Ви видали клієнту фіскальний чек і впевнені, що все оформлено правильно? А чи перевірили всі 35 обов’язкових рядків? З 1 березня 2025 року діють оновлені вимоги до фіскальних документів, і навіть одна помилка може коштувати вам від 25% до 150% від суми продажу. Податкова не робить потураннь: неправильно оформлений чек визнається недійсним повністю. При цьому штрафи мають кумулятивний характер – за кожне наступне порушення сума зростає. Тому краще один раз ретельно налаштувати систему, ніж потім розплачуватися за систематичні помилки.
«YANKIV. Юридична компанія» наводить повний чек-лист для перевірки фіскального чека та зразок. Пройдіться по кожному пункту та переконайтеся, що ваші документи оформлені бездоганно.
Чому правильність чека критично важлива
Згідно з положенням про форму і зміст розрахункового документа, помилка навіть в одному обов’язковому реквізиті тягне за собою недійсність чека. Виключення – лише поле «назва товару», де допускається незначна похибка.
Розмір штрафів у 2025 році:
Для загальної системи оподаткування:
- 100% від суми першої продажі без правильного чека
- 150% від суми другої та кожної наступної продажі
Важливий нюанс: застосовується штраф, що діє на момент виявлення порушення, а не його вчинення.
Обов’язкові реквізити фіскального чека: повний перелік
Сучасний фіскальний чек містить 35 обов’язкових рядків. Розглянемо кожен блок та найпоширеніші помилки. Дивіться правильний зразок.
Рядок 1: Найменування суб’єкта господарювання
Правильно:
- «ФОП Супруненко Іван Сергійович»
- «ТОВ “Назва компанії”»
Поширена помилка: вказування лише прізвища, імені та по батькові без абревіатури «ФОП».
Роз’яснення податкової: відсутність напису «ФОП» не є критичною помилкою і не тягне штрафних санкцій. Однак краще вказувати повну назву для уникнення непорозумінь.
Рядки 2-3: Назва та адреса господарської одиниці
Ці дані підтягуються з форми 20-ОПП, поданої при реєстрації каси.
Критичні вимоги:
- Адреса має відповідати підтвердним документам (договір оренди, право власності)
- Адреса повинна збігатися з місцем фактичної видачі чеків
- При контрольній закупці адреса має повністю співпадати
Якщо ви працюєте онлайн без фізичної торгової точки, вказуйте адресу реєстрації ФОП або юридичну адресу компанії.
Рядки 4-5: Податковий номер та ЄДРПОУ
Обов’язково вказується:
- Індивідуальний податковий номер ФОП або код ЄДРПОУ підприємства
- Для платників ПДВ: додатково номер платника ПДВ
Ці дані мають точно відповідати даним реєстрації. Помилка навіть в одній цифрі – підстава для штрафу.
Рядок 6: Кількість та вартість одиниці виміру придбаного товару
Обов’язкові дані для кожної позиції:
- Назва товару або послуги
- Кількість
- Ціна за одиницю
- Загальна вартість
- Літерне позначення ставки ПДВ/акцизу (за наявності)
Важлива деталь: літерне позначення ставки ПДВ не є критично обов’язковим, якщо воно дорівнює нулю, але краще його вказувати для уникнення суперечок.
Рядки 7-10: Для підакцизних та технічно складних товарів
Ці рядки заповнюються тільки для специфічних категорій товарів:
- Підакцизні товари
- Тютюнові вироби
- Технічно складні побутові товари
Для більшості бізнесів ці поля залишаються порожніми або позначаються як «ТАК/НІ».
Рядок 11: Назва товару та літерне позначення «Без ПДВ»
Якщо ви не є платником ПДВ, обов’язково вказується літерне позначення «Без ПДВ» або подібне. Це захищає від претензій щодо включення ПДВ в ціну.
Рядки 12-17: Реквізити платіжного терміналу
Найскладніший розділ нових правил. Дані про платіжний термінал вказуються ЛИШЕ у випадку з’єднання каси та терміналу.
Коли каса та термінал вважаються з’єднаними:
- Поєднані в одному пристрої (термінал «2 в 1»)
- Один застосунок для приймання платежів та видачі чеків (наприклад, WayForPay)
- Спільне інтернет-з’єднання і обмін пакетами даних між пристроями
- Підключення через провід до одного комп’ютера
Важливо: ви не зобов’язані з’єднувати касу та термінал. Це добровільне рішення. Якщо вони працюють окремо – рядки 12-17 можуть бути порожніми або позначені «ТАК/НІ».
Рядки 18-19: Форма та засоби оплати
Рядок 18 – Форма оплати:
- Готівка – купюри та монети
- Безготівка – зарахування на рахунок (прямо або через посередників)
- Інше – рідкісні випадки (бартер, взаємозалік)
Поширена помилка: плутанина з оплатою через Нову пошту. Якщо кошти зараховуються на ваш рахунок – це безготівкова форма оплати, незалежно від способу доставки або отримання клієнтом.
