Для фізичної особи-підприємця щоденна рутина — це постійний рух: пошук клієнтів, надання послуг, логістика. В цьому вирі справ легко забути про «паперові» дрібниці.
Проте деякі з них насправді є фінансовими мінами уповільненої дії. Питання, що ФОП має повідомити бухгалтеру, належить саме до таких.
Несвоєчасна комунікація про, здавалося б, незначні зміни може призвести до катастрофічних наслідків — від великих штрафів до примусового переведення на загальну систему оподаткування. Адвокат Б. Янків розглянув ключові моменти, які підприємець зобов’язаний обговорювати зі своїм фінансовим спеціалістом.
Чому мовчання ФОП — це ризик втратити гроші та статус?
Бухгалтер — не просто людина, яка подає звіти. Це ваш фінансовий навігатор у складному морі українського законодавства. Він може реагувати лише на ту інформацію, яку отримує від вас.
Коли дані надходять постфактум, виправити ситуацію майже неможливо. Податкова служба не визнає аргументу «я був зайнятий і забув». Результатом такого забуття найчастіше стає скасування єдиного податку заднім числом, що автоматично переводить вас на загальну систему.
А це зовсім інші гроші: сукупне податкове навантаження на чистий дохід у 2025 році сягає 45%, що складається з ПДФО (18%), суттєво збільшеного військового збору (5%) та ЄСВ (22%).
8 критичних змін, про які бухгалтер має знати негайно
Проаналізуймо конкретні ситуації, коли дзвінок чи повідомлення бухгалтеру є обов’язковим. Це той чек-лист, який варто тримати під рукою кожному підприємцю.
1. Зміна персональних даних: прописка, ПІБ
Здавалося б, суто особиста справа. Але для податкової ви як ФОП прив’язані до місця реєстрації. Якщо ви змінили прописку (навіть у межах одного міста) або отримали новий паспорт через зміну прізвища, для держави ви — суб’єкт з новими даними.
Що потрібно зробити? Негайно повідомити бухгалтера, щоб він подав заяву про внесення змін до Реєстру платників єдиного податку. Найзручніше це зробити онлайн через портал «Дія», де можна одночасно подати заяви і державному реєстратору, і до податкової служби.
Чому це важливо? Хоча прямого штрафу за неповідомлення немає, невідповідність даних у реєстрах є прямою підставою для анулювання вашої реєстрації платником єдиного податку за результатами перевірки.
2. Новий напрям діяльності: невраховані КВЕДи
Ви почали продавати супутній товар або надавати нову послугу? Чудово! Але чи є у вас відповідний КВЕД (класифікатор видів економічної діяльності)?
Що потрібно зробити? Перед отриманням першого ж доходу за новим напрямом узгодьте його з бухгалтером. Він перевірить, чи є потрібний код у ваших реєстраційних даних, і за потреби допоможе додати його.
Чому це важливо? Отримання доходу за діяльністю, на яку не зареєстровано КВЕД, є грубим порушенням умов перебування на спрощеній системі. Наслідки — оподаткування такого доходу за ставкою 15% та ризик втрати статусу «єдинника» з наступного звітного періоду.
3. Вихід на міжнародний ринок та валютні надходження
Робота із закордонними замовниками чи майданчиками (Upwork, Etsy, Amazon) відкриває нові горизонти, але й додає вимог.
Що потрібно зробити? Повідомте бухгалтера про відкриття валютного рахунку та очікування першого платежу.
Чому це важливо? По-перше, не всі групи єдиного податку дозволяють певні види зовнішньоекономічної діяльності. По-друге, бухгалтер має коректно розрахувати дохід за офіційним курсом НБУ на дату надходження коштів на ваш валютний рахунок, а не на дату виставлення інвойсу. Ігнорування цих аспектів — це ще один шлях до проблем з податковою.
