Як рахувати лікарняні і декретні у 2026 році? Якими будуть нижня та верхня межі для оплати лікарняних та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами? Як зміна МЗП з січня 2026 року вплине на ці показники? Читайте у статті:
Лікарняні і декретні у 2026 році: практичні поради, покроковий алгоритм та 11 прикладів розрахунку!
Пенсійний фонд у листі від 26.01.2026 №2800-030401-8/6468 нагадав, що до страхового стажу зараховують:
- періоди, коли особи підлягали загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню та за них сплачувалися страхові внески у сумі не менше мінімального страхового внеску;
- періоди, прирівняні до страхового стажу.
Допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується застрахованим особам залежно від страхового стажу у розмірах, визначених ч. 1 ст. 17 Закону України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон №1105).
Роботодавець при обчисленні страхового стажу для визначення розміру допомоги по тимчасовій непрацездатності повинен:
- користуватися даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (далі – Реєстр)
- нараховувати допомогу по тимчасовій непрацездатності на підставі листків непрацездатності застрахованих осіб з урахуванням обчисленого страхового стажу відповідно до норм чинного законодавства.
Звідки роботодавець отримує інформацію про страховий стаж працівника?
Найпростіший і найбезпечніший спосіб це не визначати страховий стаж працівника самостійно, а отримати довідку за формою ОК-5 або ОК-7 від ПФУ. Різниця між цими довідками в періоді, за який в них відображаються відомості про працівника: ОК-5 надає дані, починаючи з 2000 року, а ОК-7 – з 2011 року.
Отримати ці довідки можна у територіальному відділенні ПФУ, звернувшись особисто, але більшість роботодавців надає перевагу отриманню довідки онлайн.
Зараз це можна зробити:
Але: загальний страховий стаж застрахованої особи, який заповнюється автоматично за даними Реєстру при формуванні страхувальником на веб порталі електронних послуг ПФУ заяви-розрахунку, є довідковим та може бути відкоригований страхувальником. Тобто, якщо роботодавець отримав довідку, побачив, що страхового стажу за період роботи працівника в нього, не вистачає, то він має перевірити: чи вся зарплатна звітність була складена вірно, подана вчасно? Якщо ні, то помилку треба виправити. Якщо так, то це може бути помилка з боку фахівців ПФУ: це треба також виправити. Після чого треба буде отримати довідку зі страховим стажем наново.
Що робити, якщо помилку у страховому стажі виявили після оплати листка непрацездатності?
Звісно, виявити такі помилки роботодавець не завжди може на стадії оплати листка непрацездатності або подання заяви-розрахунку до ПФУ. Вона може бути виявлена і пізніше.
В такому випадку лікарняні або декретні могли бути виплачені у розмірі, меншому, ніж має право працівник або працівниця. Як це виправити?
Спочатку виправляємо дані про страховий стаж у Реєстрі застрахованих осіб (шляхом, зазначеним вище).
Після того, як відомості про страховий стаж зявляться у довідці за формою ОК-5 або ОК-7, роботодавцю необхідно донарахувати лікарняні за перші 5 днів тимчасової непрацездатності.
Що ж стосується допомоги по вагітності та пологах або допомоги по тимчасовій непрацездатності, треба буде подати до Пенсійного фонду України коригуючу заяву-розрахунок для отримання додаткового фінансування.
Поради від редакції:
Якщо перша та додаткова оплата листка непрацездатності відбулися в одному календарному місяці, проблем з відображенням таких сум в бухобліку і в звітності не буде.
А якщо перша оплата відбулася в одному місяці, а доплата вже в наступному?
Донарахування лікарняних або декретних через помилку в страховому стажі та наступне оновлення даних відображаємо в бухгалтерському обліку того місяця, у якому цю помилку було виправлено (страховий стаж оновлено).
І в зарплатній звітності відображаємо донараховані лікарняні та декретні в місяці виправлення помилки, але із зазначенням у Додатку 1 місяця та року, за які ці лікарняні та декретні були донараховані!
При цьому треба буде перевірити правильність визначення сум ЄСВ, ПДФО та ВЗ з таких лікарняних (декретних). Для цього такі донараховані лікарніні (декретні) треба буде додати до решта доходів місяців, за які вони були донараховані.
Одним словом, треба буде вчиняти так, як ми робимо при донарахуванні зарплати за минулі місяці.