Про оприлюднення на сайті ФСС тексту нового Порядку перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів Фонду соціального страхування України та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання ми писали тут.
При цьому ми наголошували, що набрав чинності він з 10 жовтня 2020 року. І обіцяли розглянути його докладно в окремій статті, що зараз і зробимо.
Які перевірки проводитимуться за новим Порядком?
Видів перевірок від ФСС буде всього два: камеральні і документальні. При цьому документальні перевірки можуть бути планові або позапланові; виїзні або невиїзні.
Зверніть увагу: документальною невиїзною перевіркою вважається перевірка, яка проводиться в приміщенні відповідного робочого органу виконавчої дирекції Фонду або його відділення за згодою (письмовою заявою) страхувальника.
Отже, у страхувальника є можливість змінити місце проведення документальної перевірки. Він має право подати письмову заяву про проведення перевірки у приміщенні робочого органу виконавчої дирекції ФСС або його відділення. Втім, спеціальних норм щодо впливу зміни проведення перевірки на порядок і строки її проведення в Порядку №23 немає.
Отже, на нашу думку, подавати таку заяву варто до початку проведення перевірки (тобто, якщо йдеться про документальну планову перевірку). Можливості відмовити на таке прохання страхувальника у фахівців ФСС, виходячи з тексту Порядку, немає. Але і переносити строки проведення перевірки через це вони не будуть.
Кого перевіряє ФСС?
Виходячи з зазначених вище предметів перевірок, перевірятиме ФСС страхувальників. А ними є роботодавці та інші особи, які зобов'язані сплачувати ЄСВ (п. 10 ст. 1 Закону про ЄСВ і ч. 2 ст. 1 Закону №1105).
Отже, під увагу Фонду підпадатимуть роботодавці та самозайняті особи, які сплачують ЄСВ за себе. Але не всі, а ті, хто звертався до ФСС за отриманням фінансування лікарняних, декретних тощо, або ж має борги перед Фондом ще з часів до введення ЄСВ.
Камеральна перевірка – як проводиться і які в неї наслідки?
Камеральна перевірка ФСС – це перевірка, яка проводиться у приміщенні одного з органів ФСС. При цьому присутність страхувальника не потрібна, підтвердні документи від нього не вимагаються.
Фахівці ФСС аналізуватимуть своєчасність подання звітів, повідомлень про виплату коштів застрахованим особам, внесення виправлень в раніше подані звіти, заяви-розрахунки, несвоєчасність повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів Фонду, наявність заборгованості зі сплати страхових коштів до Фонду виключно на підставі даних, що зберігаються у відповідних інформаційно-аналітичних системах Фонду.
Камеральна перевірка проводиться посадовими особами Фонду без будь-якого спеціального рішення керівника робочого органу виконавчої дирекції Фонду (керівника відділення робочого органу виконавчої дирекції Фонду) або направлення на її проведення.
За результатами камеральної перевірки у разі встановлення порушень складається довідка, яка підписується посадовими особами Фонду, які проводили перевірку, зі зазначенням даних про неправомірне використання коштів Фонду, та яка є підставою для проведення документальної позапланової перевірки або включення страхувальника до плану-графіка проведення документальних планових перевірок на наступний період.
Документальна планова перевірка і план-графік її проведення
План-графік проведення документальних планових перевірок на наступний квартал формуватиметься ФСС щоквартально до 20 числа останнього місяця кварталу, що передує плановому.
Порядком №23 передбачено, що плани-графіки проведення документальних планових перевірок будуть оприлюднюватися на регіональних веб-сторінках офіційного веб-порталу Фонду не пізніше наступного робочого дня після реєстрації відповідного наказу.
Документальна планова перевірка одного й того самого страхувальника проводиться не частіше ніж один раз на рік!
Зверніть увагу: за наявності у страхувальника відокремлених підрозділів документальна планова перевірка щодо такого страхувальника може здійснюватися одночасно в усіх відокремлених підрозділах протягом строку здійснення одного планового заходу.
Як потрапити до плану перевірок від ФСС?
До плану-графіка проведення документальних планових перевірок відбираються страхувальники, в яких наявна хоча б одна з таких підстав:
- зростання кількості оплачених листків непрацездатності та/або днів тимчасової непрацездатності (вагітності та пологів), та/або сум матеріального забезпечення на зазначені цілі у звітному періоді порівняно з аналогічним періодом минулого року;
- здійснення виплат матеріального забезпечення застрахованій особі в межах, наближених до максимальних розмірів у розрахунку на один день;
- наявність витрат страхових коштів ФСС за відсутності сплати страхувальником єдиного внеску.