Відео на тему: Гігантські ЗМІНИ ФОП у жовтні
4. Нові інструменти оплати: рахунок в NovaPay та післяплата
Почали отримувати оплату за товари через NovaPay? Це зручно для клієнта, але тут виникає складна податкова ситуація.
Що потрібно зробити? Терміново проконсультуватися з бухгалтером щодо необхідності реєстрації РРО/ПРРО.
Чому це важливо? Існує правова колізія. З одного боку, ДПС трактує операції через фінансові установи, як-от NovaPay, як розрахункові, що вимагає обов’язкового застосування РРО/ПРРО. З 1 серпня 2025 року відповідальність за роботу без реєстратора величезна — штраф у розмірі 100-150% від вартості проданих товарів.
З іншого боку, 16 липня 2025 року Верховний Суд відмовив у відкритті касаційного провадження за скаргою ДПС, залишивши в силі рішення апеляційного суду на користь ФОП у подібній справі. Це створило потужний прецедент, але не змінило офіційної позиції податкової. Ваше рішення (фіскалізувати чи бути готовим до суду) має базуватися на оцінці ризиків.
5. Зміна «географії» бізнесу
Ви переїхали в новий офіс, відкрили магазин, склад чи просто почали доставляти товари з іншого міста? Для податкової це — зміна місця провадження господарської діяльності.
Що потрібно зробити? Повідомити бухгалтеру точну нову адресу для подання заяви до реєстру та форми 20-ОПП.
Чому це важливо? Ця адреса має бути внесена до реєстру платників єдиного податку. Інакше діяльність за незареєстрованою адресою вважатиметься порушенням умов перебування на спрощеній системі.
6. Трансформація бізнес-моделі, наприклад, дропшипінг
Дропшипінг — популярна модель, але з юридичної точки зору вона має багато підводних каменів.
Що потрібно зробити? Обговорити з бухгалтером схему роботи: хто отримує гроші, від чийого імені відправляється товар, які договори укладено з постачальником.
Чому це важливо? Залежно від схеми, вам можуть знадобитись КВЕДи посередницьких послуг (наприклад, 46.19 “Діяльність посередників у торгівлі товарами широкого асортименту”), а не роздрібної торгівлі (47.91).Важливо розуміти, що оподаткування лише комісійної винагороди можливе тільки за умови укладення з постачальником саме посередницького договору (наприклад, договору комісії). Обраний КВЕД має відповідати суті цих договірних відносин. Неправильне оформлення — це ризик отримання доходу без КВЕД або перевищення ліміту доходу.
7. Відкриття будь-якого нового банківського рахунку
Навіть якщо це просто додатковий гривневий рахунок в іншому банку.
Що потрібно зробити? Надати бухгалтеру реквізити нового рахунку.
Чому це важливо? Податкова автоматично отримує дані про всі ваші бізнес-рахунки від банківських установ. Бухгалтер повинен бачити рух коштів по всіх рахунках, щоб коректно вести облік та формувати звітність.
8. Отримання статусу нерезидента або виїзд за кордон на тривалий час
Якщо ви плануєте тривале перебування за межами України (понад 183 дні), це може вплинути на ваш податковий статус.
Що потрібно зробити? Проконсультуватися з бухгалтером щодо податкових наслідків та правил ведення діяльності з-за кордону.
Чому це важливо? Це може вплинути на питання податкового резидентства та зобов’язання зі сплати податків в іншій країні. Для уникнення подвійного оподаткування може знадобитися отримання в українській ДПС довідки про підтвердження статусу податкового резидента України.
Висновок
Прозорі та своєчасні відносини з вашим бухгалтером — це найкраща інвестиція у фінансову безпеку вашого бізнесу. Кожна з перелічених змін вимагає не просто інформування, а конкретних юридичних дій: подання заяв, внесення змін до реєстрів, реєстрації РРО. Вартість консультації та вчасно вчинених дій незрівнянно нижча за потенційні штрафи та проблеми з податковою. Не чекайте на перевірку, дійте на випередження.
