Нещодавно НБУ надав відповіді на актуальні питання щодо Положення №148. Серед них було кілька, що стосуються оприбуткування готівки відокремленими підрозділами. На початку нагадаємо загальні правила.
Як оприбутковується готівка в касах установ/підприємств, їх відокремлених підрозділів, ФОП?
Відповідно до пп. 18 п. 3 р. І Положення №148, оприбуткування готівки – це проведення суб’єктами господарювання обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі/книзі обліку доходів і витрат/книзі обліку доходів/фіскальному звітному чеку/розрахунковій квитанції.
Згідно з п. 11 р. ІІ Положення готівка, що надходить до кас, оприбутковується в день одержання готівки в повній сумі.
Оприбуткуванням готівки в касах установ/підприємств та їх відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.
Оприбуткуванням готівки в касах фізичних осіб-підприємців, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх товарними чеками (квитанціями) і веденням книги обліку доходів і витрат (або книги обліку доходів), є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у книзі обліку доходів і витрат (або книзі обліку доходів) на підставі товарних чеків (квитанцій).
Оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, а також у касах фізичних осіб-підприємців, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій (далі – РРО) та/або книг обліку розрахункових операцій (далі – КОРО) без ведення касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень на підставі даних розрахункових документів шляхом формування та друку фіскальних звітних чеків і їх підклеювання до відповідних сторінок КОРО/занесення даних розрахункових квитанцій до КОРО.
Суб’єкти господарювання, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або КОРО, використовують КОРО для:
- підклеювання та зберігання фіскальних звітних чеків на відповідних сторінках КОРО;
- здійснення операцій із розрахунковими квитанціями в разі виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії;
- обліку ремонтів, робіт з технічного обслуговування, перевірок конструкцій та програмного забезпечення РРО.
При цьому згідно з п. 29 р. ІІІ Положення, документом, що свідчить про здавання виручки до банку та є підтвердженням оприбуткування готівки в касі суб’єктів господарювання, є:
- квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку;
- квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;
- примірник супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою (готівкою), засвідчений підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача;
- чек платіжного термінала в разі проведення інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів
Хто у розумінні Положення № 148 є відокремленим підрозділом підприємства?
Відповідно до пп. 2 п. 3 р. І Положення, відокремлені підрозділи – це філії, представництва, відділення та інші структурні підрозділи, що наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання чи інше речове право, передбачене законодавством України.
Який порядок та особливості розроблення порядку оприбуткування готівки в касі підприємства та його відокремлених підрозділів?
Відповідно п. 12 р. ІІ Положення, установа/підприємство на підставі цього Положення зобов’язане розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі установи/підприємства, у якому максимально врахувати особливості роботи як установи/підприємства, так і його відокремлених підрозділів [внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку.
Для відокремлених підрозділів установи/підприємства порядок оприбуткування готівки в касі встановлюється та доводиться внутрішніми документами установи/підприємства. Розроблений порядок повинен відповідати вимогам цього Положення та не суперечити законодавству України.
Згідно з нормами Положення, підприємства, що мають відокремлені підрозділи, які проводять касові операції і режим роботи яких не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства – юридичної особи (у тому числі у вихідні та святкові дні), внутрішнім документом визначають порядок взаємодії таких підрозділів із бухгалтерією підприємства – юридичної особи відповідно до вимог законодавства України (п. 40 р. IV Положення).
Тобто визначившись із тим, чи є в нього відокремлені підрозділи в розумінні Положення №148, підприємство самостійно визначає, чи ведуть такі підрозділи касову книгу, чи ні.
При цьому НБУ у своєму роз’ясненні зазначив, що Національний банк України не робить експертних висновків щодо правильності врахування особливостей роботи суб’єкта господарювання при розробленні порядку оприбуткування готівки в касі. Тобто, зазначені питання залишаються на розсуд самого підприємства.