Згідно зі ст. 2 Закону про РРО розрахункова книжка – це належним чином зброшурована та прошнурована книжка, зареєстрована в контролюючих органах, що містить номерні розрахункові квитанції, які видаються покупцям у визначених Законом випадках, коли не застосовуються РРО.
Порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, що затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 №547, розроблено відповідно до ст. 8 Закону про РРО.
Правила реєстрації РК
При реєстрації РК присвоюється номер, який складається з фіскального номера першої КОРО та проставленого через дріб порядкового номера такої РК і літери «к». При реєстрації РК, що складається зі спрощених розрахункових квитанцій, до номера РК додається літера «с».
Пунктом 2 глави 1 розд. III Порядку визначено, що РК має бути зброшурована, складатися із блоків послідовно пронумерованих розрахункових квитанцій або спрощених розрахункових квитанцій та реєстраційної сторінки, при цьому серії та номери квитанцій одного виду, зареєстрованих окремим суб’єктом господарювання, не повинні повторюватися у межах розрядності серій та номерів.
Форму реєстраційної сторінки РК наведено в додатку 6 до Порядку.
РК має бути скріплена виробником з використанням машинного способу, який унеможливлює вилучення корінців розрахункових квитанцій без порушення засобу контролю.
Згідно з п. 3 глави 1 розд. III Порядку перед реєстрацією РК суб’єкт господарювання повинен забезпечити:
- заповнення на реєстраційній сторінці РК рядків, що містять найменування та податковий номер суб’єкта господарювання;
- відсутність у РК квитанцій із серіями та номерами, що повторюються, згідно з вимогами п. 2 глави 1 розд. ІІІ Порядку;
- відповідне заповнення реєстраційної сторінки, яка може розміщатися на останньому аркуші разом з квитанціями.
На кожну РК, що подається на реєстрацію, необхідно встановити засіб контролю таким чином, щоб унеможливити розкріплення книжки без порушення цілісності засобу контролю.
Згідно з п. 4 глави 1 розд. ІІІ Порядку реєстрація РК у ДПС відбувається одночасно з реєстрацією КОРО на окрему господарську одиницю або на РРО, другої та наступних – на підставі реєстраційної заяви. Датою реєстрації першої РК є дата реєстрації КОРО.
У разі відсутності підстав для відмови посадова особа контролюючого органу не пізніше двох робочих днів з дня отримання реєстраційної заяви за ф. № 1-КОРО проводить реєстрацію РК шляхом внесення даних до інформаційно-телекомунікаційної системи ДПС.
Після реєстрації суб’єкт господарювання заповнює рядки реєстраційної сторінки РК (номер книжки, дата реєстрації, найменування контролюючого органу, серія та номер першого бланка, кількість бланків, номер установленого засобу контролю), після чого РК вважається зареєстрованою (п. 6 глави 1 розд. ІІІ Порядку).
Правила використання РК
Перед початком використання розрахункової книжки на її реєстраційній сторінці необхідно зазначити дату початку використання.
У корінці та відривній частині розрахункової квитанції вручну або друкарським способом потрібно вказувати повну суму розрахунку.
Якщо суб'єкт господарювання є платником ПДВ, платником акцизу, у корінці розрахункової квитанції (крім спрощеної розрахункової квитанції) також зазначається сума, що оподатковується ПДВ, сума, що оподатковується акцизним податком.
Якщо сума за ставкою ПДВ, за ставкою акцизного податку або іншого податку (збору) дорівнює повній сумі розрахунку, в корінці зазначається тільки одна з цих сум відповідно до кожного податку. Записи у розрахункових квитанціях здійснюються кульковою ручкою з пастою темного кольору.
Якщо при продажу товару (послуги) встановлюється знижка чи надбавка щодо вартості одиниці виміру товару (послуги), за бажанням суб'єкта господарювання загальна сума знижки (надбавки) вказується в корінці та у відривній частині розрахункової квитанції в дужках поряд із сумою розрахунку з відповідною позначкою ("зн" або "нд").
При здійсненні операції видачі коштів у разі повернення товару (рекомпенсації послуги, приймання цінностей під заставу та в інших випадках), а також при здійсненні операції видачі готівкових коштів держателям електронних платіжних засобів за рахунок готівкової виручки або готівки, отриманої з банку (у разі якщо таку послугу передбачено правилами відповідної платіжної системи), сума розрахунку вказується в корінці та у відривній частині розрахункової квитанції зі знаком "-" (мінус).
Якщо сума коштів, виданих при поверненні товару чи рекомпенсації раніше оплаченої послуги, перевищує 100 гривень, матеріально відповідальна особа господарської одиниці або особа, яка безпосередньо здійснює розрахунки, повинна скласти акт про видачу коштів.
