Оплата через QR-код стала невід’ємною частиною українського бізнесу, але питання використання РРО при таких платежах досі викликає плутанину серед підприємців. Неправильне розуміння може коштувати ФОПу значних штрафів у 2025 році. Зауважимо, що ці правила стосуються всіх СГ.
У цій статті «YANKIV. Юридичні послуги» детально розбирає, коли QR-платежі потребують касового апарата, а коли можна законно працювати без нього.
Юридична основа: що насправді регулює використання РРО при QR-платежах
Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій» вимагає фіскалізувати саме розрахункові операції з приймання електронних платіжних засобів.
Ключовий момент: QR-код сам по собі не є платіжним засобом у розумінні українського законодавства.
Застосування РРО або ПРРО залежить не від форми розрахункових операцій, а від способу отримання коштів СГ як оплати за товар чи послугу.
Саме цей принцип визначає всю логіку регулювання QR-платежів, встановлену Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій».
Нові технічні вимоги до фіскальних чеків у 2025 році, запроваджені Наказами Міністерства фінансів України №601 та №674, стосуються виключно форми та змісту розрахункових документів, але не змінюють базових правил застосування РРО.
IBAN-платежі через QR: коли РРО НЕ потрібен
РРО або ПРРО НЕ потрібен, якщо QR-код містить виключно повні банківські реквізити СГ рахунку у форматі IBAN. Це офіційна позиція контролюючих органів.
Як це працює на практиці:
Ви генеруєте QR-код у банківському додатку (Приват24 Бізнес, Monobank тощо) з вашими реквізитами IBAN. Клієнт сканує код своїм смартфоном, його мобільний банкінг відкриває форму переказу з уже заповненими реквізитами. Клієнт вводить суму та підтверджує платіж як звичайний банківський переказ.
У такому випадку відбувається стандартна банківська операція, а спосіб отримання реквізитів (через QR-код чи ручне введення) не змінює правову природу операції. Тому касовий апарат не потрібен.
Еквайринг через QR: коли РРО ОБОВ’ЯЗКОВИЙ
РРО або ПРРО ОБОВ’ЯЗКОВИЙ, якщо QR-код веде на оплату через електронні платіжні сервіси. Це стосується випадків, коли QR-код перенаправляє на платіжні системи LiqPay, Fondy, WayForPay або інші еквайрингові сервіси.
Чому тут потрібен касовий апарат:
QR-код генерується через платіжну систему та перенаправляє клієнта на сторінку оплати карткою. У цьому сценарії відбувається операція з використанням електронного платіжного засобу, що повністю підпадає під визначення розрахункової операції згідно із законом про РРО.
Навіть якщо кошти згодом зараховуються на ваш IBAN-рахунок, суть операції в момент її здійснення залишається картковим платежем через посередника-еквайра.
Практичні приклади для СГ у 2025 році
Приклад без РРО: Перукарня надає клієнтам QR-код з реквізитами UA123456789012345678901234567. Клієнт сканує код, переводить 500 грн через Приват24. Операція проходить як банківський переказ – РРО не потрібен.
Приклад з обов’язковим РРО: Інтернет-магазин використовує QR-код LiqPay для оплати товару на 1000 грн. Клієнт сканує код, вводить дані картки на сторінці LiqPay. Це карткова операція – РРО обов’язковий, потрібен фіскальний чек.
Комбінований випадок: СГ приймає як IBAN-перекази, так і платежі через Fondy. Він зобов’язаний зареєструвати РРО або ПРРО, оскільки здійснює розрахункові операції через еквайринг. При цьому фіскальний чек видається лише на операції через Fondy. Прямі надходження на IBAN не є розрахунковими операціями і через РРО не проводяться.
Штрафи за порушення у 2025 році: актуальні санкції та пільги
Розмір штрафів за порушення касової дисципліни залежить від категорії СГ та періоду порушення.
Стандартні штрафи (загальна норма):
- За перше порушення – 100% вартості проданих товарів або наданих послуг
- За повторне порушення – 150% від суми операції
Тимчасові знижені штрафи (діють до 1 серпня 2025 року):
- За перше порушення – 25% вартості товарів/послуг
- За повторне порушення – 50% від суми операції
Знижені штрафи поширюються на ФОПів – платників єдиного податку II-IV груп, які не є платниками ПДВ та не здійснюють торгівлю підакцизними товарами, технічно складними побутовими товарами, лікарськими засобами та ювелірними виробами.
Увага: Після 1 серпня 2025 року для всіх СГ діятимуть стандартні розміри штрафів (100%/150%).
З 1 березня 2025 року набули чинності нові вимоги до QR-кодів у фіскальних чеках – вони повинні містити пряме посилання на сайт ДПС для перевірки. Перехідний період завершився, тому недотримання цих вимог тепер каратиметься штрафами.
Рекомендації для СГ: як уникнути проблем
Для роботи без РРО: Використовуйте виключно QR-коди з банківськими реквізитами IBAN. Документально зафіксуйте цей факт для можливого обґрунтування перед податковою.
Для змішаних платежів: Якщо ваш бізнес передбачає різні способи оплати (готівка, картки, QR через еквайринг), встановлюйте РРО або ПРРО для всіх операцій.
Моніторинг змін: Регулярно відстежуйте оновлення законодавства, оскільки правила використання касових апаратів постійно удосконалюються.
Висновки
У разі реалізації товарів, робіт, послуг, оплата за які здійснюється за допомогою QR-коду, в якому закодовані повні банківські реквізити СГ рахунку у форматі IBAN – застосовувати РРО або ПРРО СГ не зобов’язаний.
У разі здійснення розрахунків за допомогою QR-коду, в якому закодовані реквізити для оплати будь-якого іншого електронного платіжного засобу, відмінного від реквізитів рахунку у форматі IBAN – застосування РРО або ПРРО для СГ є обов’язковим.
Ключовий принцип: не форма розрахункових операцій, а спосіб надходження коштів визначає необхідність касового апарата.
Часті питання про QR-коди та РРО
Чи потрібно видавати фіскальний чек при оплаті QR-кодом?
Якщо QR-код містить виключно IBAN-реквізити, фіскальний чек не потрібен. Якщо код веде на еквайрингову систему (LiqPay, Fondy) або містить номер картки, чек обов’язковий.
Як перевірити тип свого QR-коду?
Відскануйте QR-код будь-яким додатком. Якщо бачите лише номер рахунку UA + 27 цифр та реквізити – це IBAN без РРО. Номер картки або посилання на платіжний сайт означають необхідність касового апарата.
Чи можна комбінувати різні способи QR-оплат?
Так. Якщо СГ приймає платежі через еквайринг, він зобов’язаний мати РРО, але використовує його лише для фіскалізації розрахункових операцій. IBAN-перекази через РРО не проводяться.
Які зміни чекають СГ у 2025 році щодо QR-платежів?
Нові вимоги до QR-кодів у фіскальних чеках (посилання на ДПС), перехідний період до 1 березня. Важливо: знижені штрафи (25%/50%) діють лише до 1 серпня 2025 року та стосуються окремих фізосіб-"єдинників".
Як працювати з QR-кодами законно без РРО?
Використовуйте виключно банківські QR-коди з IBAN-реквізитами, генеруйте їх у додатках свого банку. Ніколи не надавайте номер картки для оплати – це завжди потребує РРО незалежно від типу картки.
***
Читайте також: