Готівка та інкасація на підприємстві
Установа/підприємство, що здійснює операції з готівкою в національній валюті, ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) установлює виходячи з потреби прискорення обігу готівки та своєчасного її надходження до кас банків та небанківських надавачів платіжних послуг (п. 14 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148 (далі – Положення №148).
Ліміт каси – це граничний розмір суми готівки, яка може залишатися в касі в позаробочий час та забезпечити роботу на початку наступного робочого дня (пп. 16 п. 3 Положення №148).
Іншими словами, ліміт каси – це сума готівки, більше якої в касі підприємства на кінець робочого дня залишати не можна. Якщо ж готівка в касі перевищує цей ліміт, підприємство зобов’язане здати її надлишок до надавачів платіжних послуг для зарахування на свій рахунок (п. 15 Положення №148). Строки здавання готівкової виручки визначаються за погодженням з банком, у якому відкрито рахунок і на який зараховуються кошти, виходячи, зокрема, з таких вимог (п. 48 Положення №148):
- для підприємств, розташованих у населених пунктах, де є банки, – щодня (у день надходження готівкової виручки (готівки) до їх кас);
- для підприємств, у яких час закінчення робочого дня (зміни) не дає змогу забезпечити здавання готівкової виручки (готівки) у день її надходження, – наступного дня;
- для підприємств, розташованих у населених пунктах, де немає банків, – не рідше ніж один раз на п'ять робочих днів.
Не вважають понадлімітною готівку в день її надходження, якщо вона була здана до банку в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, не пізніше наступного робочого дня банку (п. 54 Положення №148).
Пунктом 49 Положення №148 встановлено, що підприємства, які працюють у вихідні та святкові дні і не мають змоги здати одержану ними за ці дні готівкову виручку (готівку) до банку через відсутність відповідної умови у договорі, укладеному з банком на інкасацію коштів, здають таку готівкову виручку (готівку) через банкомати/програмно-технічні комплекси самообслуговування в день її надходження до каси підприємства або безпосередньо до банку протягом операційного часу наступного робочого дня банку та підприємства.
Строки та спосіб здавання готівкової виручки (готівки), установлені п. 48 Положення №148, узгоджуються установами, підприємствами, небанківськими надавачами платіжних послуг з банком і обов’язково визначаються в договорах банківського рахунку між установами, підприємствами, небанківськими надавачами платіжних послуг та банками.
Установа/небанківський надавач платіжних послуг/підприємство, яка/яке в окремі дні не має перевищення ліміту каси, має право в ці дні не здавати в установлені строки готівку.
Порядок проведення інкасації коштів і сума, у разі перевищення якої інкасація коштів є обов’язковою, та випадки непроведення інкасації коштів визначаються в договорі на інкасаційне обслуговування, укладеному з банком/підприємством, якому згідно із законодавством України надано право на інкасацію коштів, перевезення валютних та інших цінностей. Сума залишку готівки за день, у якому не було інкасації з вини банку/підприємства, якому згідно із законодавством України надано право на інкасацію коштів, перевезення валютних та інших цінностей, не є перевищенням ліміту каси установи/підприємства (абз. 4 п. 49 Положення №148).
Інкасація коштів (далі – інкасація) – отримання інкасаторами згідно з укладеними з клієнтами договорами цінностей від клієнтів та доставка їх до каси банку або до каси інкасаторської компанії, що здійснює оброблення та зберігання готівки, або отримання цінностей із підрозділів банку (пп. 9 п. 4 Інструкції з організації інкасації коштів та перевезення валютних цінностей банків в Україні, затвердженої Постановою НБУ від 31.03.2017 №29, далі – Постанова №29).
У ширшому розумінні інкасація готівки – це фактично вилучення грошей з каси власником або інкасатором.
Інкасація на підприємстві та у відокремлених підрозділах
Суб’єкти господарювання здають готівкову виручку (готівку) для виконання платіжних операцій до банків, юридичних осіб, що здійснюють операції з оброблення та зберігання готівки, національних операторів, небанківських надавачів платіжних послуг, комерційних агентів із приймання готівки. Готівкова виручка (готівка) здається суб’єктами господарювання для зарахування на відповідний рахунок, відкритий ними у будь-якого з надавачів платіжних послуг (абз. 1 п. 16 Положення №148).
Видача готівки з каси для здавання її до банку оформлюється відповідними видатковими касовими ордерами з відображенням такої касової операції у касовій книзі (п. 29 Положення №148).
Тобто з інкасацією готівки на підприємстві питань не виникає, а ось порядок інкасації у відокремленому підрозділі розглянемо докладніше.
Відокремлені підрозділи, з метою дотримання касової дисципліни, згідно з пп. 2 п. 3 Положення №148 – це філії, представництва, відділення, що наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання чи інше речове право, передбачене законодавством України, та інші структурні підрозділи (стаціонарні або пересувні), де реалізуються товари, надаються послуги та здійснюються розрахункові операції.
Відокремлені підрозділи підприємства можуть здавати готівкову виручку (готівку) (п. 15 Положення №148):
- або до кас юридичних осіб;
- або до кас надавачів платіжних послуг, комерційних агентів із приймання готівки для її переказу і зарахування на банківські рахунки юридичних осіб.
Розглянемо особливості здійснення цих процедур.
1. Інкасація готівки до основної каси підприємства
Порядок здавання готівки з відокремленого підрозділу до основної каси підприємства у разі ведення ним окремої касової книги такий:
- з каси відокремленого підрозділу видається готівка, оформлюється видатковий касовий ордер, який відображається у касовій книзі відокремленого підрозділу;
- до основної каси приймається готівка, оформлюється прибутковий касовий ордер, який відображається в основній касовій книзі підприємства.
