Кабмін постановою від 31.03.2021 р. №323 виклав у новій редакції Порядок організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього. Про це ми писали тут.
Новий Порядок діятиме з 1 травня 2021 року. Як він впишеться у звичний алгоритм виплати лікарняних та декретних? Як вплине на оформлення кадрової документації? Давайте розглянемо докладніше.
Функції листка непрацездатності
Якщо виходити з того, що ми зараз знаємо, то листок непрацездатності – це багатофункціональний документ.
По-перше, він фіксує тимчасову втрату працездатності і містить діагноз. Таким чином, і сама фізособа, і її роботодавець можуть дізнатися про те, що зі здоров’ям працівника щось не гаразд, і отримати загальне уявлення про те, що саме. Подробиць щодо перебігу лікування роботодавець, звісно, не дізнається (це персоніфіковані і захищені законом відомості), але виходячи з досвіду і важкості захворювання, він зможе спланувати, скільки працівник буде хворіти і чи потрібно знайти йому тимчасову заміну.
По-друге, він є виправданням працівника, оскільки пояснює його відсутність на робочому місці і неможливість виконання ним трудових обов’язків та наказів керівника. Останнє важливо навіть зараз, коли багато працівників перейшли на надомну або дистанційну роботу. Адже навіть коли працівник хворіє вдома, він все ж таки хворіє, а отже цілком можливо, що фізично не може працювати. При цьому наявність листка непрацездатності гарантує працівнику збереження робочого місця – за ст. 40 КЗпП з ініціативи роботодавця звільнення можливе, лише якщо стан здоров'я перешкоджає продовженню даної роботи (а це треба довести!) або ж якщо лікарняний триває більше ніж 4 місяці поспіль.
Увага! Трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані власником або уповноваженим ним органом у разі нез'явлення працівника на роботу протягом більш як чотирьох місяців поспіль внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпусткиу зв’язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлений триваліший строк збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні. За працівниками, які втратили працездатність у зв'язку з трудовим каліцтвом або професійним захворюванням, місце роботи (посада) зберігається до відновлення працездатності або встановлення інвалідності (п. 5 ч. 1 ст. 40 КЗпП).
По-третє, він є підставою для збереження середнього заробітку працівника, тобто для виплати йому лікарняних або декретних. При цьому за чинними зараз правилами оригінал листка непрацездатності подається за основним місцем роботи, а за сумісництвом надається його копія і довідка про розрахунок лікарняних (декретних) за основним (та іншими) місцем роботи, де вже було нараховано такі виплати по цьому листку непрацездатності.
Як усі ці дуже важливі функції будуть реалізовані в електронній формі?
Електронний листок непрацездатності
З 1 травня листок непрацездатності — це сформований (виданий) програмними засобами Реєстру на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, і зареєстрований за єдиним реєстраційним номером листка непрацездатності у Реєстрі електронний документ, що є підставою для звільнення від роботи, оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, призначення матеріального забезпечення та надання соціальних послуг відповідно до законодавства про загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
Отже, планується ввести в обіг певний електронний документ, який буде виконувати, як мінімум, дві з наведених вище функцій – він звільнятиме від роботи і буде підставою для збереження середнього заробітку. Але як він виглядатиме і що з нього можна буде дізнатися?
Електронний реєстр листків непрацездатності
Усі листки непрацездатності будуть формуватися на підставі інформації з цього Реєстру.
Вести цей Реєстр буде Пенсійний фонд України (далі – ПФУ). Як передбачається, при цьому відбуватиметься інформаційний обмін між Національною службою здоров'я України (НСЗУ), ПФУ та ФСС. Вони мають в Порядку назву «суб’єкти інформаційного обміну». А ще інформацію з цього Реєстру надаватимуть Держпраці.
Інформація з Реєстру подаватиметься до ризик-орієнтованої інформаційно-аналітичної системи Фонду соціального страхування.
Інформація з Реєстру, що надаватиметься Держпраці, міститиме відомості про посилання на нещасний випадок на виробництві, професійне захворювання в обсязі, необхідному для проведення розслідування та ведення обліку нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві.
Страхувальники (тобто роботодавці) і застраховані особи (тобто фізособи, працівники) згадуються окремо.
