Пенсійний фонд новою постановою від 10.10.2025 №33-1 затвердив Порядок перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів загальнообов'язкового державного соціального страхування та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання (далі – Порядок №33-1). Він вже набрав чинності з 16.12.2025.
Порядок №33-1 визначає процедуру здійснення перевірок ПФУ правильності використання страхувальниками отриманих від Фонду страхових коштів. З набуттям ним чинності нарешті втрачає чинність старий Порядок №23, який був створений ще ФСС. Тобто тепер ПФУ не лише виділяє кошти роботодавцям (страхувальникам), а і має власний порядок перевірки цільового їх використання.
Таблиця 1.
Види страхових виплат, за якими будуть перевірки від ПФУ
| № з/п |
Коротка назва страхового випадку | Вид виплат за страховим випадком |
| 1 | Страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності | Допомога по тимчасовій непрацездатності, зокрема догляд за хворою дитиною, догляд за дитиною віком до 14 років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років на весь період надання реабілітаційної допомоги, за наявності медичного висновку про необхідність стороннього догляду за дитиною |
| Допомога по вагітності та пологах | ||
| Допомога на поховання (крім поховання пенсіонерів, безробітних та осіб, які померли від нещасного випадку на виробництві) | ||
| 2 | Страхування від нещасного випадку | Допомога по тимчасовій непрацездатності, яка настала внаслідок нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання |
| Виплата при тимчасовому переведенні потерпілого на легшу, нижчеоплачувану роботу | ||
| Відшкодування вартості поховання потерпілого та пов'язаних із цим ритуальних послуг |
Доперевірочний аналіз: що це і на що він впливає?
Під час підготовки до проведення документальних перевірок посадові особи ПФУ можуть здійснювати доперевірочний аналіз.
Відповідно до п. 3 розділу ІІ Порядку №33-1 доперевірочний аналіз проводиться без особистої присутності роботодавця у приміщенні ПФУ на підставі відомостей, що містяться в:
- інтегрованій комплексній інформаційній системі ПФУ;
- реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування;
- в заявах-розрахунках;
- повідомленнях про виплату коштів застрахованим особам.
На доперевірочному аналізі розглядають:
- своєчасність подання повідомлень про виплату коштів застрахованим особам;
- обґрунтованість внесення виправлень до раніше поданих заяв-розрахунків;
- своєчасність або повноту повернення страхових коштів;
- виявлені невідповідності за результатами ризик-орієнтованого моніторингу листків непрацездатності;
- достовірність відомостей, поданих страхувальником для отримання страхових коштів.
Доперевірочний аналіз проводиться без будь-якого спеціального рішення (наказу) керівника територіального органу ПФУ.
Якщо під час доперевірочного аналізу будуть виявлені факти можливих порушень використання страхових коштів, посадова особа ПФУ складає інформаційно-аналітичну довідку згідно з додатком 1 до Порядку №33-1. І ось далі – найцікавіше.
Наявність за результатами доперевірочного аналізу декількох випадків, що свідчать про можливі порушення використання страхувальником страхових коштів є однією з підстав для:
- включення роботодавця до плану-графіка перевірок (планової перевірки);
- або позапланової перевірки.
І ось це рішення, яку документальну перевірку (планову чи позапланову) проводити у порушника, приймає вже керівник територіального органу ПФУ, про що складається наказ.
Наказ про проведення перевірки повинен містити:
- відомості про страхувальника;
- підстави для її проведення;
- дату початку перевірки;
- тривалість перевірки;
- період діяльності, який перевірятимуть.
Базова інформація про документальні перевірки від ПФУ: місце, час, наказ
Документальні перевірки ПФУ здійснюються:
- за місцезнаходженням страхувальника (виїзна перевірка);
- в робочий час страхувальника, встановлений його правилами внутрішнього трудового/службового розпорядку.
Також перевірки можливі і в ПФУ (невиїзна перевірка), але здійснюється за письмовою згодою роботодавця!
Таблиця 2.
Що перевіряє ПФУ під час документальних перевірок (п. 18 р. ІІ Порядку №33-1)
| № з/п |
Питання до перевірки |
| 1 | Здійснення роботодавцем заходів щодо усунення порушень, виявлених попередніми перевірками; |
| 2 | повнота та своєчасність повернення роботодавцем страхових коштів; |
| 3 | правомірність призначення та здійснення страхових виплат застрахованим особам і потерпілим на виробництві; |
| 4 | правильність обчислення розміру середньоденної заробітної плати, з якої обраховуються суми страхових виплат застрахованим особам та виплати потерпілим на виробництві; |
| 5 | правомірність та обґрунтованість заявлених сум фінансування та використання страхових коштів, які надійшли від Фонду; |
| 6 | листки непрацездатності, сформовані в Електронному реєстрі листків непрацездатності на підставі медичних висновків, а також видані в установленому порядку у паперовій формі; |
| 7 | акти розслідування нещасних випадків, пов'язаних з виробництвом, або акти розслідування хронічних професійних захворювань (отруєнь) за встановленими формами, висновки лікарсько-консультаційних комісій або медико-соціальних експертних комісій, експертних команд з оцінювання повсякденного функціонування особи, підтвердні документи для відшкодування вартості поховання потерпілого та пов'язаних із цим ритуальних послуг, які є підставою для отримання страхових виплат та виплат потерпілим на виробництві за рахунок страхових коштів згідно з відповідними заявами-розрахунками; |
| 8 | правильність ведення бухгалтерського обліку щодо страхових коштів; |
| 9 | рішення страхувальника або уповноваженої ним особи про призначення / відмову у призначенні страхової виплати, а за період до 01 січня 2023 року – рішення комісії (уповноваженого) із страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності. |
Направлення на проведення перевірок та службове посвідчення перевіряльника
На підставі наказу оформлюється направлення на проведення документальної перевірки (додаток 2 до Порядку №33-1).
Направлення видається у двох примірниках.
Один примірник направлення видається під розписку керівнику підприємства чи уповноваженій собі. У другому примірнику робиться запис про вручення першого примірника, і він залишається у посадової особи ПФУ.
Проведення документальної перевірки здійснюється за умови одночасного пред'явлення роботодавцю:
- направлення на проведення документальної перевірки;
- службового посвідчення посадової особи ПФУ, яка зазначена в направленні на проведення перевірки.
Важливо! Направлення на проведення документальної перевірки є чинним лише протягом зазначеного в ньому строку здійснення документальної перевірки.
Планові перевірки ПФУ
Планові перевірки проводяться відповідно до квартального плану-графіка, який формується до 20 числа останнього місяця кварталу, що передує плановому, та затверджується наказом ПФУ.
План-графік оприлюднюється на інформаційній сторінці ПФУ на вебпорталі електронних послуг Фонду не пізніше наступного робочого дня після видання відповідного наказу.
Зверніть увагу! Планова перевірка у роботодавця проводиться не частіше ніж один раз на рік. Проте проводяться такі перевірки не обов’язково щороку.
Кого і за яких підстав включають до плану-графіка роботодавців?
Відповідно до п. 5 р. ІІ Порядку №33-1, до плану-графіка включаються роботодавці за наявності одного з таких критеріїв:
- зростання кількості оплачених листків непрацездатності та/або днів тимчасової непрацездатності (вагітності та пологів), та/або сум страхових виплат на зазначені цілі у звітному періоді порівняно з аналогічним періодом минулого року;
- здійснення страхових виплат застрахованим особам у межах, наближених до максимальних розмірів, у розрахунку на один день;
- наявність за результатами доперевірочного аналізу декількох випадків, що свідчать про можливі порушення використання роботодавцем страхових коштів;
- наявність страхових виплат ПФУ за відсутності сплати роботодавцем ЄСВ;
- наявність у роботодавця витрат страхових коштів ПФУ за відсутності документальної перевірки більше ніж три роки.