Тобто маємо ситуацію, коли виручка оприбутковується 2 рази – спочатку в касі відокремленого підрозділу, а потім, після інкасації – у касі головного підприємства.
Нагадаємо, що ведення касової книги відокремленими підрозділами є для них обов’язковим, якщо вони проводять операції з (абз. 3 п. 39 Положення №148):
- приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) – з оформленням їх прибутковим касовим ордером;
- видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції – з оформленням їх видатковими касовими ордерами і відомостями.
Відокремлений підрозділ може не вести касову книгу, якщо він дотримується таких вимог (абз. 4 п. 39 Положення №148):
- використовує РРО та/або розрахункові квитанції (РК) з веденням Книги обліку розрахункових операцій (КОРО);
- не проводить операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами.
Тобто якщо відокремлені підрозділи не ведуть касової книги, вони мають здавати гроші, які оприбутковані через РРО (або РК і КОРО).
Пунктом 12 Положення №148 визначено, що підприємство зобов’язане розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі підприємства, у якому максимально врахувати особливості роботи як підприємства, так і його відокремлених підрозділів (внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку).
Для відокремлених підрозділів підприємства порядок оприбуткування готівки в касі встановлюється та доводиться внутрішніми документами підприємства. Розроблений порядок повинен відповідати вимогам Положення №148 та не суперечити законодавству України.
Якщо при цьому графік роботи відокремленого підрозділу не збігається з графіком роботи бухгалтерії підприємства юрособи (у тому числі у вихідні та святкові дні), то потрібно керуватися абз. 3 п. 40 Положення №148, а саме – внутрішнім документом визначають порядок взаємодії відокремлених підрозділів із бухгалтерією підприємства – юридичної особи відповідно до вимог законодавства України.
2. Інкасація виручки до банку
Документи, що свідчать про здавання виручки до банку та є підтвердженням оприбуткування готівки в касі суб'єктів господарювання, такі (п. 29 Положення №148):
- квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку (за потреби);
- квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;
- супровідний касовий ордер до сумки з цінностями;
- чек платіжного термінала в разі проведення інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів.
Готівка, що потрапила до банку прямо з відокремленого підрозділу, зараховується на рахунок підприємства в безготівковому порядку і до основної каси підприємства не надходить, її не оформлюють прибутковими і видатковими касовими ордерами в касі підприємства та не відображають в основній касовій книзі підприємства.
Якщо відокремлений підрозділ не веде касової книги, то вилучення готівки з місця здійснення готівкових розрахунків із застосуванням РРО або РК для здавання її до банку оформлюється відповідними чеками РРО із виконанням операції «службова видача» (абз. 2 п. 29 Положення №148).
Якщо відокремлений підрозділ веде касову книгу, то виручка, яка здається до банку, відображається лише в його «відокремленій» касовій книзі з оформленням в загальному порядку шляхом виписування ВКО.
Інкасація готівкової виручки з декількох РРО
В ІПК ДФС від 02.01.2019 №11/6/99-99-14-05-01-15/ІПК податківці роз’яснили: у разі проведення інкасації з господарської одиниці (магазину тощо) за наявності декількох РРО складається одна супровідна відомість до сумки з готівковою виручкою, засвідчена підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача.
Чи є штрафи за порушення?
Усі наведені вище норми Положення №148 залишаються чинними і під час війни. Водночас в особливий період (що починається з моменту запровадження воєнного стану в Україні та охоплює час мобілізації, воєнний час і частково відбудовний період після закінчення воєнних дій (абз. 13 ст. 1 Закону України від 06.12.1991 №1932-XII «Про оборону України») правила готівкового обігу додатково регулюються Положенням про організацію готівкового обігу і ведення емісійно-касових операцій у банківській системі в особливий період, затвердженим постановою Правління НБУ від 05.05.2018 №51 (далі – Положення №51)
В особливий період підприємства мають переглянути порядок і строки здавання виручки з метою максимального надходження готівки до кас банків (абз. 2 п. 45 Положення №51).
Залучені банки для забезпечення своєчасного здавання виручки та дотримання лімітів залишку готівки в касах підприємств, організацій зобов'язані забезпечувати роботу в операційний та післяопераційний час, вихідні та святкові дні. Виручка, що надійшла в операційний час, зараховується на поточні рахунки клієнта в той самий день, а виручка, що надійшла в післяопераційний час, вихідні та святкові дні, – не пізніше наступного робочого дня (п. 46 Положення №51).
Підприємства в разі настання обставин, що унеможливлюють здавання ними готівки до банків, мають право перевищувати ліміт залишку готівки в касі (п. 48 Положення №51). Одночасно має бути вжито заходів для забезпечення якнайскорішого здавання понадлімітних сум готівки до банків або мобільних підрозділів банків.
При цьому Положення №51 не висуває жодних вимог щодо того, як документально оформити настання обставин, що унеможливлюють здавання готівки, а також підтвердити вжиття заходів щодо якнайскорішого здавання понадлімітних готівкових коштів до банку.
Згідно з роз’ясненнями податківців у «ЗІР» (категорія консультації 109.19), за порушення термінів, установлених правилами розрахунків і ведення касових операцій для здавання виторгу торговельними підприємствами всіх форм власності, що здійснюють реалізацію товарів за готівку, згідно зі ст. 164-4 КУпАП може бути лише застосований адміністративний штраф в розмірі від 17 до 88 н.м.д.г. (від 289 до 1496 грн).
За ті самі дії, вчинені протягом року після накладання цього штрафу, – від 43 до 175 н.м.д.г., тобто від 731 до 2975 грн.