Зверніть увагу! Страхувальники, щодо яких наявні декілька підстав для проведення перевірок, включаються до плану-графіка проведення документальних планових перевірок на наступний квартал насамперед.
А ось документальні планові перевірки страхувальників, в яких відсутні підстави для включення до плану-графіка проведення документальних планових перевірок, здійснюються не частіше ніж один раз на три роки! Хоча, в принципі, це не означає, що перевіряти раз на три роки мають всіх. Адже приймати рішення, кого включати в план-графік, а кого ні, будуть самі фахівці ФСС.
Про те, що у вас проводитиметься планова документальна перевірка, ви дізнаєтесь не лише з плану-графіка, а й шляхом отримання повідомлення (форма якого затверджена додатком 2 до Порядку №23).
В яких випадках перевірка проводиться поза планом?
Документальні позапланові перевірки проводяться ФСС за наявності хоча б однієї з таких підстав:
- подання протягом місяця страхувальником до оплати за рахунок коштів Фонду листків непрацездатності за страховими випадками, які настали в цьому місяці та які видані 10 і більше відсоткам застрахованих осіб, а для мікропідприємств (не більше 10 осіб) та малих підприємств (не більше 50 осіб) 50 і більше відсотків від загальної кількості застрахованих осіб страхувальника в цьому періоді за умови відсутності зростання рівня захворюваності;
- видання одним закладом охорони здоров’я або лікарем, що проводить господарську діяльність з медичної практики як фізична особа – підприємець, 30 і більше відсотків листків непрацездатності у страхувальника;
- збільшення в 1,1 і більше разів видатків Фонду на матеріальне забезпечення порівняно з попереднім місяцем за умови відсутності у страхувальника аналогічного зростання фонду оплати праці;
- виявлення робочим органом виконавчої дирекції Фонду або його відділенням за результатами камеральної перевірки даних про неправомірне використання коштів Фонду;
- системні порушення щодо використання страхових коштів Фонду, зокрема, за результатами двох попередніх документальних перевірок встановлені порушення використання страхових коштів Фонду;
- неподання страхувальником повідомлення про виплату коштів застрахованим особам протягом трьох місяців з дня здійснення фінансування Фондом сум, зазначених в заяві-розрахунку;
- подання страхувальником письмової заяви про здійснення перевірки за його бажанням;
- розпочато процедуру припинення юридичної особи в результаті її реорганізації або ліквідації, а також у разі припинення підприємницької діяльності ФОП або відокремленого підрозділу юридичної особи, відкриття провадження у справі про банкрутство страхувальника, отримання від ДПС повідомлення про прийняття фізособою, яка здійснює незалежну професійну діяльність, рішення про зняття з обліку платника ЄСВ;
- звернення застрахованої особи про порушення страхувальником законодавства у сфері загальнообов’язкового державного соціального страхування;
- надання заперечень до акта проведеної перевірки у разі, коли страхувальник у своїх запереченнях посилається на обставини, що не були досліджені під час перевірки, та об’єктивний їх розгляд неможливий без проведення позапланової перевірки. Така перевірка проводиться виключно з питань, що стали предметом оскарження;
- на вимогу правоохоронних органів або за рішенням суду.
Тобто, як бачимо, підставою для позапланової документальної перевірки можуть бути як відверті порушення страхувальником, так і непрямі ознаки їх можливої наявності (кількість листків непрацездатності, зростання суми фінансування від ФСС тощо). Також ці перевірки можуть проводитись на вимогу правоохоронців (суду) і за скаргою працівників. Є право замовити таку перевірку і в самого страхувальника! Втім, проводити таку перевірку чи ні, вирішуватиме керівник відповідного органу ФСС. Призначається така перевірка наказом.
Якими документами оформлюється документальна перевірка?
Про перший документ ми вже сказали – це наказ про її призначення.
На підставі виданого наказу оформлюється направлення на проведення документальної перевірки за формою згідно з додатком 1 до Порядку №23. Направлення видається у двох примірниках: перший вручається під розписку керівнику або уповноваженій особі страхувальника, про що робиться відповідний запис у другому примірнику, який залишається в посадової особи Фонду.
Зверніть увагу: в направленні обов’язково наводиться підстава (тобто, чому прийшли) і предмет (тобто, по що прийшли) перевірки.
Перевірці підлягають документи, які стосуються виплат за рахунок ФСС та погашення боргів перед Фондом, за звітні періоди поточного та попередніх років, за які не здійснювалась перевірка.
