків в установах банків.
Реквізит 16 Кількість створених нових робочих місць у звітному періоді – зазначається раз і лише тоді, коли на підприємстві створено нове робоче місце у зв’язку із створенням нового суб’єкта господарювання, або збільшенням штатної чисельності працівників.
Реквізит 17 – «застосування коефіцієнта» - помітка «Х» в комірці НІ.
Реквізит 18 Розмір коефіцієнта не проставляється.
Реквізит 19 Середня заробітна плата за 2014 р не проставляється.
Реквізит 20 Середньомісячна кількість застрахованих осіб не проставляється.
Реквізит 21 Середньооблікова кількість штатних працівників.
Середньооблікова кількість штатних працівників за місяць обчислюється шляхом підсумовування кількості штатних працівників облікового складу за кожний календарний день звітного місяця, тобто з 1 по 30 або 31 число (для лютого - по 28 або 29), включаючи вихідні, святкові та неробочі дні, і ділення одержаної суми на число календарних днів звітного місяця. Визначається, відповідно до Інструкції зі статистики чисельності працівників.
у т.ч. – працівників, яким на підставі чинного законодавства встановлена інвалідність. Заповнюється згідно з наказом Мінпраці від 10.02.2007 №42;
працівників, які мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню. Заповнюється відповідно до ст. 14 Закону України «Про зайнятість населення» .
штатна чисельність працівників. Установлений на перше число звітного періоду роботодавцем склад працівників (персонал), із якими укладено трудовий договір відповідно до затвердженого роботодавцем переліку посад (з урахуванням вакантних), у якому зазначено розмір окладу для конкретної посади;
кількість осіб, які виконували роботи за договорами цивільно-правового характеру;
кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати у т.ч. окремо чоловіків і жінок.
Рядок 1 Заповнюється загальна сума нарахованої заробітної плати, винагород за виконану роботу (надані послуги) за цивільно – правовими договорами й оплати допомоги по тимчасовій непрацездатності, вагітності та пологах.
Рядок 2 Заповнюється інформація про виплати, наведені у рядку 1, але з урахуванням максимальної величини, на яку нараховується ЄСВ, а також включається сума додаткової бази нарахування ЄСВ.
Рядок 3 Нараховано єдиного внеску всього.
Рядок 4 Не заповнюється.
Рядок 5 Не заповнюється.
Рядок 6 Заповнюється сума донарахованого та/або доутриманого єдиного внеску у звя'зку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах.
Рядок 7 Заповнюється сума зменшеного єдиного внеску у звя'зку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах.
Рядок 8 Зазначаємо суму ЄСВ, що визначається шляхом додавання даних, зазначених у рядках 3,6 від яких віднімаються дані рядка 7.
Заповнення таблиці 2 та 8 звіту з ЄСВ
Таблиці 2, 8 формуються та подаються лише районними (міськими) управліннями праці та соціального захисту населення про нарахування сум єдиного внеску (грошового забезпечення) батькам - вихователям дитячих будинків сімейного типу, прийомним батькам, якщо вони отримують грошове забезпечення відповідно до законодавства, та за осіб, які доглядають за дитиною до досягнення нею трирічного віку та відповідно до закону отримують допомогу по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та/або при народженні дитини, та за одного непрацюючого працездатного батька, усиновителів, опікунів, піклувальників, які фактично здійснюють догляд за дитиною-інвалідом, а також непрацюючих працездатних осіб, які здійснюють догляд за інвалідом I групи або за престарілим, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду або досяг 80-річного віку, якщо такі непрацюючі працездатні особи отримують допомогу або компенсацію відповідно до законодавства.
Заповнення таблиці 3 та 9 звіту з ЄСВ
Таблиці 3, 9 формують та подають до фіскальних органів страхувальники, які нараховують та сплачують єдиний внесок за осіб, що проходять строкову військову службу у Збройних Силах України, інших утворених відповідно до закону військових формувань, Службі безпеки України, органах Міністерства внутрішніх справ України та службу в органах і підрозділах цивільного захисту.
Заповнення таблиці 4 звіту з ЄСВ
Таблицю 4 формують та подають до фіскальних органів страхувальники, які нараховують та сплачують єдиний внесок за осіб із числа військовослужбовців (крім військовослужбовців строкової та альтернативної служби), осіб рядового і начальницького складу.
