Згідно статті 51 Закону України "Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням" від 18.01.2001 N 2240 (далі - Закон) підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності. Порядок і умови видачі, продовження та обліку листків непрацездатності, здійснення контролю за правильністю їх видачі встановлюються спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері охорони здоров’я за погодженням з Фондом.
Як відомо, господарські операції відображаються в бухгалтерському обліку методом їх суцільного та безперервного документування. А тому в обліку все має бути належним чином підтверджено документально. Так, підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку є первинні документи (ст. 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.99 N 996).
Тобто, листок непрацездатності, виданий медичною установою, є первинним документомі підставою для відображення в бухгалтерському обліку розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням і, відповідно, підлягає поновленню.
Дії суб’єкта господарювання у разі втрати первинної документації застережено пунктом 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. N 88.
Так, у випадку втрати або знищення первинних документів, облікових регістрів та звітів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи та наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх утрати чи знищення. Про заходи, яких необхідно вжити у разі втрати документації, також йдеться в листі Державного комітету архівів України від 11.03.2002 р. N 01-197.
Установивши причини та перелік утраченої документації, підприємство приступає до відновлення облікових даних.
Відповідно до статті 51 Закону з метою удосконалення порядку видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджено Інструкцію про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян наказом Міністерства охорони здоров’я України від 13.11.2001 №455, згідно пункту 1.14 якої новий листок непрацездатності з позначкою "дублікат" видається тільки на підставі довідки з місця роботи про те, що за період тимчасової непрацездатності виплата допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю не здійснювалась. У зв’язку з цим від медичної установи, за відповідно оформленим запитом, можливо отримати лише реєстр виданих документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність працівників підприємства. Окрім цього, підприємство також може звернутися до свого відділення Фонду, де воно зареєстроване як страхувальник, з проханням надати копії всіх утрачених звітів. При цьому до заяви доцільно додати підтверджуючі документи, зокрема, довідку органу пожежної служби та акт комісії з переліком утрачених документів і зазначенням причин їх втрати.
На підставі отриманих копій документів підприємство відновлює оригінали власних вихідних первинних документів; формуються журнал господарських операцій та регістри бухгалтерського обліку. Якщо підсумкові обороти у відновлених регістрах збігатимуться з даними, відображеними в звітності по коштах Фонду за відповідні звітні періоди, то бухгалтерський облік по коштах Фонду повністю відновлено. Якщо деякі показники не збігаються, робота з відновлення втрачених документів підлягає продовженню. Зрештою підприємство має спробувати повністю відновити втрачену документацію, інакше йому може загрожувати відповідальність за допущене правопорушення відповідно до чинного законодавства.