Розрахункова книжка використовується в такому порядку:
- на кожному місці проведення розрахунків повинна використовуватися окрема розрахункова книжка з книгою ОРО, на яку вона зареєстрована;
- при проведенні розрахункової операції заповнюється спочатку корінець, потім відривна частина розрахункової квитанції (за винятком квитанцій, де вартість товару (послуги) зазначена попередньо шляхом проштамповування чи друкарським способом), при цьому вказані в корінці та у відривній частині суми розрахунків мають бути ідентичними;
- відривна частина відокремлюється від корінця по лінії відриву та видається покупцеві чи особі, яка отримує кошти (у разі здійснення операції видачі), не пізніше завершення розрахункової операції.
Пунктом 6 глави 2 розд. ІІІ Порядку також встановлено, що на кожному місці проведення розрахунків повинна використовуватися окрема РК з КОРО, на яку вона зареєстрована.
РК, зареєстровані на окрему КОРО, повинні використовуватися послідовно згідно з їх порядковими номерами та до повного вичерпання розрахункових квитанцій. Якщо в КОРО обліковуються розрахункові операції за декількома місцями проведення розрахунків, такої послідовності слід дотримуватися щодо кожного місця проведення розрахунків.
Податківці у підкатегорії 109 ЗІР зауважили, що реєстрацію, облік, застосування РК згідно з вимогами Порядку ведуть у прив’язці до КОРО.
Дані щодо фіскальних номерів КОРО, дати реєстрації/скасування реєстрації КОРО, номера останньої КОРО оприлюднюються ДПС відповідно до вимог п. 13 глави 1 розд. ІІ Порядку у відкритій частині Електронного кабінету.
Як оформляється сума готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків у разі виходу з ладу РРО або відключення світла?
Сума готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків до початку робочого дня, вноситься суб’єктом господарювання протягом робочого дня або перебуває на місці проведення розрахунків на момент виходу з ладу реєстратора розрахункових операцій чи відключення електроенергії, записується у корінець розрахункової квитанції з поміткою «Службове внесення». Сума готівки, що вилучається суб’єктом господарювання протягом робочого дня з місця проведення розрахунків, записується у корінець розрахункової квитанції з поміткою «Службова видача».
Які дії СГ у разі втрати КОРО або РК?
У разі втрати розрахункової книжки суб’єкт господарювання зобов’язаний повідомити ДПС за місцем реєстрації РК або КОРО не пізніше двох робочих днів з дня втрати.
Скасування РК або КОРО на РРО здійснюється, зокрема, за заявою суб’єкта господарювання у разі викрадення, втрати тощо.
У разі викрадення РК та КОРО суб’єкт господарювання разом із заявою про скасування КОРО надає до ДПС копію відповідного документа органу поліції.
Яким чином здійснюється скасування реєстрації РК?
Скасування розрахункової книжки здійснюється одночасно зі скасуванням реєстрації КОРО на окрему господарську одиницю або на РРО. Скасування КОРО на РРО здійснюється одночасноізі скасуванням реєстрації РРО або за заявою суб’єкта господарювання (у разі викрадення, втрати, прийняття розпорядчого документа про те, що у випадку виходу з ладу РРО або відключення електроенергії проведення розрахункових операцій не здійснюється до моменту належного підключення резервного РРО або включення електроенергії, непридатності для використання тощо).
Рішення про скасування реєстрації КОРО на РРО може бути прийнято керівником контролюючого органу за місцем реєстрації РРО або уповноваженою особою контролюючого органу, якщо порушено цілісність засобу контролю, встановленого на КОРО на РРО, та/або виявлено факт опломбування КОРО на РРО підробленим засобом контролю або таким, номер якого не збігається з номером, зазначеним у реєстраційній заяві.
У разі прийняття рішення про скасування реєстрації КОРО на РРО посадова особа контролюючого органу не пізніше наступного робочого дня з дня виникнення підстав вносить відповідні дані до інформаційно-телекомунікаційної системи ДПС та здійснює запис на титульній сторінці КОРО на РРО (у разі її наявності) щодо скасування реєстрації КОРО, який засвідчує своїм підписом та печаткою контролюючого органу. У разі порушення цілісності засобу контролю на розрахунковій книжці, виявлення факту опломбування розрахункової книжки підробленим засобом контролю або таким, номер якого не збігається з номером, що вказаний у реєстраційній заяві, така розрахункова книжка підлягає розпломбуванню, після чого керівник контролюючого органу приймає рішення про скасування її реєстрації. У разі втрати розрахункової книжки суб’єкт господарювання зобов’язаний повідомити контролюючий орган за місцем реєстрації КОРО не пізніше двох робочих днів з дня втрати.