Рядок 19 – Засоби оплати:
Це найбільш «гнучке» поле в чеку. Можливі варіанти:
- Інтернет-еквайринг
- Торговий термінал
- POS-термінал
- Оплата за реквізитами
- NovaPay, WayForPay, hutko тощо
Фіскальний чек – головне правило: поле має бути присутнім і приблизно відображати спосіб платежу клієнта. Точне формулювання не критичне, але повинно логічно відповідати реальності.
Рядки 20-22: Загальна вартість та інформація про ПДВ
Стандартні підсумкові поля:
- Загальна вартість придбаних товарів
- Ставка ПДВ (якщо ви платник)
- Сума ПДВ
- Для платників акцизного податку – відповідні дані
Зазвичай ці поля не викликають проблем, оскільки розраховуються автоматично програмним забезпеченням.
Рядки 23-25: Заокруглення, решта та валюта
Обов’язкові поля:
- Сума до сплати з валютою (зазвичай «ГРН»)
- Решта (якщо є)
- Заокруглення монет (якщо проводилося)
Роз’яснення податкової: якщо решта відсутня або заокруглення не проводилося, ці поля можна не заповнювати або вказувати «0,00».
Рядки 26-35: Технічна та службова інформація
Ці дані заповнюються автоматично системою:
- Фіскальний номер фіскального чека
- Поточна дата та час здійснення розрахункової операції
- Реквізити паспортних даних (для підакцизних товарів)
- QR-код, який містить пошуковий запит у системі
- Код автентифікації
- Позначка щодо режиму роботи (онлайн/офлайн)
- Інформація РРО
- Інформація про режим роботи онлайн/офлайн
- Фіскальний номер ПРРО
- Найменування або графічне зображення виробника ПРРО
Єдине, що потрібно контролювати – щоб дата та час відповідали реальному моменту продажу. Системні помилки в цих полях трапляються рідко, але їх варто перевіряти після оновлень програмного забезпечення.
Необов’язкові поля: що можна додати
Окрім 35 обов’язкових рядків, чек може містити додаткову інформацію на розсуд підприємця.
Спосіб оплати: позначення передоплати, післяплати, авансу або завдатку. Корисно для внутрішнього обліку, але не обов’язкове.
Касир: інформація про працівника, який оформив продаж. З березня 2025 року це поле стало необов’язковим, але може вказуватися за бажанням для контролю роботи персоналу.
Додаткові рядки: між обов’язковими полями можна додавати власну інформацію – промокоди, програми лояльності, рекламні повідомлення. Головне – щоб це не заважало читабельності основних реквізитів.
Практичні поради для перевірки чека
1. Використовуйте тестові чеки
Перед запуском у роботу зробіть кілька тестових продажів і ретельно перевірте кожен чек за цим чек-листом. Краще виявити помилку на етапі налаштування, ніж під час податкової перевірки.
2. Зберігайте зразки правильних чеків
Роздрукуйте або збережіть в електронному вигляді декілька правильно оформлених чеків різних типів (готівка, безготівка, з ПДВ, без ПДВ). Вони стануть еталоном для порівняння.
3. Регулярно перевіряйте налаштування
Після кожного оновлення програмного забезпечення або зміни умов роботи (нова адреса, зміна форми оплати) перевіряйте, чи коректно формуються чеки.
4. Навчіть персонал
Якщо з касою працюють різні працівники, проведіть інструктаж. Особливо важливо пояснити різницю між готівковою та безготівковою формою оплати.
5. Слідкуйте за оновленнями законодавства
Вимоги до чеків можуть змінюватися. Підпишіться на офіційні канали ДПС або консультуйтеся зі спеціалістами, щоб не пропустити важливі зміни.
Зразок правильно оформленого чека
На прикладі реального чека видно всі ключові елементи:
- У верхній частині – повна назва ФОП, адреса торгової точки та податковий номер
- Чітко вказана назва товару, кількість та ціна
- Форма оплати «ОПЛАТА КАРТКОЮ» та деталі транзакції з терміналу
- Підсумкова сума «ДО СПЛАТИ» виділена
- QR-код для перевірки чека в системі
- Фіскальний номер та режим роботи «ОНЛАЙН»
Такий чек відповідає всім вимогам і не викличе питань при перевірці.
Підсумок
Правильне оформлення фіскального чека вимагає уваги до 35 обов’язкових реквізитів. Найчастіші помилки стосуються поєднання каси з терміналом, форми оплати та адреси торгової точки.
Більшість полів допускають певну гнучкість у заповненні, але критично важливо забезпечити наявність усіх обов’язкових даних та їх відповідність реальним обставинам продажу.
Пам’ятайте: штрафи за неправильні чеки мають кумулятивний ефект. Перше порушення обійдеться у 100% від суми продажу, друге – вже у 150%. При систематичних помилках сума може серйозно вдарити по бюджету бізнесу.
Правильно оформлений фіскальний чек – це запорука вашого спокою, як підприємців. Використовуйте цей чек-лист та зразок як інструмент регулярної перевірки, і ваші чеки завжди відповідатимуть вимогам законодавства.