Враховуючи порядок ведення касових операцій, установлений Положенням №148, доходимо висновку, що касир на підприємстві повинен бути один, тобто за касу має відповідати одна людина, а не кілька. Положенням №148 не передбачено змінну роботу касира та регулярне передавання повноважень касира від одного працівника до іншого. Докладніше ця тема розглянута в статті «Виручку до банку може здавати лише касир підприємства».
Від цього й потрібно відштовхуватися, організовуючи касові операції в наведеному випадку. Також потрібно врахувати щоденну потребу підприємства у готівці та з’ясувати, чи доцільно передавати готівку з місця розрахунків (яким є РРО у залі ресторану, причому їх може бути декілька) до головної каси підприємства. Якщо ресторан один, то й головна каса теж має бути одна. Якщо підприємство має декілька ресторанів, то кожний із них може мати власну касу за наявності однієї головної каси. Тоді на підприємстві буде старший касир та інші касири. Підприємство може й не організовувати касу в кожному ресторані, в такому разі виручка всіх ресторанів збирається в одній головній касі підприємства, за яку відповідає один працівник — касир.
Отже, весь функціонал касира (приймання, видача готівки, ведення касової книги) може бути покладено тільки на одну особу, причому саме ця особа повинна і здавати готівку до банку (за потреби). Функціонал касира може виконувати як окремий працівник — касир, так і будь-який працівник за суміщенням (наприклад, менеджер). Не можна розподіляти функції касира між різними працівниками.
Якщо працівник, на якого покладено обов’язки касира, працює позмінно, то слід врахувати, що Положенням №148 не передбачено наявності декількох касирів на підприємстві, які працюють позмінно, тобто не можна так, що два дні працює один касир, два дні — інший.
Ви запитали редакцію
Ресторан працює без вихідних. Директор та головний бухгалтер працюють 5 робочих днів на тиждень, а менеджери та решта персоналу — за графіком 2 через 2 дні. Касира взяли теж із графіком 2 через 2 дні, тобто касир також працює не кожного дня, а касові операції здійснюються щодня. Готівкову виручку (суми невеликі) не здають до банку, а видають у підзвіт. Решта готівки зберігається на місці касира у сейфі. Вилучення готівки з РРО відбувається щодня, розмінна монета вноситься до грошової скриньки на початку робочого дня також щодня.
У посадовій інструкції менеджера прописано функціонал касира, касову книгу веде касир (менеджер згідно з його посадовою інструкцією).
Чи можна в порядку оприбуткування готівки та складання касових ордерів на підприємстві прописати, що менеджер має виписувати ПКО, також він може підписувати ВКО замість директора та головного бухгалтера у їхні вихідні (чи у разі відсутності через відпустку тощо)? Тоді в касовій книзі буде підпис одного працівника (менеджера чи касира) за касира та бухгалтера; у ВКО у вихідний день буде підпис одного працівника (менеджера чи касира) за керівника, головбуха та касира.
Якщо касир на підприємстві один, то касові операції не повинні виконуватися в ті дні, коли такий працівник не працює через те, що у нього вихідний. Як варіант, слід організувати щоденну роботу касира, в тому числі на умовах п’ятиденного робочого тижня з двома вихідними днями. Тоді у ці два вихідні дні ресторан не здає готівку до головної каси, а накопичує її у скриньці РРО на місці проведення розрахунків. У перший день нового робочого тижня цю виручку можна внести з РРО до головної каси. Щоденне вилучення всієї готівкової виручки зі скриньки РРО не є обов’язковим, виручку можна залишати в РРО на кінець дня.
На жаль, у вихідний день касира не можна буде вилучити готівку з РРО для надання її у підзвіт працівникам підприємства та для інших касових операцій, бо це касові операції, які не можуть бути проведені без участі касира. У вихідний день можна тільки вилучити готівку з РРО для внесення її на рахунок у банку або для інкасації.
Касову книгу може вести тільки касир — п. 40 Положення №148.
Складання прибуткових та видаткових касових ордерів не входить до функціоналу касира і зазвичай покладається на бухгалтера, але п. 32 Положення №148 допускає виконання цього обов’язку іншою відповідальною особою (в наведеному випадку — менеджером).
Керівник підприємства може надати повноваження з підписання прибуткових та видаткових касових ордерів, касової книги іншим працівникам (менеджерам тощо). На відміну від касира, таких працівників може бути декілька. Головне, щоб ці повноваження входили до посадових обов’язків таких працівників.
Також не забороняється уповноважити одну людину на підписання касових ордерів за керівника і головного бухгалтера, але при цьому втрачається частина контролю за витрачанням коштів, тому що видаткові касові ордери підписуватимуться однією людиною, а не двома.
Нагадаємо, що підприємства мають право тримати в касі залишок готівки в межах ліміту каси. До ліміту каси включається залишок готівки в головній касі та в усіх РРО.
На сьогодні фінансової відповідальності за перевищення ліміту каси не встановлено, а є тільки адміністративна відповідальність за ст. 164-4 КУпАП, та й то не за перевищення ліміту, а за порушення термінів здавання готівкової виручки до банку. Протоколи за порушення ст. 164-4 КУпАП складають працівники Нацполіції (ст. 255 КУпАП), а ймовірність накладення адмінсанкцій органами поліції за несвоєчасне здавання виручки протягом двох місяців з дня вчинення правопорушення є практично нульовою.
Також немає й прямих санкцій за порушення приписів Положення №148 щодо організації касових операцій на підприємстві в частині описаних вище ситуацій. КУпАП містить ст. 164-2, яка передбачає адміністративну відповідальність за ведення бухобліку з порушенням встановленого порядку. Але накладати адмінсанкції за цією статтею мають право органи державного фінансового контролю, до завдань яких не входить контроль ведення бухобліку на підприємствах приватного сектору економіки (ст. 234-1 КУпАП, ст. 8 Закону про держфінконтроль).
Висновки
1. Касир (або старший касир, якщо підприємство має декілька кас) на підприємстві може бути лише один, касир (старший касир) не може працювати позмінно.
2. Обов’язки касира можна покласти на будь-якого працівника підприємства.
3. Передавати готівку з місць розрахунків із клієнтами (зі скриньок РРО) до головної каси можна тільки в робочі дні касира.
4. Не обов’язково щодня передавати готівку з РРО до головної каси.
5. Видавати готівку у підзвіт або на інші потреби можна тільки з каси підприємства за видатковим касовим ордером у робочі дні касира.
6. Вести касову книгу та здавати готівку до банку може тільки касир.
7. Обов’язки складання та підписання касових ордерів можуть покладатися на інших працівників.
8. Немає відповідальності за перевищення ліміту каси та за порушення Положення №148 в частині організації касових операцій на підприємстві.