Цій статті більше 3-х років. Українське законодавство складне і мінливе, тож на даний момент редакція не гарантує її 100% актуальність. У разі сумнівів скористайтесь пошуком, щоб читати свіжіші статті і консультації, або зверніться за допомогою до нашого ШІ-консультанта.
Знищення підприємств, обмеження виробництва, руйнування дорожньої та складської інфраструктури, масове переселення - усе це завдало значного удару та збитків українському ритейлу. За даними асоціації ритейлерів України, втрати українського бізнесу за час повномасштабного вторгнення рф перевищили 50 млрд грн. Усього в Київській області знищено або пошкоджено близько 400 000 кв. м складів.
Зокрема, шкоди від вторгнення окупантів зазнали:
- Мережа супермаркетів АТБ за час війни втратила кілька розподільчих центрів, зокрема, був повністю знищений центр у Київській області площею у 25 000 кв м, ще один зруйнований наполовину.
- Ракетного удару зазнав магазин Auchan в Одесі, також частково постраждав Auchan у Харкові.
- 59 торгових об’єктів Fozzy Group були частково або повністю зруйновані, ще 40 об’єктів знаходяться у зоні бойових дій.
Чи існують способи запобігти втратам для бізнесу: Кейс ТМ Novus
- Збереження даних
Паперові архіви сьогодні - це 100% втрата документів у разі вогненебезпеки. Показовою ситуацією став інцидент в головному офісі ТМ Novus: «Хочу поділитися нашою історією, думаю для багатьох вона буде у чомусь повчальною та корисною. На жаль, у нас сталася дуже неприємна ситуація 20 березня, вщент згорів наш головний офіс. У приміщенні знаходились всі паперові документи, які просто дали змогу розгорітися пожежі ще більше. Зберігалися документи з обліку по наших 35 юридичних особах, і усі ці документи згоріли вщент», - прокоментувала Вікторія Кашевська, Головний бухгалтер торговельної мережі.
Висновок для компаній, які бажають вберегти свої документи - електронний архів. Друга сторона користі цифрового формату збереження даних для компаній - це швидкість їх оброблення: «Електронні рішення однозначно необхідні, особливо в складних умовах для України сьогодні. Окремо, хочу навести приклад, що тисячі документів для репарації у цифровому форматі нам вдається підготувати за кілька днів, що було б просто неможливим з використанням паперу. Ці документи неможливо знищити, вони легітимні та мають юридичну силу. В умовах війни перехід на e-документи є ще зручнішим та безпечнішим. У нас в країні дуже нестабільна ситуація і можуть виникати різні форс-мажори, тому бізнесу вже варто задуматися щодо того, щоб зберігати документи в електронному форматі. Створення електронних архівів документів - це про безпеку бізнесу та велику економію на оренді складських приміщень», - додала пані Вікторія.
- Пришвидшення бізнес-процесів
Якщо поділити процеси обміну документацією у будь-якій компанії, він ділиться на два типи:
- обмін документами з партнерами (підписання договорів, рахунки, акти та ін.);
- обмін документами всередині компанії з колегами (службові записки, накази, заяви, договір про нерозголошення та ін.).
Паперовий обмін документами, окрім втрати, має ще додаткові вагомі мінуси. По-перше, це складність підписати документ, особливо, коли підписант знаходиться в іншій країні, або служба доставки припинила роботу в регіоні. По-друге, відправлений документ з помилкою необхідно надіслати назад, сформувати з коректними даними, відправити ще раз. По-третє, час та кошти, які витрачає компанія на оформлення документації напряму впливає на ефективність її роботи та, як результат цього, її дохід.
Чи є сервіс, який може об’єднати обмін документами з партнерами та з колегами і вберегти від можливих ризиків?
На прикладі бізнесу, який працює з сервісом обміну електронними даними WhiteDoc від провайдера електронного документообігу EDIN, було зафіксовано, що цифровий формат допомагає:
- до 15% економити щорічно за рахунок скорочення часу на обробку документів та витрат на їхній друк, пересилку та зберігання;
- до 40% прискорити опрацювання, погодження та підпис документів з партнерами та всередині компанії зі співробітниками;
- до 90% скоротити строки доставки документів та гарантувати їх отримання будь-де;
- на 100% забезпечити захист документів від втрати, пошкодження чи їх фальсифікації.
«Ми вже давно працюємо з провайдером електронного документообігу EDIN та всі наші бізнес- процеси на 99,9% відбуваються за допомогою його сервісів. І наразі ми зі свого боку закликаємо всіх наших партнерів підлаштовуватися під вимоги часу і долучатися до електронних рішень, адже це допоможе убезпечити їхні дані та пришвидшити процеси взаємодії», - коментує Вікторія Кашевська
Електронний документообіг в умовах війни стає необхідністю для бізнесу, адже це допомагає продовжувати роботу за будь-яких умов і убезпечити працівників. WhiteDoc має необхідні рішення, які за декілька хвилин допоможуть узгодити документи і для цього не потрібно наймати спеціальний персонал, цю роботу зроблять засоби електронного зв'язку.
Довідка про EDIN
Провайдер електронного документообігу та інтегратор інформаційних рішень - EDIN, надає послуги 120 роздрібним мережам та 3 000 постачальникам України. Впровадження сервісів EDI-провайдера суттєво спрощує роботу між бізнес-структурами та об’єднує їх в єдину екосистему для швидкого обміну даними. До портфелю продуктів провайдера входять е-сервіси, які повністю закривають потреби компаній - від пошуку партнерів до отримання вчасної оплати послуг.