Чіткого переліку таких документів в Порядку №23 немає, проте уявлення про нього можна отримати шляхом аналізу тексту акта документальної перевірки (додаток 4 до Порядку 23). Перевірятимуть все – і листки непрацездатності, і протоколи рішень комісії (уповноважених) з соцстрахування, і порядок розрахунку середньої зарплати, з якої призначалися виплати, і факти та правильність самих виплат працівникам тощо.
За умови наявності акта про вилучення документів для знищення, не внесених до Національного архівного фонду попередніх років, перевірці підлягають документи за всі роки, які не підлягали знищенню за актом про вилучення.
Результати документальної перевірки оформлюються у формі акта документальної перевірки, який ми вже згадали. Акт перевірки складається у двох примірниках та підписується посадовими особами Фонду, які проводили документальну перевірку, керівником або уповноваженою особою страхувальника, головним бухгалтером (бухгалтером) та головою комісії (уповноваженим) із соціального страхування страхувальника в останній день перевірки на кожній сторінці із зазначенням на останній сторінці загальної кількості сторінок.
Один примірник акта перевірки вручається керівнику або уповноваженій особі страхувальника, а другий примірник з відміткою про отримання зберігається в робочому органі ФСС, який здійснив документальну перевірку.
Додатками до акта перевірки є копії первинних або інших документів, які підтверджують наявність фактів порушень (наприклад: накази, заяви працівників, копії листків непрацездатності, протоколи засідань комісії (уповноваженого) із соціального страхування, відомості, за якими працівники отримують основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, графіки роботи тощо), а в акті перевірки наводяться узагальнені дані. Зазначені додатки повинні бути підписані посадовими особами Фонду, а також керівником або уповноваженою особою страхувальника.
Отже, на вимогу посадовими особами Фонду, які проводять перевірку, страхувальник зобов’язаний надати належним чином завірені копії документів, які засвідчують відповідні факти, та необхідні письмові пояснення, які долучаються до матеріалів перевірки. У разі відмови – посадові особи Фонду в акті перевірки фіксують цей факт, вносячи відповідний запис про це із зазначенням переліку документів, які не надані.
Зверніть увагу: у разі виявлення під час проведення документальної перевірки суми матеріального забезпечення, які нараховані страхувальником з порушенням законодавства та включені ним до заяви-розрахунку, але ще не профінансовані ФСС, посадові особи Фонду в акті перевірки фіксують цей випадок.
При цьому заява-розрахунок повертається страхувальнику з відповідними рекомендаціями щодо усунення виявлених помилок та/або недостовірних відомостей. А страхувальник проводить відповідні виправлення у регістрах бухгалтерського обліку та наново подає виправлену заяву-розрахунок до ФСС.
Скільки триватиме документальна перевірка?
Тривалість проведення документальної планової перевірки страхувальника встановлюється з урахуванням обсягу робіт, які належить виконати під час її проведення, та кількості посадових осіб Фонду, які проводять перевірку.
При цьому строк проведення:
- документальної планової перевірки страхувальників не може перевищувати десяти робочих днів, а страхувальників – суб’єктів мікро-, малого підприємництва – п’яти робочих днів;
- документальної позапланової перевірки страхувальників не може перевищувати десяти робочих днів, а страхувальників – суб’єктів мікро-, малого підприємництва – двох робочих днів.
Продовження строків проведення документальної перевірки страхувальників можливе не більш як на п’ять робочих днів, а щодо страхувальників – суб’єктів мікро-, малого підприємництва – не більш як на два робочі дні за рішенням керівника робочого органу виконавчої дирекції Фонду (керівника відділення робочого органу виконавчої дирекції Фонду), яке оформляється наказом, копія якого не пізніше наступного робочого дня вручається керівнику або уповноваженій особі страхувальника під розписку або надсилається рекомендованим листом з повідомленням про вручення.
Чи можна не допустити до документальної перевірки?
Так, для цього є кілька законних підстав.
Підстава перша. У направленні зазначається склад посадових осіб Фонду, що здійснюють документальну перевірку. І кожна з таких осіб повинна мати службове посвідчення – без нього це направлення не дійсне і до перевірки можна не допустити.
Підстава друга. Направлення на проведення документальної перевірки є чинним лише протягом зазначеного в ньому строку здійснення документальної перевірки. Тобто «прострочені» направлення вже не є підставою для перевірки.
