Як формувати листки непрацездатності при зміні основного місця роботи у 2026 році: ПФУ роз’яснив правила

1. Які є базові правила формування листка непрацездатності?
2. Як це впливає на формування е-лікарняного?
3. Працівник змінив місце роботи: що буде з відкритим листком непрацездатності?
4. Як бути, якщо листок непрацездатності був сформований з помилками?

ПФУ у листі від 25.08.2026 №2800-030301-8/65494 роз’яснив особливості формування електронних листків непрацездатності при зміні основного місця роботи та роботи за сумісництвом.

Розглянемо, за якими даними формується е-лікарняний, як він формуватиметься у кожній із наведених ПФУ ситуацій та що робити у разі його некоректного формування е-лікарняного.

Які є базові правила формування листка непрацездатності?

Насамперед нагадаємо кілька правил, від яких залежить визначення місця роботи працівника:

• Основне місце роботи визначає сам працівник у заяві про прийняття на роботу (або пізніше). Відповідні відомості обліковуються у Реєстрі застрахованих осіб на підставі поданих до ДПС повідомлень про прийняття на роботу та поданої роботодавцем звітності (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону №2464).
• Робота за сумісництвом – це інша оплачувана робота, яку працівник виконує, крім основної, у вільний від неї час (ст. 102-1 КЗпП).
• Страхові виплати, зокрема допомога по тимчасовій непрацездатності та допомога по вагітності та пологах надаються як за основним місцем роботи, так і за місцем роботи за сумісництвом (ч. 1 ст. 22 Закону №1105). Так само, і за основним місцем роботи, і за сумісництвом оплачуються й перші 5 днів тимчасової непрацездатності (п. 2 Порядку №440). 

Як це впливає на формування е-лікарняного?

1. Інформація про місце роботи береться з даних повідомлення про прийняття працівника на роботу (п. 2 розд. ІІ Порядку №1234). Сформований е-лікарняний надходить роботодавцям, з якими працівник перебуває у трудових відносинах, – за основним місцем роботи та за сумісництвом.
2. Відомості з повідомлення про прийняття на роботу включаються до Реєстру застрахованих осіб. До нього також надходять дані зі звітності роботодавця, зокрема про нараховану зарплату та ЄСВ.
3. Якщо роботодавець своєчасно подав повідомлення про прийняття на роботу та податкову звітність, а ці відомості відображені у Реєстрі застрахованих осіб, е-лікарняний формується за основним місцем роботи та за місцем роботи за сумісництвом.

Працівник змінив місце роботи: що буде з відкритим листком непрацездатності?

У листі ПФУ розглядаються чотири окремі ситуації щодо формування листка непрацездатності:

Ситуація 1. На момент початку страхового випадку особа працювала лише за основним місцем роботи.

Якщо на момент настання страхового випадку працівник уже працював лише за одним основним місцем роботи, е-лікарняний сформують за основним місцем роботи.

Ситуація 2. На момент настання страхового випадку у працівника є і сумісництво.

Якщо на дату настання страхового випадку працівник працював за сумісництвом, листок непрацездатності формуватиметься і за місцем роботи за сумісництвом – відповідно до даних Реєстру застрахованих осіб на момент настання страхового випадку.

Ситуація 3. Працівник оформлений за сумісництвом, але основного місця роботи немає.

За відсутності іншого основного місця роботи е-лікарняний сформують за єдиним місцем роботи працівника – за сумісництвом.

Ситуація 4. Особу переведено із сумісництва на основне місце роботи в межах одного роботодавця.

Якщо працівника було переведено із сумісництва на основне місце роботи, листок непрацездатності формуватиметься за наявними даними Реєстру застрахованих осіб на момент настання страхового випадку.

Увага!

Визначення місця роботи здійснюється на підставі відомостей про трудові відносини, які містяться у Реєстрі застрахованих осіб на дату настання страхового випадку.

Це спричинено тим, що роботодавець зобов'язаний оплатити листок непрацездатності, навіть якщо на момент його нарахування та виплати працівник вже не перебуває у трудових відносинах. Це право гарантоване працівнику, оскільки страховий випадок (тимчасова непрацездатність) настав у період, коли він працював. Докладніше про це читайте тут.

Як бути, якщо листок непрацездатності був сформований з помилками?

У листі ПФУ надав роз’яснення ще з кількох пов’язаних питань:

1. Некоректне формування е-лікарняного при зміні трудових відносин. Якщо через зміну трудових відносин листок непрацездатності сформувався некоректно, страхувальник має можливість на підставі відповідних запитів перемістити сформовані листки непрацездатності між страхувальниками за основним місцем роботи та за місцем роботи за сумісництвом;
   
   
2. Чи можна змінити дані у вже сформованому е-лікарняному. ПФУ зазначає, що в Електронному реєстрі листків непрацездатності відображаються дані про трудові відносини, які були наявні в Реєстрі застрахованих осіб на момент формування листка непрацездатності. Внесення змін до цих даних у вже сформованих листках чинними нормативно-правовими актами не передбачено;
   
   
3. Хто вирішує питання про призначення допомоги. Страхувальник (уповноважені ним особи) розглядає підстави для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності відповідно до наявних у нього листків непрацездатності та приймає рішення про призначення або відмову у призначенні допомоги;
   
   
4. Коли до заяви-розрахунку потрібно додавати документи. Відомості, які є в державних електронних інформаційних ресурсах і необхідні для перевірки заяви-розрахунку, отримуються шляхом електронної інформаційної взаємодії. Якщо ж необхідних відомостей у таких ресурсах немає, страхувальник додає до заяви-розрахунку скановані копії (фотокопії) підтвердних документів. Це можуть бути документи щодо страхового випадку та його обставин, особливостей статусу застрахованої особи, інших обставин, які впливають на умови і тривалість страхових виплат, а також документи про усунення виявлених помилок або недостовірних відомостей;
   
   
5. Що буде, якщо в заяві-розрахунку є помилки або бракує документів. Територіальний орган ПФУ перевіряє інформацію у заяві-розрахунку та додані документи. Якщо виявлено помилки, недостовірні відомості або відсутні необхідні документи, ПФУ приймає рішення про залишення заяви-розрахунку без руху. Про це страхувальника інформують протягом 3 робочих днів з дня отримання заяви-розрахунку в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ – у квитанції контролю заяви-розрахунку.