Зміни до п. 177.10, 178.6 та 296.1 ПКУ за Законом №786 щодо нових правил документального обліку для ФОП та осіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність почнуть діяти з 1 січня 2021 року.
Облік доходів та витрат ФОП-«загальників»
З 1 січня 2021 року ФОП – «загальники», як і раніше, зобов’язані будуть вести облік доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару. Але облік доходів і витрат можна буде здійснювати як в паперовому, так і в електронному вигляді, у тому числі через Електронний кабінет.
Облік у ФОП-«загальників» відбуватиметься в типовій формі (яка вводиться замість Книг обліку!). Нову її форму та порядок ведення такого обліку має затвердити Мінфін. Але поки що їх немає навіть у проєктах.
В Інформаційному листі №16 податківці роз’яснюють: на сьогодні і до моменту затвердження нової форми Міністерством фінансів України залишається чинною Книга обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи – підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджена Наказом Міністерства доходів і зборів України від 16.09.2013 р. №481.
Облік доходів та витрат фізосіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність
З 1 січня 2021 року фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, можуть вести облік доходів і витрат від такої діяльності в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через Електронний кабінет.
Облік фізосіб-«незалежників» теж відбуватиметься в новій типовій формі, яку наразі не затверджено. Порядок ведення такого обліку має затвердити Мінфін.
Податківці в Інформаційному листі №16 також підкреслили, що типова форма, за якою здійснюється облік доходів і витрат, та порядок ведення такого обліку визначаються Мінфіном. На сьогодні і до моменту затвердження нової форми залишається чинною Книга обліку доходів і витрат, затверджена Наказом №481. Тобто, з дати набрання чинності нової форми книги, книгу за наказом №481 не можна буде вести.
А коли з'явиться новий сервіс для обліку в Електронному кабінеті?
Такий сервіс потрібен і ФОП-«загальникам», і фізособам-«незалежникам».
Проте, як пояснюють податківці в Інформаційному листі №16, можливість ведення обліку доходів і витрат в електронній формі через Електронний кабінет для фізичних осіб на загальній системі оподаткування та фізичних осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, буде впроваджено ДПС після затвердження Міністерством фінансів України типових форм, за якими здійснюватиметься облік доходів і витрат такими платниками податків. Про запровадження такого сервісу буде повідомлено окремо.
Ведення обліку доходів та витрат у ФОП-«єдинників»
З 1 січня 2021 р. фізособи-«єдинники» І та ІІ груп та «єдинники» ІІІ групи – неплатники ПДВ будуть вести облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів.
А фізособи-«єдинники» ІІІ групи (платники ПДВ) будуть вести облік у довільній формі шляхом помісячного відображення доходів та витрат.
Тобто, з 2021 року всім ФОП-«єдинникам» І-ІІІ груп скасували ведення типових форм Книг обліку. При цьому облік вести все ж таки буде треба і робити це можна буде в паперовому та/або електронному вигляді.
Довільність форми означає, що неправильного варіанту, як виглядатиме документ, у якому буде вестись облік, немає. ФОП бажає продовжувати вести стару Книгу (і як вона закінчиться, завести нову Книгу за тією ж формою)? Будь ласка. ФОП бажає вести облік в зошиті від руки? Будь ласка. ФОП бажає вести облік в таблиці вордівського чи екселівського файлу? Заборони немає.
Податківці в Інформаційному листі №16 коментують це нововведення, підкреслюючи наступне:
- реєструвати Книги (або інші форми) обліку ФОП-«єдинникам» з 1 січня 2021 року не потрібно;
- з 1 січня 2021 року також зникають підстави для застосування до ФОП-«єдинників» адміністративного штрафу за неналежне ведення обліку доходів і витрат, для яких законами України встановлено обов’язкову форму обліку;
- повідомляти податківців про обрану форму обліку ФОП-«єдинникам» не треба;
- Разом із тим податкові органи мають право запросити зазначену інформацію у порядку визначеному ПКУ для перевірки дотримання платником вимог Кодексу щодо граничного обсягу доходу за відповідний період. Тобто, якщо податківці надішлють запит, у якому попросять надати копію документу, у якому ведеться облік, таку копію треба буде надати. І, звісно ж, цей документ в оригіналі потрібен буде при податкових перевірках. Тому податківці наголошують, що такі записи мають містити інформацію щонайменше про місячні обороти, і вони є джерелом інформації для складання платником податку звітності з єдиного податку.
Що робити з зареєстрованими книгами обліку
Мінфін затвердив наказ №728 про втрату чинності з 1 січня 2021 року форми Книги обліку доходів і Книги обліку доходів і витрат для фізичних осіб – підприємців – платників єдиного податку та порядок її ведення. Про це ми писали тут.
Тобто новостворені у 2021 році фізособи-«єдинники» вже не будуть купляти книги та реєструвати їх в ДПС.
В Інформаційному листі №16 ДПС також наголошувала, що ФОП-«єдинники», які почали вести Книгу до 2021 року:
- не повинні здійснювати які-небудь дії щодо зняття такої Книги з реєстрації в ДПС;
- за бажанням можуть продовжувати вести Книгу обліку доходів (для платників єдиного податку І, ІІ та ІІI груп, які не є платниками ПДВ) та Книгу обліку доходів і витрат (для платників єдиного податку ІІI групи, які є платниками ПДВ) за формами, затвердженими наказом Мінфіну від 19.06.2015 р. №579. Тобто, через їх скасування, з 2021 року це вже буде не обов’язково, хоча може здійснюватися за власним бажанням.
НБУ спростив ведення касових операцій для ФОП
Постановою НБУ №155 зі всіх норм Положення №148 з 1 січня 2021 року буде виключено згадку про книгу обліку доходів.
У п. 11 Положення №148 щодо правил оподаткування готівки ФОП з'явиться нове правило для фізосіб-«єдинників». А саме: оприбуткування та облік фізичними особами-підприємцями отриманих доходів здійснюється у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів у порядку, визначеному Податковим кодексом України.
Про це докладно ми писали тут.
Зберігання Книг ще 3 роки
Податківці наводили свій висновок – ФОП-«єдинники», які не вестимуть Книгу з 1 січня 2021 року у зв’язку з запровадженням ведення обліку доходу в довільній формі, мають її зберігати ще 3 роки.
Проте у роз’ясненні було вказано ще на норму п. 44.1 ПКУ. За ним, платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних із обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Такі первинні документи зберігають не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи.
Під платниками податків розуміються, звісно, не лише спрощенці, а і ті, хто перебувають на загальній системі оподаткування. Від них при податкових перевірках теж вимагатимуть надати оригінал Книги, адже на її підставі складалась податкова звітність.
Отже, не зважаючи на те, що старі форми Книг буде скасовано, ФОПам (незалежно від системи оподаткування) та фізособам – «незалежникам» треба зберігати ці Книги ще три роки після переходу на нові форми обліку.