Підстава третя. Якщо йдеться про планову перевірку, то про неї страхувальника мали заздалегідь повідомити. Право на проведення документальної планової перевірки страхувальника надається лише у випадку, коли йому не пізніше ніж за десять календарних днів до дня проведення зазначеної перевірки вручено під розписку або надіслано рекомендованим листом з повідомленням про вручення письмове повідомлення про проведення документальної планової перевірки із зазначенням дати початку проведення такої перевірки за формою, згідно з додатком 2 до цього Порядку. Якщо такого повідомлення не було або воно було надіслано несвоєчасно – у страхувальника є право не допускати посадову особу Фонду до здійснення документальної планової перевірки.
А що як не допустити до перевірки без поважних підстав?
У разі відмови керівника або уповноваженої особи страхувальника в допуску посадових осіб Фонду до проведення документальної перевірки, посадовими особами Фонду за місцем проведення такої перевірки невідкладно складається у двох примірниках акт довільної форми, що засвідчує факт відмови, зі зазначенням заявлених страхувальником причин відмови.
Перший примірник акта вручається під розписку відразу після його складання керівнику або уповноваженій особі страхувальника, другий примірник залишається в посадової особи Фонду.
При цьому треба пам’ятати: перешкоджання (відмова, недопущення) з боку страхувальника у проведенні посадовими особами Фонду документальної перевірки є підставою для притягнення посадових осіб страхувальника до адміністративної відповідальності згідно зі ст. 188-23 КУпАП, а також зупинення виплат Фондом відповідно до ст. 10 Закону №1105.
Як оскаржити акт перевірки?
У разі незгоди страхувальника з висновками перевірки чи фактами і даними, викладеними в акті перевірки, страхувальник має право подати свої заперечення та/або додаткові документи до відповідного робочого органу ФСС, який проводив перевірку, протягом п’яти робочих днів з дня, наступного за днем підписання (відмови від підписання) та/або отримання акта.
Робочий орган ФСС розглядає заперечення та/або додаткові документи до акта перевірки протягом семи робочих днів, що настають за днем їх отримання, та надає на них письмову відповідь, яка вручається під розписку керівнику чи уповноваженій особі страхувальника або направляється рекомендованим листом з повідомленням про вручення.
Зверніть увагу: якщо акт перевірки підписано без пояснень, зауважень або заперечень або заперечення та/або додаткові документи до акта перевірки вчасно не надійшли, акт перевірки вважається узгодженим.
І ще: оскарження актів перевірок може стати підставою для нової, позапланової документальної перевірки.
Які санкції можуть застосувати до страхувальника-порушника?
Тут варіантів два – повернення раніше отриманих від ФСС коштів та фінансові санкції (штрафи).
Нагадаємо, що за ч. 6 ст. 15 Закону №1105 у разі порушення порядку використання страхових коштів роботодавці відшкодовують Фонду в повному обсязі неправомірно витрачену суму страхових коштів та/або вартість наданих соціальних послуг і сплачують штраф у розмірі 50 відсотків такої суми!
Рішення них приймається протягом десяти робочих днів з дня, наступного за днем вручення/отримання страхувальником акта перевірки, а у разі подання страхувальником заперечень та/або додаткових документів до акта перевірки, протягом десяти робочих днів з дня, наступного за днем вручення або надсилання страхувальнику письмової відповіді.
Страхувальник зобов’язаний сплатити (повернути) визначену у рішенні суму коштів протягом десяти робочих днів, що настають за днем отримання такого рішення!
У разі несвоєчасної сплати (повернення) цих коштів на страхувальника накладається новий штраф та нараховується пеня відповідно до абз. 2 та 3 ч. 6 ст. 15 Закону №1105.
Як оскаржити рішення про санкції?
Страхувальник може оскаржити рішення про повернення страхових коштів Фонду та застосування фінансових санкцій або рішення про застосування фінансових санкцій в судовому порядку або звернувшись до спеціальної комісії Фонду з питань вирішення спорів, яка створена при робочому органі виконавчої дирекції Фонду.
До комісії скарга подається протягом десяти робочих днів з дня, наступного за днем отримання страхувальником рішення, що оскаржується!
Рішення комісії щодо розгляду скарги страхувальника протягом трьох робочих днів з дня його постановлення надсилається страхувальнику та робочому органу виконавчої дирекції Фонду.
Рішення комісії при робочому органі виконавчої дирекції Фонду може бути оскаржено до комісії, створеної при виконавчій дирекції Фонду, а рішення останньої – до правління Фонду. Рішення комісій можуть бути оскаржені до суду.
Тобто, по суті, маємо вже знайому процедуру адміністративного та судового оскарження. Який варіант обрати, вирішуватиме сам страхувальник. Він може спочатку пройти кілька комісій за різними рівнями ФСС, і далі продовжити боротися у суді. А може одразу звернутися до суду.