Адже ведення Реєстру передбачає:
1) створення записів у Реєстрі;
2) оброблення в Реєстрі інформації про листки непрацездатності;
3) формування єдиного реєстраційного номера листка непрацездатності;
4) пошук відомостей у Реєстрі;
5) внесення змін до Реєстру;
6) передачу інформації між суб’єктами інформаційного обміну, інформаційну взаємодію їх інформаційно-телекомунікаційних систем;
7) формування повідомлень суб’єктам інформаційного обміну, застрахованим особам, страхувальникам;
8) надання відомостей з Реєстру застрахованим особам, страхувальникам, Держпраці;
9) використання довідників і класифікаторів державних реєстрів, а також Національного класифікатора НК 025:2019 «Класифікатор хвороб та споріднених проблем охорони здоров’я», україномовного варіанта Міжнародної класифікації первинної медичної допомоги ICPC-2-E;
10) функціонування порталу послуг для забезпечення доступу до інформації, що обробляється в Реєстрі, отримання відомостей з Реєстру, періодичне оприлюднення інформації з Реєстру.
Тобто алгоритм наступний: на підставі медичного висновку інформація про тимчасову втрату працездатності вноситься до Реєстру. Їй присвоюється унікальний номер (який далі буде вважатися єдиним реєстраційним номером листка непрацездатності), за яким цю інформацію можна буде знайти у Реєстрі.
Про те, що така інформація потрапила до Реєстру, очевидно, що зацікавлена особа, наприклад, працівник, має дізнатися на підставі повідомлення, отриманого від ПФУ. З іншого боку, якщо перед цим ця фізособа не була зареєстрована на сайті ПФУ і не має власного Електронного кабінету, жодних повідомлень вона не отримає. Взагалі цьому питанню в свіжому Порядку не приділено достатньо уваги. В ньому алгоритм дій подається так, ніби зацікавлені особи вже знають, що такий запис в Реєстр внесений, і далі їм треба просто знайти цей запис і отримати витяг про нього з Реєстру.
Запис, який вноситься до Реєстру, буде містити досить багато інформації. При цьому можна виділити:
- персональні дані фізособи, зокрема, і діагноз. Тобто першу функцію цей запис виконує;
- період тимчасової непрацездатності (звільнення від роботи). Це виконання другої функції;
- щодо третьої функції, електронний листок непрацездатності буде підставою для виплати лікарняних та декретних. При цьому у записі відображатиметься й інформація щодо оплати їх роботодавцями і ФСС, або ж результати документальної перевірки від ФСС щодо обґрунтованості видачі та подовження таких листків.
Тобто один запис міститиме увесь загальний масив інформації, яка існує щодо конкретного листка непрацездатності. І все це зберігатиметься у Реєстрі.
Що отримують при цьому роботодавці і працівники?
У вигляді витягу в електронній формі надаватиметься інформація з Реєстру, що містить відомості про:
- реєстраційний номер облікової картки платника податків,
- період і причину непрацездатності.
Зверніть увагу! Вона надаватиметься тільки особі, якої зазначені відомості стосуються. А її страхувальнику (тобто роботодавцю) — лише за період перебування особи у трудових відносинах із ним.
Надання інформації теж має свою особливість – воно здійснюватиметься лише через Електронні кабінети застрахованої особи та страхувальника на порталі послуг.
Наразі маємо ось такий сервіс на сайті ПФУ. Зараз він вимагає наявності електронного підпису та реєстрації на цьому сайті.
Передбачається, що інформація з Реєстру буде містити актуальні на дату і час її формування відомості, що обробляються, або відомості про відсутність інформації за визначеними ідентифікаторами пошуку. Надаватиметься така інформація (результат пошуку) у вигляді витягу, з обов’язковим присвоєнням індексного номера, фіксацією дати і часу формування.
А якщо працівник або роботодавець бажає отримати цю інформацію на папері?
Така можливість буде, і як передбачає Порядок, для цього потрібне усне звернення.
Працівнику для цього доведеться з’явитися до територіального органу ПФУ особисто з пред’явленням :
- документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України,
- або документа, що посвідчує особу та підтверджує її спеціальний статус,
- та документа, що підтверджує реєстраційний номер облікової картки платника податків або свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування чи пенсійного посвідчення.
Якщо буде задіяний посередник, він, крім одного зі зазначених документів, має надати ще й документ, який підтверджує його повноваження (довіреність).
Для роботодавця аналогічно. Якщо вам потрібен лікарняний на папері, щоб його отримати, доведеться відправити до ПФУ будь-якого зі своїх працівників (не обов’язково того, на кого цей лікарняний був оформлений!) або іншу особу, наприклад, юриста. При собі такий представник повинен мати два документи – довіреність і паспорт (або інші аналогічні документи).
