Внутрішні документи щодо касової дисципліни: яким має бути їх зміст?

Какие же именно документы предприятие должно разработать самостоятельно для правильной организации работы с кассой? Рассказали в КЦПРБ.

Порядок оприходования наличных в кассе предприятия

Согласно п. 12 раздела II Положения №148, субъект хозяйствования обязан самостоятельно разработать положение о порядке оприходования наличных в кассе предприятия, в котором следует учесть как особенности работы кассы самого предприятия, так и его обособленных подразделений (внутренний трудовой распорядок, режим работы, графики смен и т.п.). Для обособленных подразделений также следует оформить свой внутренний порядок оприходования наличных.

Порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия

Согласно п. 40 раздела IV Положения № 148, предприятия, у которых есть обособленные подразделения, проводящие кассовые операции, и режим работы которых не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия-юридического лица (в том числе в выходные и праздничные дни), внутренним документом определяют порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия.

Лимит кассы и порядок его расчета

В соответствии с п. 50 раздела IV Положения № 148, субъект хозяйствования на основании норм Положения НБУ № 148, а также с учетом особенностей его работы, обязан разработать и утвердить внутренним документом порядок расчета лимита кассы предприятия и его обособленных подразделений.

В таком расчете, согласно указанному пункту, учитывается срок сдачи предприятием наличной выручки для зачисления ее на счет в банке. Для обособленных подразделений лимит кассы устанавливается и доводится к сведению соответствующим внутренним документом.

Прогнозный лимит кассы, который утверждается предприятием на первые три месяца работы субъекта, обязан быть пересмотрен в двухнедельный срок на основании фактических показателей обращения наличных. Отсутствие утвержденного лимита кассы означает, что лимит равен нулю.

Достаточно ли указанных документов для правильной организации работы касс предприятия и его структурных подразделений?

 На наш взгляд, предприятию необходимо урегулировать дополнительно ряд моментов, которые являются специфическими и могут влиять на организацию кассовой дисциплины.

 Мы можем порекомендовать субъекту хозяйствования оформить такой внутренний документ, как Приказ об организации обращения наличных в кассе предприятия «Х» и в его структурных подразделениях.

 Рекомендуем описать в нем следующие моменты:

• порядок документооборота в кассе предприятия и кассах структурных подразделений, например, ведется ли кассовая книга в обособленных подразделениях в связи со спецификой их работы,
• порядок оприходования наличных в кассу предприятия и в кассы обособленных подразделений,
• указать место, где хранятся денежные средства в кассе и на торговых точках (ящик для денег, РРО, сейф и т.п.),
• утвердить лимит кассы и порядок его расчета,
• утвердить сумму разменной монеты, которая может находиться в кассах обособленных подразделений (или в РРО),
• описать порядок инкассации/сдачи выручки в банк, способ и сроки, инкассацию из кассы предприятия и обособленных подразделений, и т.п.

Для грамотной организации работы с наличными средствами торговых точек предприятие может также внутренним документом описать внутренние процессы обособленного подразделения. Такой внутренний документ, например, может называться Приказ о создании и работе структурного подразделения «Магазин «Ромашка». Рекомендуем указать в нем следующие пункты:

• наименование подразделения, например, магазин «Ромашка», адрес, режим работы,
• кто руководитель подразделения, сотрудники, материально-ответственные лица, право подписи на документах подразделения,
• порядок организации обращения наличных на торговой точке согласно приказу по предприятию, а именно – оприходование средств (использование РРО, КУРО, ведется кассовая книга на точке или нет), хранение средств (ящик для денег, сейф с инвентарным номером ХХ), порядок инкассации средств из торговой точки (в кассу предприятия, непосредственно в банк без проведения через кассу предприятия, через инкассаторскую службу и т.п.), сумма разменной монеты, лимит кассы и порядок его расчета,
• другие особенности работы подразделения (внутренняя отчетность, доступ к средствам материально ответственных лиц и как он ограничен или контролируется, частота инвентаризаций, контроль выполнения указанного порядка и т.п.).

При наличии этих внутренних документов предприятие сможет легко обосновать внедренный им внутренний алгоритм действий при работе с наличной выручкой как проверяющим, так и самим сотрудникам предприятия, которые отвечают з работу или контроль наличного обращения.

***

Читайте также:

• Как оприходуются наличные в обособленных подразделениях: разъяснение от НБУ.
• Как нумеровать кассовые ордера и вести журнал их регистрации: долгожданное разъяснение от Нацбанка.
• Как сдавать наличную выручку в банк через инкассатора?
• Процедура расчета лимита остатка наличности в кассе по новому Положению №148.