Нагадаємо, що за п. 4 Постанови КМУ №1084 Пенсійний фонд мав ще понад рік тому визначити порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі. Проте взялися за це лише зараз.
Пенсійний фонд постановою від 12.03.2021 р. №11-1 (зареєстрована в Міністерстві юстиції 16.06.2021 р. за №802/36424) затвердив Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі.
Згідно з ним, відомості про трудову діяльність працівника подаються страхувальником за працівників або самим працівником до ПФУ. Зробити це можна через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов'язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису страхувальником або працівником, які подають інформацію, одним із таких способів:
- у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
- в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.
Електронні копії сторінок трудової книжки та документів про стаж, що визначені Порядком №637, виготовляються шляхом їх сканування.
Скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити всі сторінки трудової книжки у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів, рекомендована роздільна здатність при скануванні - 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
Електронний запис складається з переліку відомостей про трудову діяльність працівника:
- найменування роботодавця або прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) та ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України або реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та/або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
- періоди: роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва;
- переведення з посади на іншу посаду або іншу роботу;
- найменування посади, професія, спеціальність, кваліфікація, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ;
- причина припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами цивільно-правового характеру, догляду, безробіття, виправних робіт (пункт, частину, статтю закону);
- вид документа, його номер і дата, на підставі якого внесено запис про початок та/або припинення: трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва.
Якщо електронний запис створено з помилками та відправлено, формується новий електронний запис.
Подані відомості про трудову діяльність працівника мають містити повну та достовірну інформацію.
Ця постанова набере чинності через десять днів з дня її офіційного опублікування. Її було опубліковано в "Офіціному віснику" №53 від 13.07.2021 р. Відповідно Порядок почне працювати з 23 липня.
Наведемо найцікавіші відповіді ПФУ щодо е-трудових.
Яка інформація буде міститися в електронній трудовій книжці?
В електронній трудовій книжці буде відображатись уся наявна інформація про стаж, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.
Електронна трудова книжка – це цифровий аналог паперової трудової книжки.
Хто може подавати інформацію з паперової трудової книжки для внесення даних в електронному вигляді?
Відомості про трудову діяльність працівника (зокрема, з паперових трудових книжок, довідок тощо) включаються до Реєстру застрахованих осіб на підставі сканованих або оцифрованих копій документів, засвідчених кваліфікованим електронним підписом, поданих роботодавцем або працівником через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.
А яким чином скановані дані переводяться у цифровий формат і хто це робить: сама людина, роботодавець або працівники Фонду?
Після заповнення роботодавцем або громадянином анкети та прикріплення скан-копій документів фахівці територіальних органів Фонду переводять їх у цифровий формат; здійснюють звірку записів трудової книжки із даними, що вже містяться в персональній картці Реєстру застрахованих осіб.
У результаті формується кінцевий варіант електронної трудової книжки. Коли трудова книжка оцифрована, то дані про періоди роботи і наявний страховий стаж будуть доступні для перегляду в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Фонду.
Як бути з документами про освіту, про народження дітей, про службу в армії?
Ці документи також скануються і вносяться до електронної трудової книжки, адже вони впливають на обрахунок стажу, а відповідно мають бути зафіксовані в Реєстрі застрахованих осіб.
Що робити з паперовою трудовою книжкою?
Після внесення до електронної трудової книжки всіх даних оригінал паперових трудових книжок, що зберігаються у роботодавців, видаються працівникам під підпис.
На вимогу працівника роботодавець зобов’язаний і надалі вести паралельно із електронним варіантом паперову трудову книжку, вносити туди записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення.
Де і як можна подивитися свою електронну трудову книжку?
Переглянути наявну інформацію про себе, свій трудовий чи страховий стаж можна в особистому кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (pfu.gov.ua).
Також доступ до електронної трудової книжки забезпечено за допомогою мобільного застосунку «Пенсійний фонд».
***
Читайте також: Електронні трудові книжки: що змінилося з 10 червня?
***
УВАГА!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER. Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!
