- Що цікавить ПФУ під час планових документальних перевірок?
- До кого прийде планова перевірка від ПФУ?
- Де шукати Плани-графіки проведення документальних планових перевірок страхувальників на ІІІ квартал 2026 р.?
- Коли орган ПФУ має попередити про планову перевірку?
- Скільки часу триває планова перевірка від ПФУ?
- Як дізнатися результати перевірки?
- Що робити, якщо ви категорично не згодні з висновками в Акті?
- Яка відповідальність за порушення, знайдені при перевірці?
- Висновки та поради для роботодавців
Увага!
Перевірки органами ПФУ у 2026 році відбуваються за новими правилами. Адже Пенсійний фонд постановою від 10.10.2025 №33-1 затвердив Порядок перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів загальнообов'язкового державного соціального страхування та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання (далі – Порядок №33-1). Він діє з 16.12.2025.
Як наслідок, ПФУ не лише виділяє кошти роботодавцям (страхувальникам), а й перевіряє за Порядком №33-1 цільове їх використання.
Що цікавить ПФУ під час планових документальних перевірок?
Головна мета ПФУ-перевірок – з'ясувати, чи законно державні кошти виділені і чи були вони використані за цільовим призначенням.
Тому під час перевірки фахівці ПФУ оцінюють правильність виплат за двома ключовими напрямами:
- Соцстрахування з тимчасової втрати працездатності: але сюди входять не тільки звичайні лікарняні (включаючи догляд за хворою дитиною або дитиною з інвалідністю), а і допомога по вагітності та пологах, а також виплати на поховання;
- Соцстрахування від нещасних випадків: перевіряють лікарняні, що виникли через виробничий травматизм чи профзахворювання, виплати при переведенні потерпілого на легшу роботу та витрати на поховання тих, хто загинув внаслідок нещасного випадку на виробництві.
Під час перевірки фахівці ПФУ не просто дивляться у первинні документи та зарплатну звітність. Вони ретельно звіряють рішення керівника про призначення виплат з даними документів, на підставі яких вони приймалися. Вони перевіряють розрахунки середньої зарплати для виплати лікарняних та декретних. А ще вони перевіряють правильність складання листків непрацездатності, а також актів розслідування нещасних випадків на виробництві.
Увага!
Планова перевірка від ПФУ охоплює всі процедури: від призначення виплат працівникам (починаючи з документів, які стали підставою для такого призначення) до документів про ці виплати працівникам.
Отже, якщо ви отримали повідомлення про планову перевірку за 10 днів до її початку, варто підготувати:
- Протоколи комісії (уповноважених) з соцстрахування (за період до 01.01.2023 або пізніше, якщо вони продовжували діяти на вашому підприємстві)
- Накази (рішення) керівника про виплати з соцстрахування
- Накази про надання відпусток у зв’язку з вагітністю та пологами
- Листки непрацездатності (паперові в оригіналі, електронні в роздрукованому вигляді)
- Розрахунки лікарняних та декретних виплат
- Табелі обліку робочого часу (де зазначені лікарняні та декретні відпустки)
- Відомості про нарахування зарплати (у яких зазначено лікарняні та декретні)
- Листи від родичів померлого працівника з проханням надати допомогу на поховання (із документом, що підтверджує його смерть)
- Заяви-розрахунки, подані на отримання виплат від ПФУ (електронні – в роздрукованому вигляді)
- Первинні документи про виплату працівникам лікарняних та декретних
- Повідомлення до ПФУ про такі виплати
- Акти розслідування нещасних випадків (профзахворювань) на виробництві
- Звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ.
До кого прийде планова перевірка від ПФУ?
Формування квартального плану-графіка перевірок базується на чітких критеріях ризику. Роботодавець гарантовано опиниться у плані-графіку, якщо присутній хоча б один із таких маркерів (п. 5 розділу II):
- у компанії різко зросла кількість оплачених лікарняних/декретних або сума виплат порівняно з минулим роком;
- страхові виплати розраховані за максимальними сумами у розрахунку на один день;
- роботодавець подає заяви-розрахунки, але при цьому затримує або взагалі не сплачує ЄСВ;
- компанію не перевіряли понад три роки.
Важливо!
Планова перевірка одного й того самого роботодавця може проводитися ПФУ не частіше ніж один раз на рік. Це передбачено п. 5 розділу II Порядку №33-1.
Де шукати Плани-графіки проведення документальних планових перевірок страхувальників на ІІІ квартал 2026 р.?
Станом на 26 червня такі плани-графіки вже оприлюднили більшість регіональних управлінь ПФУ. Переходьте за посиланнями нижче, щоб дізнатись про плани саме для вашого регіону:
- м. Київ
- Волинська область
- Вінницька область
- Донецька область (план відсутній)
- Дніпропетровська область (план відсутній)
- Житомирська область
- Закарпатська область
- Запорізька область
- Івано-Франківська область
- Кіровоградська область
- Київська область
- Львівська область
- Луганська область (план відсутній)
- Миколаївська область
- Одеська область
- Полтавська область
- Рівненська область
- Сумська область
- Тернопільська область
- Харківська область (план відсутній)
- Херсонська область
- Хмельницька область
- Черкаська область
- Чернівецька область (план відсутній)
- Чернігівська область
Коли орган ПФУ має попередити про планову перевірку?
