Коментар до ІПК від 17.11.2020 р. №4706/ІПК/99-00-12-02-01-06
Пунктом 48.5 ПКУ визначено, що податкова декларація повинна бути підписана керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу.
У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація підписується таким керівником.
Покладання обов’язків тимчасово відсутнього керівника/головного бухгалтера на іншу особу повинно бути передбачено:
- установчими документами підприємства,
- посадовою інструкцією працівника, на якого тимчасово покладаються такі обов’язки
- або іншими документами (зокрема, наказом керівника).
При цьому, якщо посада головного бухгалтера на підприємстві є, а ось заступника головного бухгалтера не передбачено, то у разі його тимчасової відсутності виконання його обов’язків може здійснювати і сам керівник підприємства. Або ж він має обрати іншу особу, яка буде виконувати ці обов’язки.
Проте найчастіше суб’єктів господарювання турбує навіть не те, хто буде виконувати роботу тимчасово відсутніх працівників, а те, хто буде підписувати за них документи під час такої тимчасової відсутності. Особливо це актуально для випадку, коли керівник і головний бухгалтер мають електронні підписи. Адже їх можна накласти на електронні документи і дистанційно (з дому, з місця відпочинку тощо). Або залишити доступ до них іншим працівникам. Але як до цього поставляться податківці?
Накладання КЕП уповноваженої особи
З одного боку, не прийняти подану звітність та інші документи, надіслані платником податків в електронній формі з КЕП тимчасово відсутньої особи, орган ДПС не зможе. Адже достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність накладеного на електронний документ кваліфікованого електронного підпису чи печатки платника податку.
Тобто, такий документ матиме юридичну силу, зокрема, і для податківців – якщо право підпису не було передано на період тимчасової відсутності третій особі.
З іншого боку, ставляться податківці до цього, скоріше, негативно. Адже якщо наявні документи, які говорять, що в певний період керівник або головний бухгалтер тимчасово не могли виконувати свої обов’язки, а підпис накладено, це ставить під сумнів, хто саме накладав цей підпис (сам керівник/головний бухгалтер, чи третя особа, яка отримала несанкціонований доступ до їх КЕП).
Тому, у випадку тимчасової відсутності керівника або головного бухгалтера, треба документально призначити їм заміну.
І в разі заміни керівника або головного бухгалтера на звітність (та інші документи) накладається КЕП особи, яка виконує їх обов’язки на час тимчасової відсутності. Ще раз наголошуємо: це має бути підпис того, хто заміняє, а не підпис головного бухгалтера або керівника, яких заміняють!
Про заміну слід повідомити і ДПС. Як у випадку тимчасової відсутності директора так і головного бухгалтера для надання права уповноваженим особам, яким делеговано право підпису, платник податку подає до контролюючого органу повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до Порядку від 06.06.2017 р. № 557.
До Повідомлення вноситься інформація про підписувача, якому надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються КЕП усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них – КЕП підписувача Заяви про приєднання до Договору (керівника) і останньою – електронна печатка (за наявності) (п. 4 розд. ІІІ Порядку №557). Роз’яснення податківців про це ми наводили тут.
Чи потрібно подавати 1-ОПП?
У ІПК від 17.11.2020 р. № 4706/ІПК/99-00-12-02-01-06 податківці зазначають, що інформація щодо призначення або зміну керівника юридичної особи оновлюється в контролюючих органах в облікових даних платника податків на підставі відомостей, отриманих із ЄДР, без подання заяви платником податків. Тому подавати повідомлення за ф. 1-ОПП щодо тимчасової заміни директора не потрібно.
Однак, як ми зазначали тут подбати про «замісника» директора необхідно заздалегідь. Для того, аби внести особу-представника до ЄДР, учасники (засновники) ЮО мають прийняти рішення на загальних зборах чи в іншому порядку, встановленому статутом (установчими документами), викласти це рішення на нотаріальному бланку та подати його держреєстратору, який матиме 24 години для вчинення реєстраційної дії. Тож цей процес може тривати аж ніяк не один день. А вже з ЄДР ця інформація автоматично надійде і до податківців.
Що ж до ф. №1-ОПП у разі тимчасової відсутності головного бухгалтера, то податківці у коментованій ІПК зазначають, що в залежності від умов трудового договору (контракту), а також посадових інструкцій та кадрової політики підприємства, строку відсутності на роботі головного бухгалтера, юридична особа може подати інформацію про особу яка виконує обов’язки головного бухгалтера на період тимчасової непрацездатності, відпустки, відрядження тощо головного бухгалтера. Після виходу на роботу головного бухгалтера юридичній особі слід подати заяву за ф. №1-ОПП з оновленою інформацією.
Отже, виходячи з роз’яснення податківців, у разі тимчасової відсутності керівника подавати ф. №1-ОПП щодо особи, яка його заміняє подавати не потрібно (такі данні вже повинні бути внесені в ЄДР та бути переданими податківцям). А от щодо заміни головного бухгалтера, то тут слід спиратись на умови та тривалість такої відсутності, посадових інструкцій та кадрової політики підприємства.
Наприклад, якщо головний бухгалтер іде у відпустку на тиждень або на короткотривалий лікарняний, то вочевидь подавати ф. №1-ОПП не потрібно через занадто коротку тривалість заміни. А от у випадку звільнення головного бухгалтера (тобто його посада стає вакантною) то подання заяви за ф. №1-ОПП з інформацією про особу, яка виконує обов’язки головного бухгалтера є обов’язковим. Після призначення головного бухгалтера слід подати заяву за ф. 1-ОПП з новими даними.
Зауважимо, що інформація про головного бухгалтера оновлюється на підставі заяви за ф. № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку.
ДОВІДКОВО: Податківці у підкатегорії 129.03 «ЗІР» зауважили, що у разі тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний) головного бухгалтера на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються кваліфікований електронний підпис (далі – КЕП) керівника (директора) та печатка (за наявності).
У разі тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний) директора (керівника) на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються КЕП посадових осіб, яким делеговано право підпису, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо КЕП (далі – Повідомлення), яке прийняте контролюючим органом, у такому порядку:
- першим – головного бухгалтера;
- другим – особи, зазначеної у Повідомленні з типом підпису «Директор»;
- третім – печатка (за наявності).
***
Читайте також:
