Коментар до постанови НБУ від 07.11.2019 р. №131
Отримуємо в банку готівку – підтверджуємо, на що
У п. 6 Положення №148 додано доповнення про необхідність у разі зняття готівкових коштів із поточних рахунків з метою здійснення готівкових розрахунків із фізичними особами надавати на запит банку (філії, відділення) підтвердні документи, на підставі яких здійснюються такі готівкові розрахунки, необхідні банку (філії, відділенню) для вивчення клієнта з урахуванням ризик-орієнтованого підходу.
Насправді цей обов’язок вже діє з 3 червня 2019 року (тобто це не нова вимога, а її повторення). Про це ми писали тут.
Оприбуткування готівки і зберігання електронних Z-звітів відокремленими підрозділами
У порядок оприбуткування готівки відокремленими підрозділами включено нове правило. За ним установа/підприємство має право визначати місце та спосіб зберігання відокремленими підрозділами щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) у електронній формі.
Нагадаємо, що з 15.02.2019 року оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО без ведення касової книги, є забезпечення зберігання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звiтiв) в електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ, і занесення інформації згідно з фіскальними звітними чеками до відповідних книг обліку (КОРО – у разі її використання). Це передбачено у новій редакції абз. 3 п. 11 розділу II Положення №148.
За новим абзацем п. 12 Положення №148 підприємство зобов’язане:
- визначити та затвердити внутрішнім документом місце та спосіб зберігання відокремленими підрозділами щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) у електронній формі. Такий внутрішній порядок підприємство має затвердити до 11 грудня 2019 року;
- визначити формат зберігання, який має забезпечувати візуальний перегляд щоденних Z-звітів податківцям;
- призначити відповідальну за зберігання цих чеків особу.
Який саме має бути формат такого зберігання (які у підприємства є варіанти), Постановою №131 не встановлено.
Раніше податківці наголошували, що сформовані фіскальні звітні чеки (Z-звіт) повинні зберігатися у фіскальній пам’яті РРО до закінчення терміну служби реєстратора за умови дотримання визначених виробником умов експлуатації.
Окремо вони додавали, що у разі заміни РРО, виходу його з ладу тощо вони рекомендують забезпечити зберігання фіскальних звітних чеків (Z-звітів) РРО у будь-який незаборонений чинним законодавством спосіб для підтвердження факту оприбуткування готівки. Який це має бути спосіб, податківці не пояснювали, проте наголошували: передача до ДПС щоденних фіскальних звітних чеків, що містяться на контрольній стрічці в пам’яті РРО, не вважається їх зберіганням. Про це ми писали тут.
Тож, аби правильно скласти наказ про зберігання електронних Z-звітів, внесених змін до Положення №148 замало. Є очевидний формат зберігання (в фіскальній памяті РРО), щодо альтернативних – доведеться цю інформацію визнавати у ДПС шляхом отримання індивідуальної податкової консультації або чекати на роз’яснення від НБУ.
Електронні касові документи можна буде підписувати ЕЦП
У п. 23 розд. ІІІ Положення №148 внесено зміни. З нього прибрали абзац другий. За ним підприємство в разі наявності сертифіката відкритого/посиленого ключа може застосовувати ЕЦП юридичної особи під час надання послуг в електронній формі або під час здійснення інформаційного обміну з іншими суб'єктами електронної взаємодії.
Натомість з 12 листопада діють нові правила підписання електронних касових документів. За ними:
- працівник підприємства для підписання електронного касового документа зобов’язаний використовувати кваліфікований електронний підпис;
- фізична особа-підприємець для підписання електронного касового документа має право використовувати кваліфікований електронний підпис/ удосконалений електронний підпис;
- фізична особа для підписання електронного касового документа має право використовувати кваліфікований електронний підпис/удосконалений електронний підпис/простий електронний підпис.
Використання удосконаленого електронного підпису, удосконаленої електронної печатки та простого електронного підпису здійснюється на договірних засадах за технологією, визначеною суб’єктом господарювання та відповідно до вимог Законів «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги» і нормативно-правових актів Національного банку з питань застосування електронного підпису та електронної печатки в банківській системі України.
Суб’єкт господарювання має право використовувати кваліфіковану електронну печатку банку/удосконалену електронну печатку як додатковий реквізит електронного касового документа.
Тобто правила застосування ЕЦП для електронних касових документів прописали детальніше. Але не прописано, як бути з ситуаціями, коли підприємство вирішило вести касові документи в електронній формі, але іноді проводить готівкові розрахунки зі сторонніми фізособами, які не мають ЕЦП. Очевидно, що для такого випадку доведеться складати касові документи в паперовій формі.
Коли запрацюють зміни до Положення?
Постанова №131 набирає чинності з дня, наступного за днем її офіційного опублікування, крім підпункту 3 пункту 2 Змін до Положення, який набирає чинності через один місяць з дня її офіційного опублікування.
За інформацією НБУ, Постанову №131 було опубліковано 11 листопада. Відповідно зміни почали діяти з 12 листопада 2019 року, крім обов’язку затвердити порядок зберігання електронних Z-звітів відокремлених підрозділів, який треба виконати до 11 грудня 2019 року.