Заповнення таблиці 5 Звіту з ЄСВ
Таблицю 5 заповнюють тільки якщо протягом звітного періоду:
- укладено або розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір) із застрахованою особою,
- укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце,
- особі надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку,
- особі надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку,
- особі надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами.
У разі коли за даними страхувальника протягом звітного періоду не було зафіксовано фактів укладання та розірвання трудових угод (цивільно-правового договору), надання відповідної відпустки, таблиця 5 не формується та не подається.
Якщо протягом звітного періоду страхувальником із застрахованою особою було розірвано трудовий договір, а потім знову укладено, на таку застраховану особу робиться два записи в таблиці 5 додатка 4: перший запис із зазначенням дати припинення трудових відносин; другий - із зазначенням дати початку трудових відносин.
У разі коли особі надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку або відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, у звітному місяці зазначається дата початку відпустки. У разі коли у особи закінчилась відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку або відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами у звітному місяці зазначається дата закінчення відпустки. Дату початку або закінчення відпустки по вагітності і пологах, по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку зазначають один раз у звітному місяці, у якому почалась або закінчилась відповідна відпустка.
Якщо протягом звітного періоду страхувальником із застрахованою особою було укладено та розірвано трудовий або цивільно-правовий договір, на таку застраховану особу запис про дату початку та дату припинення трудових або цивільно-правових відносин здійснюється в одному рядку.
Відомості в таблиці 5 про початок та закінчення цивільно-правових відносин в рамках договору підряду (виконання робіт) заносяться відповідно до строків зазначених у самому договорі, а в рамках договору надання послуг – відповідно до акту про їх надання.
Формування реквізитів таблиці 5 додатка 4 здійснюється за такими правилами.
Реквізит 01 Код ЄДРПОУ для юридичних осіб або податковий номер для фізичних осіб-підприємців.
Реквізит 02 У разі, якщо звіт подається правонаступником, то заповнюється код ЄДРПОУ або податковий номер ліквідованого страхувальника. Зазначений реквізит заповнюється лише у випадку, якщо відомості подаються правонаступником, за осіб, що перебували з страхувальником, який ліквідований та має правонаступника, в трудових відносинах чи відносинах цивільно-правового характеру.В інших випадках зазначений реквізит не заповнюється.
Реквізит 03 Вказується звітний місяць (дві цифри) та рік (чотири цифри), за який подаються дані щодо трудових відносин;
Реквізит 04 Тип — позначка “Х”: вноситься у клітинку відповідного варіанту: початковий документ, скасовуючий документ чи додатковий документ.
У разі якщо страхувальник подає за один і той же звітний період таблиці зі статусом скасовуюча та додаткова, вони подаються з окремими титульними аркушами (як два окремих звіти).
Реквізит 06 Громадянин України (1-так; 0-ні): для застрахованих осіб, які є громадянами України вноситься позначка “1”, а для застрахованих осіб із числа іноземців поле заповнюється «0».
Реквізит 07 Категорія особи – зазначається обов’язково відповідна категорія:
1 – наймані працівники з трудовою книжкою;
2 – наймані працівники (без трудової книжки);
3 – особи, які виконують роботи за договорами цивільно-правового характеру;
4 – особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку;
5 – особи, яким надано відпустку по вагітності і пологах;
6 – особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.
Реквізит 08 Договір ЦПХ за основним місцем роботи або за сумісництвом
(1 - так, 0 - ні). Зазначений реквізит заповнюється «1» для осіб з категорією особи «3» лише у випадку, якщо відносини між страхувальником і застрахованою особою визначаються одночасно на підставі трудового договору (застрахована особа є основним працівником або сумісником) та на підставі цивільно-правового договору.
Реквізит 09 Податковий номер або серія та номер паспорта осіб податковий номер - реєстраційний номер облікової картки платника податків - для фізичних осіб, крім осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта.
Реквізит 10 Прізвище, ім’я, по батькові ЗО: вносяться повністю прізвище, ім`я та по батькові відповідно до україномовної сторінки паспорта застрахованої особи, а для застрахованих осіб із числа іноземців – відповідно до засвідченого у встановленому законодавством України порядку перекладу українською мовою паспортного документа.
Реквізити 11 Зазначається період трудових відносин, відносин за договорами цивільно-правового характеру та відпусток. Трудові відносини, відносини за договорами цивільно-правового характеру: дата початку та дата припинення: зазначається у відповідній графі день прийому на роботу або дата початку терміну дії угоди ЦПХ, якщо застрахована особа розпочала трудову діяльність у звітному місяці та, відповідно, день звільнення з роботи або дата закінчення терміну дії угоди ЦПХ, якщо застрахована особа припинила трудову діяльність у звітному місяці. А також зазначається дата початку та дата закінчення періоду відпусток по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку, та відпусток по вагітності і пологах.
Реквізит 12 Дата створення нового робочого місця (штатної одиниці), на яке у звітному періоді працевлаштований даний працівник - заповнюється у разі працевлаштування особи на нове робоче місце, яке створене у зв’язку із створенням нового суб’єкта господарювання (крім того, який створений шляхом припинення) або збільшенням штатної чисельності працівників за умови відсутності скорочення (зменшення) середньомісячної чисельності за попередні 12 місяців, а також створене шляхом модернізації або зміни технології виробництва, що потребують нових знань та вмінь працівника. Дата (число місяць та рік) створення може не співпадати з датою початку трудових відносин.
Реквізит 13 Підстава припинення трудових відносин – зазначається обов’язково при звільненні особи з категорією 1 та 2. Причина звільнення – стаття звільнення вибирається автоматично із довідника, який розроблено згідно з Кодексом законів про працю України, у разі якщо в довіднику не зазначено статтю звільнення проставляється – інше.
Реквізит 14 Вноситься дата заповнення таблиці.
Реквізит 15 Зазначається кількість заповнених записів на аркуші, тобто кількість ЗО по яких внесено дані про трудові відносини.
Реквізит 16 Зазначається код, прізвище та підпис керівника, для фізичних осіб-підприємців – код, прізвище та підпис фізичної особи-підприємця.
Реквізит 17 Зазначається код, прізвище та підпис бухгалтера, для фізичних осіб-підприємців дане поле не заповнюється.
Особливості виправлення помилок в таблиці 5 додатку 4:
Якщо потрібно повністю скасувати відомості, зазначені в таблиці 5 додатка 4 подаються тільки скасовуючі документи щодо виявлених недостовірних відомостей про застраховану особу.
Якщо в таблиці 5 додатка 4 страхувальник не зазначив будь-якої дії щодо застрахованої особи, він подає Звіт за попередній період, який містить: титульний аркуш (перелік таблиць Звіту) з позначкою «додаткова» та таблицю 5 зі статусом «додаткова», яка містить дані на цю застраховану особу. Звіт з позначкою «додаткова» не повинен містити таблиць 1 - 4 додатка 4.
Якщо страхувальником до закінчення терміну подання Звіту подається окрема таблиця 5 за поточний звітний період Звіту зі статусом «скасовуюча», «додаткова», цей Звіт не вважається Звітом і вважається таким, що не подавався.
У разі якщо страхувальник подає за один і той самий звітний період таблиці зі статусами «скасовуюча» та «додаткова», вони подаються з окремими титульними аркушами (як два окремих Звіти).
Заповнення таблиці 6 Звіту з ЄСВ
Таблиця 6 призначена для формування страхувальником у розрізі кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованої їй заробітної плати (доходу) у звітному місяці, які вносяться до персональних облікових карток застрахованих осіб Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Формування реквізитів таблиці 6
Реквізит 01 Код ЄДРПОУ для юридичних осіб або податковий номер для фізичних осіб-підприємців.
Реквізит 02 У разі, якщо звіт подається правонаступником, то заповнюється код ЄДРПОУ або податковий номер ліквідованого страхувальника. Зазначений реквізит заповнюється лише у випадку, якщо відомості подаються правонаступником, за осіб, що перебували з страхувальником, який ліквідований та має правонаступника, в трудових відносинах чи відносинах цивільно-правового характеру.В інших випадках зазначений реквізит не заповнюється.
Реквізит 03 Вказується звітний місяць (дві цифри) та рік (чотири цифри), за який подаються подаються відомості про нарахування заробітної плати;
Реквізит 04 Тип — позначка “Х”: вноситься у клітинку відповідного варіанту: початковий документ, скасовуючий документ чи додатковий документ. Для таблиці 6 «скасовуюча» форма не може застосовуватися без одночасного подання початкової відомості.
Реквізит 06 Громадянин України (1-так; 0-ні): для застрахованих осіб, які є громадянами України вноситься позначка «1», а для застрахованих осіб із числа іноземців поле заповнюється «0».
Реквізит 07 Чоловік – Ч, жінка – Ж: для застрахованих осіб чоловічої статі зазначається літера Ч, а для застрахованих осіб жіночої статі зазначається літера Ж.
Реквізит 08 Податковий номер або серія та номер паспорта осіб податковий номер - реєстраційний номер облікової картки платника податків - для фізичних осіб, крім осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта.
Реквізит 09 Код категорії ЗО: зазначається код відповідно до Таблиці відповідності кодів категорії застрахованої особи. Вибраний із цієї таблиці код категорії застрахованої особи має відповідати фактичному статусу застрахованої особи у відносинах із страхувальником. (Для застрахованої особи, яка є найманим працівником на загальних підставах- 1; для застрахованої особи, яка є працюючим інвалідом на підприємстві – 2). Якщо застрахованій особі протягом звітного періоду нараховувалася допомога по тимчасовій непрацездатності, то ця допомога відображається за окремим кодом категорії ЗО – це код 29 – особи, яким у звітному періоді нараховано допомогу по тимчасовій непрацездатності.
Реквізит 10 Зазначається відповідний код типу нарахувань від одиниці «1» до тринадцяти «13» або поле залишається пустим.
Суми, нараховані за дні щорічних та додаткових відпусток, вносяться до графи “Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)” із зазначенням відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на дні відпустки у цьому місяці, з кодом типу нарахувань 10. Суми, що припадають на дні відпустки наступних місяців, включаються до поля наступних місяців і відображаються в окремих рядках за першим рядком з кодом типу нарахувань 10.
Реквізит 11 Місяць та рік, за який проведено нарахування, - реквізит обов’язково повинен бути заповнений та заповнюється значенням місяця та року за які проведено нарахування.
Реквізит 12 Вносяться повністю прізвище, ім`я та по батькові відповідно до україномовної сторінки паспорта застрахованої особи, а для застрахованих осіб із числа іноземців – відповідно до засвідченого у встановленому законодавством України порядку перекладу українською мовою паспортного документа.
Реквізит 13 Зазначається кількість календарних днів з тимчасової непрацездатності (лікарняні листки) окремо за кожний відповідний місяць, що припадає на дні тимчасової непрацездатності.
Реквізит 14 Зазначається кількість календарних днів відпустки в яких перебувала особа за власний рахунок.
Реквізит 15 Зазначається кількість днів перебування у трудових /ЦП відносинах протягом календарного звітного місяця. Заповнюється у кожному звітному періоді у реквізиті 15 таблиці 6 починаючи з 1 січня 2013 року. Показник відповідає кількості календарних днів від 1-го до 31 (28,29,30), залежно від кількості календарних днів у місяці. Якщо початок трудових відносин збігається з першим числом місяця та відсутній факт звільнення застрахованої особи у звітному періоді (закінчення цивільно-правових відносин) значення реквізиту 15 завжди дорівнює кількості календарних днів у місяці. У разі наявності факту звільнення показник відповідає кількості календарних днів тривалості трудових відносин у звітному місяці з урахуванням дня звільнення. Для осіб, у яких відносини з роботодавцем визначаються умовами трудового договору, значення реквізиту 15 залежить лише від дати початку трудових відносин та від дати закінчення трудових відносин.
Реквізит 16 Зазначається кількість днів перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами у відповідному місяці. Заповнюється для кодів категорій ЗО –42, 43, 44, 45 , де відображаються кількість календарних днів допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами, окремо за кожний відповідний місяць, що припадає на дні відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами.
Реквізит 17 Загальна фактична сума нарахованої заробітної плати / доходу (усього з початку звітного місяця) (чисельник): вносяться суми нарахованої заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату (крім відпускних, вони відображаються окремим рядком з типом нарахування - 10), інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону України “Про оплату праці”, та суми винагороди фізичним особам за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами; оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів роботодавця, та допомоги по тимчасовій непрацездатності та сум допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами що нараховані застрахованій особі у звітному періоді. Нарахування відображаються за календарний місяць (з першого до останнього числа місяця). Реквізит “Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)” по кожній окремій застрахованій особі формується та заповнюється з урахуванням наступної черговості відображення виплат за умови їх нарахування цій особі в одному звітному періоді:
а) фонд оплати праці;
б) сума винагороди за цивільно-правовими договорами (крім цивільно-правового договору, укладеного з фізичною особою – підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у свідоцтві про державну реєстрацію її як підприємця);
в) сума допомоги по тимчасовій непрацездатності, сума допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами.