Про планову документальну перевірку роботодавця орган ПФУ зобов'язаний повідомити не пізніше ніж за 10 календарних днів.
Повідомлення надсилається через електронний кабінет на вебпорталі ПФУ або рекомендованим листом.
Якщо ПФУ не надіслав вам повідомлення за 10 днів або інспектор прийшов без направлення та службового посвідчення – ви маєте повне законне право не допускати його до перевірки (п. 9 та 10 розділу II Порядку №33-1).
Сама перевірка може проходити як за адресою роботодавця (виїзна), так і в приміщенні ПФУ (невиїзна, але виключно за письмовою згодою роботодавця) і лише у його робочий час (п. 2 розділу II Порядку №33-1).
Скільки часу триває планова перевірка від ПФУ?
- Для великого та середнього бізнесу – до 10 робочих днів;
- Для суб'єктів мікро- та малого підприємництва – до 5 робочих днів.
- Продовжити цей строк керівник ПФУ може лише за обґрунтованих причин і не більш як на 5 (або 2 для малого бізнесу) робочих днів (п. 12 розділу II Порядку №33-1).
Як дізнатися результати перевірки?
В останній день перевірки складається Акт у двох примірниках, який підписують інспектори, керівник компанії (або інша уповноважена на це керівником особа) та головний бухгалтер (або інша особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку) (п. 4 розділу III Порядку №33-1).
Таке широке коло підписантів з боку роботодавця пояснюється і тим, що на час перевірки керівник або головний бухгалтер можуть бути відсутні на роботі. А може бути і так, що головного бухгалтера на підприємстві немає, наприклад, якщо керівник сам веде бухгалтерський облік.
Зверніть увагу, що роботодавець зобов'язаний надати копії документів, що підтверджують порушення, та письмові пояснення за запитом перевіряльників. Ці документи стануть додатками до Акту перевірки (п. 3 розділу III Порядку №33-1).
Що робити, якщо ви категорично не згодні з висновками в Акті?
- ви маєте право подати офіційні заперечення протягом 5 робочих днів з дня, наступного за днем отримання Акта (п. 5 розділу III);
- територіальний орган ПФУ зобов’язаний розглянути ваші аргументи протягом 10 робочих днів та надати письмову відповідь (п. 5 розділу III Порядку №33-1).
Яка відповідальність за порушення, знайдені при перевірці?
Рішення про застосування санкцій приймається керівником органу ПФУ або його заступником протягом 10 робочих днів після вручення Акта чи відповіді на заперечення (п. 3 розділу IV Порядку №33-1).
Розмір штрафів та пені:
- за нецільове/неправомірне використання коштів: доведеться повернути ПФУ всю суму незаконно витрачених страхових грошей плюс сплатити штраф у розмірі 50% від цієї суми (п. 1 розділу IV);
- за несвоєчасне або неповне повернення коштів: накладається штраф у розмірі 10% від суми боргу, а також нараховується пеня в розмірі 0,1% за кожен день прострочення (п. 2 розділу IV).
Висновки та поради для роботодавців
- Стежте за повідомленнями в Електронному кабінеті ПФУ. Оскільки повідомлення про перевірку та накази про продовження строків надходять саме туди в електронній формі, їх ігнорування кабінету не врятує від перевірки, адже квитанція про доставку формується автоматично.
- Контролюйте строки оскарження результатів перевірки. Сплатити фінансові санкції за рішенням ПФУ необхідно протягом 10 робочих днів після його отримання. Якщо ви впевнені у своїй правоті, ви маєте 30 календарних днів, щоб почати процедуру оскарження цього рішення в адміністративному (подавши скаргу органу вищого рівня - ПФУ) або в судовому порядку (п. 5 розділу IV Порядку №33-1).
- Готуйтесь до перевірки заздалегідь. Знаючи критерії ризику (п. 5 розділу II), ви можете самостійно оцінити шанси потрапити до плану-графіка.
***
Докладніше про перевірки лікарняних читайте в нашій статті «Як з 16.12.2025 ПФУ проводитиме перевірки щодо правильності використання коштів на лікарняні та декретні?».
А про нові правила перевірки лікарняних листів дивіться в аналітиці: «Лікарняні під контролем ПФУ: що змінила з 2 червня Постанова №657 для перевірок листків непрацездатності».
Увага!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER, а обговорювати їх – у найбільшій групі бухгалтерів на Facebook
Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!
Доступ до цієї статті лише для зареєстрованих користувачів. Якщо ви вже зареєстровані на нашому сайті — будь ласка, авторизуйтесь.
Або зареєструйтесь , прямо зараз, це не вимагає ваших персональних даних і займе не більше однієї хвилини.
Зареєструватись