Повідомлення про планову перевірку
Відповідно до п. 10 р. ІІ Порядку №33-1 роботодавцю не пізніше ніж за десять календарних днів до дня початку перевірки надається повідомлення про проведення документальної планової перевірки за формою згідно з додатком 3 до цього Порядку.
Способи надання повідомлення роботодавцю:
- вручається під розписку керівнику або уповноваженій особі страхувальника
- та/або надсилається рекомендованим листом з повідомленням про вручення
- та/або надсилається через електронний кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Фонду.
Повідомлення, надіслане через електронний кабінет страхувальника, вважається одержаним з часу надходження інформації в електронній формі про одержання цього повідомлення.
Важливо! Роботодавець має право не допускати посадову особу ПФУ до здійснення документальної планової перевірки в разі неотримання повідомлення про здійснення планової перевірки.
Тривалість планових перевірок ПФУ
Тривалість проведення планової перевірки страхувальника становить не більше десяти робочих днів, а у страхувальників – суб'єктів мікро-, малого підприємництва – не більше п'яти робочих днів.
Які періоди підпадають під планову перевірку
Перевіряють документи за попередні роки та квартали поточного року, за які не здійснювалися перевірки.
За наявності у страхувальника акта про вилучення документів попередніх років для знищення, не внесених до Національного архівного фонду, перевірці підлягають документи за ті роки, за які документи не були знищені (в межах періоду, зазначеного в наказі про перевірку).
Позапланові перевірки
Позапланові перевірки проводяться без попереднього повідомлення, тому вони й позапланові.
Але направлення на перевірку має бути у перевіряльників обов’язково.
Під час проведення позапланової перевірки розглядаються виключно ті питання, які стали підставою для її проведення.
Позапланова перевірка може бути за наявності однієї з таких підстав:
- збільшення в 1,1 і більше разів видатків на страхові виплати порівняно з попереднім місяцем;
- здійснення страхових виплат працівнику в межах, наближених до максимальних розмірів, у розрахунку на один день за одним страховим випадком;
- наявність за результатами доперевірочного аналізу одного випадку, що свідчить про можливі порушення використання роботодавцем страхових коштів;
- розпочато процедуру припинення юридичної особи або відокремленого підрозділу юридичної особи шляхом реорганізації або ліквідації, а також у разі припинення підприємницької діяльності ФОПа, відкриття провадження у справі про банкрутство страхувальника, рішення про зняття з обліку платника єдиного внеску;
- подання роботодавцем письмової заяви про здійснення перевірки за його бажанням;
- звернення працівника про порушення роботодавцем законодавства у сфері загальнообов'язкового державного соціального страхування;
- на вимогу правоохоронних органів або за рішенням суду;
- надання заперечень до акта проведеної документальної перевірки;
- виявлення під час перевірки іншого роботодавця фактів, що свідчать про порушення, які вплинули або можуть вплинути на правильність страхових виплат;
- неподання роботодавцем повідомлення про виплату коштів застрахованим особам протягом трьох місяців з дня здійснення фінансування ПФУ сум, зазначених у заяві-розрахунку.
Тривалість позапланових перевірок ПФУ
Тривалість проведення документальної позапланової перевірки страхувальників становить не більше десяти робочих днів, а страхувальників – суб'єктів мікро-, малого підприємництва – двох робочих днів.
Продовження строків проведення документальних перевірок
Продовження строків проведення документальної перевірки можливе не більш як на п'ять робочих днів, а щодо страхувальників – суб'єктів мікро-, малого підприємництва – не більш як на два робочих дні за рішенням керівника ПФУ, яке оформляється наказом.
Копія наказу не пізніше наступного робочого дня вручається керівнику або уповноваженій особі страхувальника під розписку та/або надсилається одним із способів: рекомендованим листом з повідомленням про вручення або через електронний кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Фонду.
Результати перевірок
Результати документальної перевірки оформлюються актом перевірки за формою згідно з додатком 4 до Порядку №33-1.