Суми виплат, нараховані за дні тимчасової непрацездатності, відображаються в окремих рядках з кодом категорії застрахованої особи 29, 36, 37, 39 у полі відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на такий місяць.
Суми нарахованої допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами відображаються в окремих рядках з кодом категорій застрахованої осбоби – 42, 43, 44, 45 у полі відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на такий місяць, окремо за кожний відповідний місяць, що припадає на дні відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами відповідно до механізму нарахування єдиного внеску визначеного Інструкцією про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 20.04.2015 №449 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 07.05.2015 за №508/26953, а саме:
1) визначається середньоденний розмір допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами шляхом ділення нарахованої суми такої допомоги на кількість днів, за які вона нарахована;
2) визначається сума допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, що припадає на кожен місяць окремо, шляхом множення середньоденного розміру такої допомоги на кількість календарних днів кожного місяця, за які вона нарахована;
3) визначається сума єдиного внеску для роботодавця шляхом множення розрахованої суми допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами за кожен місяць окремо на розмір єдиного внеску (22%);
Суми, нараховані за дні щорічних та додаткових відпусток, вносяться до графи “Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)” із зазначенням відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на дні відпустки у цьому місяці, з кодом типу нарахувань 10.
Суми, що припадають на дні відпустки наступних місяців, включаються до поля наступних місяців і відображаються в окремих рядках за першим рядком з кодом типу нарахувань 10. При цьому суми, нараховані за дні щорічних та додаткових відпусток, вносяться до вищезазначеного реквізиту в поля відповідного місяця тільки у сумі, що припадає на дні відпустки у цьому місяці. Суми, що припадають на дні відпустки наступних місяців, включаються до поля наступних місяців і відображаються в наступних рядках за першим рядком.
Якщо нарахування фонду оплати праці здійснюються за попередній період, зокрема у зв'язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, вони відображаються у фонді оплати праці того місяця, у якому були здійснені нарахування.
Внесення від'ємних значень сум нарахованої заробітної плати (доходу) допускається лише:
при відображенні сум перерахунків заробітку (доходу), що пов'язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв'язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю, та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих у попередніх періодах;
при відображенні сторнованих сум відпускних та допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами.
Щомісячні суми нарахованої застрахованій особі заробітної плати згідно із Законом України “Про наукову і науково-технічну діяльність” відображаються окремими записами (рядками) із зазначенням ознаки наявності підстави для обчислення спеціального стажу. Відомості про заробітну плату або винагороду за роботу цій самій застрахованій особі, що не належить до науково-технічної, відображаються в іншому рядку. Таблиця 7 додатка 4 до Порядку повинна містити запис на зазначену особу із зазначенням підстави ЗНТ024А1.
Реквізит 18 Вносяться суми, у межах максимальної величини фактичних витрат на оплату праці найманих працівників, грошового забезпечення, оподатковуваного доходу (прибутку), загального оподатковуваного доходу, на які нараховується єдиний внесок відповідно до Закону. Реквізит “Сума нарахованої заробітної плати (доходу) у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок” по кожній застрахованій особі формується виключно з урахуванням наступної черговості відображення виплат за умови їх нарахування цій особі в одному звітному періоді:
а) фонд оплати праці;
б) сума винагороди за цивільно-правовими договорами (крім цивільно-правового договору, укладеного з фізичною особою – підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у свідоцтві про державну реєстрацію її як підприємця);
в) сума допомоги по тимчасовій непрацездатності, сума допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами.