Частина інформації з Реєстру буде публічною
Доступ до частини інформації з Реєстру буде вільним, не потребуватиме електронної ідентифікації користувача на порталі послуг. Але це буде лише знеособлена, тобто не персоніфікована інформація!
Інформацією з Реєстру, що підлягає оприлюдненню, буде:
1) єдиний реєстраційний номер листка непрацездатності, дата його відкриття, продовження, закриття, відомості щодо перевірки обґрунтованості його видачі (у разі проведення);
2) кількість, причини, середня тривалість зареєстрованих листків непрацездатності за місяць, квартал, рік, за адміністративно-територіальними одиницями, закладами охорони здоров’я, особами, що засвідчили тимчасову непрацездатність;
3) кількість необґрунтовано виданих і продовжених листків непрацездатності за місяць, квартал, рік, за адміністративно-територіальними одиницями, закладами охорони здоров’я, особами, що засвідчили тимчасову непрацездатність;
4) кількість днів тимчасової непрацездатності за місяць, квартал, рік, за адміністративно-територіальними одиницями, страхувальниками;
5) суми допомоги, що виплачені на підставі листків непрацездатності, за місяць, квартал, рік, за страхувальниками.
А далі що?
Далі роботодавець мав би діяти за вже знайомими правилами:
- Комісія (уповноважений) з соцстрахування розглядає листок непрацездатності та виносить рішення щодо його оплати.
- Бухгалтерія розраховує суму лікарняних/декретних.
- За потреби отримання фінансування від ФСС, складається відповідна заява-розрахунок, у якій наводяться дані щодо листка непрацездатності, який оплачується, і т.д.
Але міністерствам, іншим центральним та місцевим органам виконавчої влади доручено у тримісячний строк привести власні нормативно-правові акти у відповідність до постанови №323. Тому в знайомій процедурі можливі зміни. Наскільки кардинальними вони будуть, ви дізнаєтесь з наших наступних новин. Адже про такі зміни ми обов’язково вас повідомимо. Власне, ми вже почали. Тут ми повідомляли про новий законопроєкт, опублікований Мінсоцполітики щодо електронних листків непрацездатності. Зокрема, ним передбачається повна відмова від старих паперових лікарняних (на бланках суворої звітності, які діють зараз), і без перехідного періоду, а також те, як буде проводитись обґрунтованість видачі електронних листків непрацездатності. Проте він наразі не знаходить великої підтримки у роботодавців та у профспілок (через збільшення періоду тимчасової непрацездатності, яку має оплачувати роботодавець за власний рахунок). Тож, чи стане він законом, покаже лише час.
А ще ми розповідали про проєкт наказу «Деякі питання формування та видачі медичних висновків про тимчасову непрацездатність». Він має встановити правила, як лікарі будуть оформлювати медичні висновки в електронній формі. І про дату, з якої у всіх лікарів з’явиться технічна можливість це робити, МОЗ обіцяє повідомити на власному сайті (а ми повідомимо в наших новинах)!
Окремо залишається питання з раніше виданими паперовими листками непрацездатності (за старою формою). Адже, як не крути, а у працівника є певний час, щоб надати їх роботодавцю – навіть Закон №1105 передбачає, що оплата лікарняних/декретних відбувається, якщо звернення надійшло не пізніше дванадцяти календарних місяців з дня відновлення працездатності, встановлення інвалідності, закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Тобто ще рік і цілком легально паперові лікарняні будуть в обігу в Україні, якщо до Закону №1105 не будуть внесені зміни.
А з електронними лікарняними ситуація наразі є такою. Як тільки з’явиться технічна можливість, лікар буде робити медичні висновки в електронній формі та надсилати їх ПФУ. Пенсійний фонд робитиме запис у Реєстрі, якому присвоюватиме унікальний номер. З цього моменту можна вважати, що електронний листок непрацездатності вже існує.
І працівник, і роботодавець зможуть отримати витяг з Реєстру як в електронній, так і в паперовій формах. Цей витяг, тобто сформовані таким чином відомості з Реєстру, й будуть тим, що ми далі називатимемо «електронний листок непрацездатності». Саме він буде підставою для звільнення від роботи і отримання декретних та лікарняних.
Звісно, статус оригіналу листка непрацездатності матимуть або електронний, або паперовий документ, отриманий від ПФУ (засвідчений відповідними підписами працівників Фонду). Роздруківка витягу, отриманого в електронній формі, матиме статус лише копії.
І далі вже з цим витягом роботодавець проходить знайоме коло операцій, яке ми нагадали вище.
***
УВАГА!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER. Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!