В акті перевірки зазначаються всі суттєві обставини діяльності страхувальника, які стосуються фактів виявлених порушень, із посиланням на відповідну вимогу (норму) законодавства та первинні або інші документи, що підтверджують наявність зазначених порушень.
Однотипні та повторювані порушення повинні бути згруповані та детально описані із зазначенням назви, дати та номера документа, відповідно до якого здійснено страхові виплати застрахованим особам та виплати потерпілим на виробництві з посиланням на нормативно-правові акти, положення яких порушені.
Акт перевірки складається у двох примірниках та підписується на кожній сторінці із зазначенням на останній сторінці загальної кількості сторінок в останній день перевірки:
- посадовими особами територіального органу ПФУ, які проводили документальну перевірку;
- керівником або уповноваженою особою страхувальника;
- головним бухгалтером або особою, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку.
Один примірник акту перевірки вручається керівнику або уповноваженій особі роботодавця, а другий примірник з відміткою про отримання зберігається в територіальному органі ПФУ, який здійснив документальну перевірку.
У разі відмови роботодавця від підписання та/або отримання акта перевірки посадові особи ПФУ вносять до нього відповідний запис.
У разі незгоди з результатами перевірки, викладеними в акті перевірки, роботодавець має право подати заперечення із додатковими документами (за наявності) до відповідного територіального органу ПФУ, який проводив перевірку, протягом 5 робочих днів з дня, наступного за днем підписання, відмови від підписання та/або отримання акта.
Територіальний орган ПФУ розглядає заперечення до акта перевірки протягом 10 робочих днів, що настають за днем їх отримання, та надає на них письмову відповідь. Відповідь вручається під розписку керівнику чи уповноваженій особі страхувальника або надсилається рекомендованим листом з повідомленням про вручення.
Таблиця 3.
Оформлення результатів документальної перевірки ПФУ
| Етап | Дія | Хто виконує | Строк |
| Оформлення акта перевірки | Складається акт у двох примірниках | ПФУ | Після завершення документальної перевірки |
| Вручення акта роботодавцю | Один примірник акта вручається керівнику або уповноваженій особі роботодавця | ПФУ | У день завершення перевірки |
| Зберігання акта в ПФУ | Другий примірник акта з відміткою про отримання зберігається в органі ПФУ | ПФУ | Постійно |
| Відмова від підписання та/або отримання акта | У акті робиться відповідний запис про відмову | ПФУ | У день фіксації відмови |
| Надсилання акта поштою | Примірник акта з відміткою про відмову надсилається роботодавцю рекомендованим листом з повідомленням про вручення | ПФУ | Протягом 3 робочих днів з дня, наступного за днем закінчення перевірки |
| Подання заперечень до акта | Подання письмових заперечень з додатковими документами (за наявності) | Роботодавець | Протягом 5 робочих днів з дня, наступного за днем підписання / відмови від підписання та/або отримання акта |
| Розгляд заперечень | Розгляд поданих заперечень | ПФУ | Протягом 10 робочих днів з дня, наступного за днем отримання заперечень |
| Надання відповіді на заперечення | Письмова відповідь за результатами розгляду заперечень вручається під підпис або надсилається рекомендованим листом | ПФУ | Після завершення розгляду |
Відповідальність (штрафи і не тільки!)
Відповідно до ст. 8 Закону №1105, роботодавець несе відповідальність за:
- порушення порядку використання страхових коштів, несвоєчасне або неповне їх повернення;
- несвоєчасне подання або неподання відомостей, встановлених Законом №1105;
- подання недостовірних відомостей про використання страхових коштів;
У разі порушення порядку використання страхових коштів роботодавець відшкодовує ПФУ в повному обсязі неправомірно витрачену суму страхових коштів та/або вартість наданих соціальних послуг, а також сплачує штраф у розмірі 50 відсотків такої суми.
За несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів на страхувальників накладається штраф у розмірі 10 відсотків несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів.
Одночасно на суми несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів і штрафних санкцій нараховується пеня в розмірі 0,1 відсотка зазначених сум коштів, розрахована за кожний день прострочення платежу.