Реквізит 19 Зазначається сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованої заробітної плати. Різниця зазначається лише у випадках, якщо фактична сума заробітної плати є меншою ніж розмір мінімальної заробітної плати. Якщо фактичний розмір заробітної плати перевищує мінімальний розмір заробітної плати, різниця не вказується. Відповідно Закону №2464 єдиний внесок нараховується на суму нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у т. ч. у натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону України «Про оплату праці», та суму винагороди фізичним особам за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами. Якщо працівнику за основним місцем роботи за місяць нарахована заробітна плата в розмірі, що не перевищує мінімальної заробітної плати, роботодавець має нарахувати ЄСВ у вигляді нарахування за такого працівника в сумі, яка визначається як добуток розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом (наприклад, у березні 2016 року сума мінімальної заробітної плати становила 1378 грн), і ставки ЄСВ. Якщо заробітна плата в розмірі, що не перевищує мінімальної заробітної плати, нараховується працівнику за місцем роботи за сумісництвом, нарахування ЄСВ здійснюється роботодавцем на фактично нараховану заробітну плату. Страховий внесок має бути нарахований виходячи з розміру мінімальної заробітної плати й у випадках, коли місячна заробітна плата працівника виявилася менше мінімальної заробітної плати через те, що працівник частину місяця перебував у відпустці без збереження заробітної плати, роботи на умовах неповного робочого часу (незалежно від того, хто ініціатор роботи з таким режимом), невиходу на роботу з неповажних причин (у т.ч. через прогули) тощо. Якщо працівник повний місяць перебував у трудових відносинах з підприємством, але йому в такому місяці не нараховувався дохід, на який нараховується ЄСВ, тобто відсутня база нарахування ЄСВ (наприклад: протягом усього місяця працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати або частину місяця перебував у такій відпустці, а іншу частину місяця не виходив на роботу з інших причин, або весь місяць не працював з власної вини, зокрема через прогули), внесок за такий місяць не нараховується, відповідно сума різниці не вказується. Сума різниці зазначається в окремому рядку із застосування коду типу нарахувань — 13, а в разі здійснення перерахунку суми різниці за минулі періоди з типами нарахувань «2» та/або «3».
Реквізит 20 Суми не зазначаються.
Реквізит 21 Відображається сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну плату/дохід). Роботодавці нараховують єдиний внесок на суму нарахованої зарплати за видами виплат, які включають основну й додаткову заробітну плати, інші заохочувальні та компенсаційні виплати.
Реквізит 22 Ознака наявності трудової книжки (чисельник): позначка «Х» вноситься, якщо застрахована особа працює на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, та її трудова книжка знаходиться у страхувальника (платника).
Реквізит 23 Ознака наявності спецстажу (знаменник): позначка «Х» вноситься у випадку наявності в застрахованої особи підстав відповідно до чинного законодавства для обліку спеціального стажу чи права на використання пільг щодо пенсійного забезпечення.
Реквізит 24 Ознака неповного робочого часу (1 — так, 0 — ні). Ознака «неповного робочого часу» згідно зі ст. 56 Кодексу законів про працю встановлюється угодою сторін як при прийнятті на роботу, так і в період роботи. Ознака «неповний робочий час» проставляється в разі, якщо особа:
• працює неповний робочий день (тобто зменшення тривалості щоденної роботи на зумовлену кількість годин);
• працює неповний робочий тиждень (при якому зберігається нормальна тривалість робочого дня, але зменшується кількість робочих днів на тиждень);
• поєднує неповний робочий день неповний робочий тиждень (наприклад, тривалість робочого дня 5 годин при 4 робочих днях на тиждень). Для відносин згідно із цивільно-правовим договором реквізит 24 не заповнюється.
Реквізит 25 Ознака нового робочого місця: позначка «Х» заповнюється в разі працевлаштування особи на нове робоче місце.
Реквізит 26 Кількість заповнених рядків на аркуші: зазначається кількість заповнених рядків на цьому аркуші.
Реквізит 27 Вноситься дата заповнення таблиці.
Реквізит 28 Зазначається код, прізвище та підпис керівника, для фізичних осіб-підприємців – код, прізвище та підпис фізичної особи-підприємця.
Реквізит 29 Зазначається код, прізвище та підпис бухгалтера, для фізичних осіб-підприємців дане поле не заповнюється.
Заповнення таблиці 7 Звіту з ЄСВ
Таблиця 7 формуються та подаються страхувальниками в разі визначення страхувальниками періодів (строків) трудової або іншої діяльності, що відповідно до законів, якими встановлюються умови пенсійного забезпечення, відмінні від умов загальнообов'язкового державного пенсійного страхування, зараховуються при визначенні права на відповідну пенсію, а також періоди страхового стажу, не пов'язані з трудовою та/або професійною діяльністю.